Что такое приходный кассовый ордер и зачем он нужен
Приходный кассовый ордер (ПКО) — это бухгалтерский документ, который подтверждает поступление денежных средств в кассу. ПКО используется для оформления наличных расчётов и обязателен для соблюдения кассовой дисциплины.
- поступление наличных от клиентов за товары и услуги;
- внесение наличных в кассу от учредителей в качестве уставного капитала;
- сдачу наличной выручки с расчётного счёта в кассу компании;
- возврат подотчётных сумм сотрудниками.
По требованиям законодательства ПКО относится к обязательным кассовым документам, это главный документ, который фиксирует движение денежных средств.
Оформлять ПКО обязаны организации и предприниматели, но ИП могут отказываться от ведения кассовых документов, если их налоговый учёт соответствует нормам законодательства, так написано в указании Банка России № 3210-У.
Как заполнить приходный кассовый ордер
- Ордер нужно оформлять в день получения наличных средств.
- В ПКО обязательно должны быть реквизиты организации, сумма платежа, источник поступления денежных средств и подписи ответственных лиц.
- Заполняется ордер в единственном экземпляре и передаётся в бухгалтерию для учёта.
Форма ПКО унифицирована и утверждена постановлением Госкомстата № 88.
К приходному кассовому ордеру всегда прилагается квитанция — отрывная часть, которая передаётся плательщику как подтверждение, что средства внесены. Квитанция содержит те же реквизиты, что и сам ордер, и на ней обязательно должна стоять подпись кассира и печать организации при наличии.
- Дата и номер документа — указываются по порядку в кассовой книге.
- Организация — название предприятия, его ИНН.
- Сумма — указывается цифрами и прописью.
- Основание — краткое пояснение, например: «Оплата за товар по договору № 123».
- Получатель — фамилия, имя, отчество лица, вносящего деньги.
- Подписи — кассира, бухгалтера и лица, вносящего средства.
- Строка «В том числе» — сумма НДС цифрами, а если операция НДС не облагается — «без налога (НДС)».
Если допустили ошибку, не зачёркивайте данные — это запрещено. Составьте новый ордер с верными сведениями, аннулируйте старый и сохраните в архиве с пометкой «Испорчено». Все ПКО регистрируются в кассовой книге и хранятся в архиве компании не менее 5 лет.
Что будет за отсутствие ПКО
- Доначисление налогов и возможные финансовые санкции. Без ПКО можно недоучесть доходы и расходы, а это, в свою очередь, приведёт к ошибкам в расчётах с налоговыми органами. ФНС может доначислить налоги по выявленным нарушениям и применить дополнительные финансовые санкции.
Частые вопросы
Чем отличается кассовый чек от приходного кассового ордера?
Кассовый чек подтверждает расчёт через кассовый аппарат, а ПКО оформляется при внесении наличных в кассу организации.
Когда выдают приходный кассовый ордер?
Когда наличные средства поступают в кассу.
Из чего состоит ПКО?
Из основной части, где фиксируются данные о платеже, и квитанции, которую передают плательщику.
Можно ли выдать приходный кассовый ордер без чека?
Да, если операция не требует кассового чека, например, при возврате подотчётных сумм.