Миф про тайм-менеджмент: почему управлять временем невозможно и что с этим делать

Личная эффективность стала трендом. Если у человека несколько растущих бизнесов, он успевает путешествовать, уделять время семье и вечером посвящать два часа йоге, его считают продуктивным.

Отсюда ложное представление о том, что можно освоить техники тайм-менеджмента и успевать выполнять много больших дел за сутки.

«Быть суперэффективными хотели всегда — достаточно вспомнить лозунг "пятилетку за три года", а сейчас, с развитием социальных сетей, это стало настоящим бичом. Люди заходят в соцсети и видят "более эффективных и успешных", всё это вызывает самокритику, ощущение стыда и того, что они таких результатов не достигли. Даже ТикТок вводит запрет на использование масок красоты у подростков, потому что фильтры усиливают негативное отношение к своему телу», — говорит Илья Розов.

Ещё социальные сети создают эффект FOMO — страх упущенных возможностей. Он возникает, когда человек видит в ленте знакомых, успевающих заниматься сёрфингом на Мальдивах, благотворительностью и осваивать новые рынки. Кажется, что все всё успевают, а вы нет. Хотя, скорее всего, каждый из этих людей за день успевает какое-то одно большое дело (а то и ни одного), наиболее важное для него.

Эта погоня за эффективностью приводит к выгоранию и прокрастинации. Когда мы пытаемся соответствовать завышенным стандартам, забывая о своих потребностях, мотивация быстро иссякает, и мы начинаем откладывать дела. В итоге это и непонимание приоритетов приводит к тому, что часов в сутках перестаёт хватать на важные задачи.

Рассказываем, как научиться лучше чувствовать запас ресурсов, не просто используя техники тайм-менеджмента, а грамотно расставляя приоритеты и убирая из жизни то, что крадёт время.

За час привести дела в порядок не получится — нужно декомпозировать объём задач, и чем он масштабнее, тем больше времени потребуется. Не ждите, когда пройдёте все шаги, — внедряйте новые привычки в планировании уже сейчас.

Возьмите секундомер и отследите, сколько минут тратите на каждое дело. Эта техника называется «хронометраж». Отвлеклись на просмотр двухминутного ролика? Зафиксируйте это.

Даже если за два часа работы вы отвлеклись пару раз на 15 минут, вы уже потеряли 1/4 рабочего времени. Мешающие работе привычки называются «хронофаги», и просмотр ленты в соцсетях — один из самых распространённых. Хронометраж поможет отследить, какие привычки забирают ваш временной ресурс.

Но не считайте время отдыха вредным — отдых важен для нашей продуктивности и профилактики выгорания. Об этом говорит исследование профессоров СПбГУ Натальи Водопьяновой и Германа Никифорова. Авторы отмечают, что организация трудового распорядка — один из основных профилактических факторов, предупреждающих эмоциональное истощение.

Следующий шаг — упорядочить дела. Планирование строится на трёх базовых принципах: декомпозиция, расстановка приоритетов и деление на этапы. Так общий объём задач приобретает структуру, а работать со структурированным списком проще — вы видите последовательность и можете делегировать часть задач.

Общий список задач разбейте на составляющие и расставьте приоритеты. Для этого используйте метод бизнес-консультанта Дэвида Аллена GTD (Getting Things Done). Вот инструкция.

Шаг 1: сбор данных. Соберите и зафиксируйте все текущие задачи в одном месте: блокноте, ежедневнике, приложении или Google Таблицах. Можно даже написать все входящие задачи на стикерах и закинуть в обычную коробку, а потом распределить по другим. Сразу фиксируйте и все новые задачи.

Шаг 2: анализ. Обработайте каждую задачу по алгоритму «дерево решений».

Если направлений работы несколько, создайте категории в каждом из проектов.

Шаг 4: действия. Это этап непосредственного выполнения задач — сразу или поэтапно, в том числе и через делегирование.

Шаг 5: оценка. Регулярно пересматривайте задачи по алгоритму «дерево решений» и анализируйте, хватает ли вам ресурсов для эффективной работы.

Есть инструменты и локальной декомпозиции целей — рабочих, личных, корпоративных, все они основаны на том же принципе, что и GTD. Небольшие задачи старайтесь выполнять сразу, а для тех, которые потребуют много времени, выделите время в календаре. Например, написание отчёта за неделю займёт пару часов, а создание маркетинговой стратегии для бизнеса — месяцы.

Выделите дни недели и часы, которые посвятите таким задачам., так вы осилите большое дело мелкими частями. Про этот метод ещё говорят «съесть слона по кусочкам»: делите глобальные дела на более мелкие, а те — на ещё более мелкие. Большая цель превращается в мелкие задачи, которые необязательно полностью выполнять самому, а можно делегировать, к примеру, сотрудникам.

Ещё один способ осилить большую задачу — правило 10 минут. Название отражает суть: нужно выделить на дело хотя бы 10 минут в день, это поможет преодолеть страх перед началом большой работы. Посвятить изучению полчаса или час сложно, а вот 10 не так страшно. В итоге дело может вас увлечь, вы посвятите ему не 10, а 20 или 30 минут и придёте к цели быстрее. Это называется «поведенческая активация».

Согласно закону Парето, 80% результата дают всего лишь 20% усилий: это значит, что, присваивая делам приоритет и выполняя всего 20% дел, вы будете меньше уставать, а результат радикально не поменяется. Поэтому нужно определить самые важные задачи и уделять им основное внимание.

Приоритизация — основа продуктивности, с ней поможет матрица экс-президента США Эйзенхауэра, который делил все задачи на 4 категории.

Распределите все текущие задачи в таблице и потом расставьте дела в календаре на её основе.

Выделить этапы задач поможет метод «канбан». Все дела расположите на виртуальной или реальной доске в трёх столбцах: «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано».

Этот метод придумали управленцы бренда Toyota 60 лет назад. Главный инженер завода Тайити Оно хотел усовершенствовать производство японских автомобилей, поэтому решил подсмотреть принцип работы у американских конкурентов. Он увидел и слабые стороны — рабочие долго ждут детали, из-за чего процессы застревают на некоторых этапах. Оно решил отражать этапы наглядно, чтобы видеть простои и сразу же решать проблему.

Система канбан гибкая, её можно адаптировать под свои задачи. Например, руководитель может добавить в систему задачи каждого подчинённого и отслеживать работу всего отдела.

Об этом методе написано множество книг, например «Канбан. Альтернативный путь в Agile» Дэвида Андерсона и «Канбан-метод. Улучшение системы управления» Майка Барроуза.

Есть и онлайн-сервисы например: Asana, Kanbanchi, Планиро и Kaiten.

Убрали хронофаги и создали структурированный список задач? Теперь распределите задачи в течение дня.

Сначала расставьте приоритеты в делах по принципу «Fresh or Fried». В начале рабочего дня голова «свежая» — fresh, а к концу начинает «закипать» и «поджаривается» — fried. Поэтому перенесите самые сложные дела в начало дня, а простые и рутинные — на вторую половину. Пока вы бодры, выполнить сложные задачи проще.

Начните с разбора почты, мессенджеров и социальных сетей — запишите, когда и кому нужно ответить. Часто именно из чатов мы получаем рабочие и бытовые задачи, и лучше распределить их сразу.

Равномерно расставить дела в течение дня поможет техника временных блоков. Например, блок с 11:00 до 12:00 можно заполнить задачей «совещание», а в «окно» с 14:00 до 15:00 вписать «обед». Начните с распределения важных задач, а оставшееся время заполните менее приоритетными делами или отдыхайте.

Есть методы тайм-менеджмента и для локальной работы с задачами. Они помогают концентрироваться на делах, не тратясь на хронофаги.

В основе метода лежит исследование Натаниэля Клейтмана. Он определил цикл покоя — активности человека во сне, в течение которого активность мозга нарастает, а затем убывает, это 90 минут. Днём цикл сохраняется: после 90 минут бодрствования активность мозга снижается и восстанавливается через 25−30 минут.

Итог вашей работы — визуализированный список дел вместо хаоса задач, отсутствие напряжения и появившееся время для отдыха. Уборка и порядок в голове и делах дадут больше результата, чем большой объём задач, выполненный в спешке и некачественно.

Будьте готовы уделить созданию структуры много времени, но результат того стоит. Пока вы работаете над глобальной организацией, попробуйте внедрить небольшие изменения в повседневные задачи: используйте канбан-доски или техники с перерывами на отдых.

Нир Эяль «Неотвлекаемые». Автор рассказывает, почему люди постоянно отвлекаются от важных дел и как с этим справиться. В книге он описывает четырёхступенчатую модель борьбы с «отвлечением». Она будет полезна тем, чьё внимание забирают смартфоны и кто страдает от низкой концентрации.

Роб Мур «Принцип рычага». Книга учит делегировать задачи, которые не приносят удовольствия, и посвящать время приятному и важному. Это станет основой вашего роста — ведь вы будете развиваться в том, что у вас уже хорошо получается.

Игорь Манн, Ренат Шагабутдинов «Бизнесхак на каждый день». Эта книга — сборник лайфхаков, которые помогают предпринимателям выполнять задачи проще и быстрее. Например, как быстро разобрать почту или какое приложение использовать для сохранения информации с визиток. Материал можно изучать нелинейно.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Глеб Архангельский основал российское Тайм-менеджерское сообщество. В книге он на реальных примерах компаний поэтапно описал, как руководителю успевать больше. Эксперт учит мотивировать сотрудников, правильно ставить цели и расставлять приоритеты.

Майкл Бреус «Всегда вовремя». Автор — эксперт по хронобиологии. Он говорит читателям о том, что для каждого дела есть наиболее подходящий момент и его можно рассчитать биологически. Если вы рассчитаете свой хронотип и скорректируйте под него свой режим, вы сможете успевать больше.

Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю». Автор учит делегировать задачи и уделять работе меньше времени за счёт техник для концентрации. В книге — описание философии мобильного образа жизни, в котором большую часть времени занимает отдых.

Тайм-менеджмент — это метод, который помогает выполнять задачи быстрее и достигать больших результатов за меньшее время. Это происходит за счёт анализа ресурсов, расставленных приоритетов и умения делегировать.

Методики будут полезны каждому: предприниматели так повышают эффективность управления бизнесом, фрилансеры за счёт экономии времени могут брать больше заказов, а рядовые сотрудники могут делать работу быстрее и посвятить оставшееся свободное время обучению или разговорам у кулера.

Организация времени и задач помогает повысить продуктивность, снизить уровень стресса, помогает достигать целей и развивает дисциплину.

Есть три вида тайм-менеджмента — личный, рабочий и социальный.

Методики личного тайм-менеджмента помогают человеку организовать личное время: например, успеть на выходных встретиться с друзьями, навести порядок в квартире, погулять с ребёнком и сходить в спортзал.

Методики профессионального тайм-менеджмента помогают спланировать рабочий день — выполнить весь объём задач, поделиться новостями с коллегами и решить личные вопросы.

Методики социального или корпоративного тайм-менеджмента помогают организовать работу команды. Их применяют владельцы бизнеса или руководители отделов.

По результату. Если вы всё успеваете в срок, достигаете целей и не чувствуете перенапряжения, значит, вы понимаете базовые принципы тайм-менеджмента.

Если результата от ваших действий нет или он минимален, вы не достигаете целей и постоянно переносите задачи, вы организуете время неэффективно.