Как мы собрали цифры сезонного бизнеса в одну систему

Я операционный директор в компании, которая продаёт живые новогодние ёлки premium сегмента в Петербурге. Расскажу, как мы перестали собирать отчёт по продажам из нескольких программ. Долгое время данные у нас жили отдельно. План-факт продаж — в Google-таблице, маркетинг — в Roistat, сделки — в amoCRM, остатки и выручка по товарам — в МойСкладе, расходы — в 1С. Почему так много? Часть продаж идёт через заявки и обзвон базы, это amoCRM. А часть — люди, которые просто приходят на склад и покупают ёлку там, это МойСклад. Между системами было много интеграций. Работали они как все интеграции: в целом да, но цифры всё равно расходились. Я настроила в Roistat отчёт, куда подтягивались данные из amoCRM. Факт он показывал честно. План-факт показывать не умел. В итоге мы сделали свою операционную систему — одну на весь сезон, в которой сходятся все цифры. amoCRM, МойСклад и 1С никуда не делись, сотрудники работают там же, где и раньше. Система только забирает из них данные и показывает в одном месте. А ещё сама сверяет amoCRM с МойСкладом и показывает, где сделка и заказ не сошлись, — больше не ищем это руками. На главной странице — дашборд главных цифр: продажи, маркетинг, колл-центр, качество общения с клиентами, расходы, склад и товары. У каждой цифры план-факт виден на каждый день. Если какая-то цифра не нравится, можно провалиться глубже. Продажи открываются в сделках amoCRM с нужными фильтрами, товары — вплоть до остатков по каждому виду деревьев. Цифр в системе много, и смотреть каждую глазами невозможно. Поэтому справа на главной есть колонка с тем, что требует внимания. Туда само попадает только то, что пошло не так: план где-то сильно просел, данные из какой-то программы не обновились, сделка в amoCRM не сошлась с заказом в МойСкладе. В каждой строке написано, что случилось, кто и что должен сделать, а по клику открывается нужный раздел. А самое срочное — расхождения между программами — система ещё и присылает мне в Telegram-бота: каждое утро сводку и каждый вечер отчёт за день. Мне не нужно заходить и искать проблему — она приходит ко мне сама. Это то, что касается цифр, и то не до конца. Сейчас будем ещё дополнять и улучшать. Дальше расскажу, что ещё живёт в этой системе. Спойлер: там есть мандарины на 200 тысяч))