Юридический адрес стал недостоверным. Что делать?

Юридический адрес компании становится недостоверным, когда налоговая вносит запись об этом в ЕГРЮЛ. Эта информация отображается в выписке из ЕГРЮЛ — её может увидеть любой, кто скачает выписку.

Недостоверными могут быть только адреса юридических лиц. Домашние адреса индивидуальных предпринимателей налоговая не проверяет.

Критерии массовости адресов в приказе ФНС

«В каждой ИФНС созданы отделы оперативного контроля, на которые и возложены обязанности по проверке достоверности адресов. Выезжает на адрес представитель отдела ИФНС, к которой прикреплена организация» — Ирина Екимовских, директор аудиторской фирмы «Капитал».

Сведения о недостоверности адреса вносят не сразу. Сначала инспектор отправляет директору уведомление, в котором просит подтвердить адрес. Ответить налоговой можно в течение 30 календарных дней с момента получения письма.

«Проверяя адреса, налоговая борется с фирмами-однодневками. Но проблемы с отметками о недостоверности сведений возникают даже у крупных компаний, арендующих офисы в бизнес-центрах. Не имеет значения, что письмо затерялось на почте или собственник не ответил налоговой на звонок. Недостоверность может появиться у любого бизнеса» — Михаил Моин, генеральный директор «ЮК «Мир права».

Недостоверный адрес создаёт бизнесу большие проблемы.

Контрагенты не захотят работать с компанией. Недостоверность сведений отображается везде: в ЕГРЮЛ, Контур.Фокусе, СБИСе, Спарке. Контрагенты не будут работать с компанией, которую нельзя найти по юридическому адресу. Иначе налоговая может обвинить их в том, что компания не проявила должной осмотрительности, и отказать в налоговых вычетах.

Банк не откроет расчётный счёт. Если у компании есть расчётный счёт, операции будет проверять служба финмониторинга. При желании банк может расторгнуть договор на обслуживание через суд. Если счёта нет, банки откажут компании с недостоверным адресом.

Налоговая откажет в регистрации изменений в ЕГРЮЛ. Поменять директора, продать долю или открыть филиал не получится. Сначала придётся убрать недостоверность сведений, всё остальное — потом.

Компанию принудительно ликвидируют по статье 21.1 закона № 129. Если не убирать запись о недостоверности в течение 6 месяцев, налоговая начнёт ликвидировать компанию. Это занимает 3−4 месяца. Если юридическое лицо успеть поменять адрес, ФНС отменит ликвидацию.

Директор и участники не смогут участвовать в другом бизнесе, согласно статье 23 закона № 129. Ограничения касаются генерального директора и участников с долей от 50%. Пока отметка о недостоверности в ЕГРЮЛ, они не смогут стать директорами и участниками других компаний, включая новые. А если компанию ликвидировали из-за недостоверности юридического адреса, её бывший директор в течение трёх лет не сможет быть учредителем или директором в другой компании.

Директор получит штраф по статье 14.25 КоАП. Налоговая вправе оштрафовать директора на сумму от 5 000 до 10 000 рублей за недостоверность адреса. Если это повторное нарушение, директору грозит дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет.

Метка о недостоверности не появляется внезапно. Сначала налоговики отправляют уведомление с просьбой подтвердить адрес. Лучше всего действовать на этом этапе и сделать всё возможное, чтобы доказать действительность адреса. На это есть 30 дней. Подготовьте подробный ответ для налоговой и приложите документы, подтверждающие, что адрес действительный. Это может быть договор аренды, платёжные поручения на оплату аренды, письмо от собственника помещения и даже фотографии офиса.

Если доводы для налоговой не сработали и метка всё же появилась, вы можете обжаловать это решение в суде.

В других случаях остаётся только сменить юридический адрес, чтобы компанию не исключили из ЕГРЮЛ.

Если в уставе компании был прописан полный адрес или новый адрес в другом населённом пункте, нужно также внести изменения в устав. В этом случае нужно заплатить госпошлину 800 рублей, если документы подаются в бумажном виде.

Сообщите об изменениях в свою инспекцию. Чтобы убедиться в достоверности нового адреса, регистрирующая ИФНС отправляет запрос в территориальную. Специалисты местной налоговой могут позвонить в компанию или приехать по новому адресу. Если инспекторам не удастся связаться с фирмой, они сообщат регистрирующей ИФНС о недостоверности адреса. Чтобы избежать подобной ситуации, свяжитесь со своей инспекцией одновременно с подачей заявления о смене адреса или на 1−2 дня раньше.

Закон допускает 2 варианта.

Нежилое помещение. Оно может быть собственным или арендованным.

Жилое помещение. Директор вправе поменять адрес на квартиру, в которой зарегистрирован по паспорту. Он должен получить письменные согласия от всех собственников. Если директор зарегистрирован в другом субъекте, компания тоже поменяет «прописку».

Регистрирующая налоговая внесёт запись в ЕГРЮЛ, но уведомит только инспекцию по месту нахождения компании. Остальным нужно рассказать о смене адреса.

Банки. Составьте уведомление о новых сведениях в свободной форме, подпишите и отправьте в виде электронного письма через банк-клиент.

Контрагенты. Заказчики, клиенты и партнёры должны знать, куда писать письма. Для этого достаточно разослать письменные уведомления о новых сведениях: заключать допсоглашения по договорам не нужно. Если почтовый адрес остался прежним, об этом стоит написать отдельно.

Суды. Если компания участвует в судебных разбирательствах, уведомьте судей о смене реквизитов и новых сведениях.

Полностью убрать отметку о недостоверности из ЕГРЮЛ не получится даже при смене адреса. Она останется в истории изменений, что может насторожить некоторых контрагентов. Поэтому лучше изначально делать всё возможное, чтобы она не появилась.

Общайтесь с арендодателем перед заключением договора. Спросите, как он реагирует на запросы налоговых органов, отвечает ли менеджер или директор на звонки. Если арендодатель крупный, этим может заниматься целый отдел.

Разместите заметную вывеску с названием. В большом здании со множеством офисов и входов найти компанию бывает сложно. Может случиться так, что инспектор запутается, не обнаружит организацию по адресу и поставит отметку о недостоверности.

Позаботьтесь о своевременном получении корреспонденции по юридическому адресу, даже если фактически работаете в другом месте. ИФНС и другие госорганы всегда отправляют корреспонденцию на имя компании по юридическому адресу, указанному в ЕГРЮЛ.

Оперативно реагируйте на запросы налоговой. Ответить на уведомление о недостоверности нужно в течение 30 календарных дней с момента получения. Приложите к ответу копию договора аренды с новыми сведениями и уведомления налоговой.

Научите сотрудников отвечать на звонки налоговой. Инспектор для проверки может позвонить на номер компании. Желательно, чтобы сотрудники не повесили трубку и объяснили, что работают в офисе по юридическому адресу.

Регулярно проверяйте данные в ЕГРЮЛ, чтобы как можно быстрее предпринять меры, если метка о недостоверности всё же появилась.

Это отметка, которую налоговая делает в ЕГРЮЛ. Она означает, что компания фактически не находится по этому адресу. Эту отметку увидят все, кто посмотрит выписку из ЕГРЮЛ. Компанию с такой отметкой ждёт множество проблем с банками, контрагентами и налоговой. В худшем случае компанию могут принудительно ликвидировать.

Если в течение 6 месяцев компания не избавится от отметки от недостоверности, ФНС может принудительно её исключить из ЕГРЮЛ. При этом учредители и директор не смогут регистрировать другие компании.

Если отметки в ЕГРЮЛ ещё нет, а есть только уведомление от налоговой, в течение 30 дней соберите доказательства и подтвердите юридический адрес. Если отметка уже есть, два варианта: обжаловать решение в ФНС или суде, либо изменить данные в ЕГРЮЛ о юридическом адресе.

Соберите как можно больше доказательств, что адрес действительный, и предоставьте их налоговой инспекции. Это может быть договор аренды, документы об оплате аренды, письмо от собственника помещения, фотографии офиса.

Представители налоговой инспекции могут отправлять запросы, звонить, выезжать по месту нахождения офиса. Организации нужно заранее позаботиться о том, чтобы на звонки отвечали, а офис легко было найти. Также важно наладить своевременное получение корреспонденции по юридическому адресу и отвечать на запросы из налоговой.