Как безопасно работать с самозанятыми:
- Проверяйте статус исполнителя на сайте ФНС перед каждой оплатой.
- Заключите договор ГПХ с условием, что исполнитель получает оплату после подписания акта и присылает чек.
- Давайте разовые задачи, платите по факту, а при нарушениях обращайтесь в ФНС.
Кто такие самозанятые
Это люди, которые зарабатывают сами на своих услугах или товарах. Например, репетиторы, таксисты, дизайнеры, бьюти-мастера, бухгалтеры, строители или продавцы хендмейда. С полученного дохода они платят один налог — на профессиональный доход (НПД). В законе их называют плательщики НПД, а в обиходе просто — самозанятые.
Требования к самозанятым перечислены в федеральном законе № 422. Ключевые условия для работы:
- получать не больше 2,4 миллиона рублей в год;
- не нанимать сотрудников по трудовым договорам;
- заниматься разрешённой деятельностью.
Какая деятельность разрешена, рассказали в статье.
Компаниям и ИП выгодно привлекать таких исполнителей, потому что в этом случае не надо:
- предоставлять выплаты и гарантии по Трудовому кодексу — платить отпускные, больничные, матпомощь, оценивать профриски, проводить спецоценку условий труда;
- платить страховые взносы;
- удерживать НДФЛ с выплат;
- отчитываться в ФНС, Соцфонд, Росстат.
Сотрудничество с самозанятыми кажется привлекательным и беспроблемным, но на практике есть риски — разберём, какие.
Риски при сотрудничестве с самозанятыми
Исполнитель потерял статус самозанятого или вообще его не имел
Что это значит для бизнеса. Без официального статуса самозанятого он считается обычным физлицом. Причины потери статуса могут быть разными, например, превысил лимит по заработку или нанял сотрудников.
Чем грозит. Налоговики обяжут заплатить страховые взносы и НДФЛ задним числом за всё время сотрудничества, а также оштрафуют на:
Если подрядчик не физическое лицо, а ИП на НПД, ничего делать не надо. ИП сам платит за себя налоги и страховые взносы.
Как избежать проблем. До заключения договора запросите у подрядчика справку из приложения «Мой налог» о том, что он не снимался с учёта и официально зарегистрирован в ФНС как плательщик НПД.
Также до начала работы и перед каждой оплатой проверяйте самозанятого через сервис ФНС. Укажите в поиске ИНН подрядчика, актуальную дату, кликните «Найти». Сервис проверит человека и выдаст результат: числится он плательщиком НПД или нет.
В последние годы ФНС жёстче контролирует работу бизнеса с самозанятыми, поэтому сохраняйте в бумажном или электронном виде документы, подтверждающие, что вы проверили исполнителя. Они пригодятся, если дело дойдёт до конфликта с налоговой.
Самозанятый не подписал договор ГПХ
Что это значит для бизнеса. Закон не требует обязательно составлять договор. Без него можно обойтись, если сделка проходит одновременно на следующих условиях:
- услуга оказана немедленно и стоит дешевле 10 000 рублей, к примеру, ремонт принтера за 3 000 рублей;
- есть переписка, в которой оговорены суть услуги, стоимость, дедлайн;
- оплату подтверждает чек из приложения «Мой налог»;
- вам не надо подтверждать расходы по своей системе налогообложения.
Когда заказываете сложные, дорогие или продолжительные услуги, оформите полноценный договор ГПХ.
Чем грозит. Опасность работы без договора в том, что вы:
- не докажете в суде условия сделки при возникших разногласиях;
- рискуете попасть под обвинения ФНС в серой схеме ухода от налогов, если регулярно перечисляете подрядчику крупные суммы за услуги;
- не убедите исполнителя качественно выполнить свою работу, например, исправить брак.
Как избежать проблем. Составьте детальный договор ГПХ и пропишите в нём:
- Реквизиты и статус исполнителя. Например, «Смирнова Алла Петровна, ИНН ХХХХХХХХХХХХ, зарегистрированная в качестве плательщика налога на профессиональный доход, далее именуемая Исполнитель».
- Предмет, то есть конкретную работу или услугу. Например, «Заполнение декларации по УСН за 2025 год».
- Срок выполнения. «Исполнитель предоставляет заполненную декларацию 1 марта 2026 года».
- Сроки и порядок оплаты. «Заказчик оплачивает 10 000 рублей в течение трёх рабочих дней после подписания акта сдачи-приёмки».
Оплата по акту — условие, которое обязательно нужно включить в договор, как и обязанность самозанятого выставлять чеки после оплаты и сообщить о потере регистрации в ИФНС в течение трёх дней.
Самозанятый по факту выполнял работу штатного сотрудника
Что это значит для бизнеса. Такие отношения из гражданско-правовых переквалифицируют в трудовые. Самозанятого можно привлечь для разовой задачи — разработки дизайна, создания сайта, починки корпоративного автомобиля. Если вам нужен сотрудник на конкретную должность и постоянную занятость, оформите его в штат, как положено по ТК.
Чем грозит. Если ИФНС докажет подмену, то доначислит подоходный налог, взносы, штрафы и пени. Плюс передаст информацию межведомственной комиссии по противодействию нелегальной занятости и Роструду, который включит компанию в чёрный список. Всем, кто туда попал, грозят внеплановые проверки.
Специалист по налогам в Точка Банке Ирина Алексеева отмечает, что у ФНС есть скоринговая система «Мобильное автоматизированное рабочее место» (МАРМ). Она анализирует, как долго фрилансер работает с одним клиентом, на какие суммы и как часто пробивает ему чеки. Также система сравнивает число самозанятых с числом штатных сотрудников. По итогу анализа МАРМ присваивает компании риск-баллы. Если они выше нормы, инспекторы приходят с проверкой и на месте оценивают, есть подмена или нет.
Подробнее о том, как государство контролирует работу с самозанятыми, рассказали в статье.
Пример. В одном из фитнес-клубов Благовещенска основную работу — проведение тренировок — выполняли 17 самозанятых, а штатные сотрудники решали только административные вопросы. УФНС по Амурской области решила, что в работе фитнес-инструкторов есть признаки трудовых отношений. Арбитражный суд поддержал налоговиков, поскольку самозанятые:
- оказывали услуги постоянно;
- подчинялись расписанию и интересам клуба;
- использовали инвентарь и помещения клуба, сами не платили за аренду;
- получали фиксированную почасовую оплату.
Суд постановил, что трудовые отношения были замаскированы под сделки с самозанятыми. Компании пришлось заплатить 740 тысяч рублей страховых взносов, 18 000 рублей штрафа за неуплату взносов и 4 000 рублей пени.
Как избежать проблем. Сделки с самозанятыми должны быть обоснованы и не похожи на трудовые отношения. В чём разница, смотрите в таблице.
Как работать с самозанятыми, чтобы отношения не признали трудовыми
| Условие сотрудничества с самозанятым | ❌ Опасно | ✅ Безопасно |
|---|---|---|
| Характер работы | Регулярная трудовая функция по должностной инструкции на конкретной должности или специальности: водитель, дизайнер, бухгалтер | Разовая задача по ТЗ или временный проект |
| Интеграция в штат | Да: наличие рабочего места на территории организации, подчинение локальным актам, дресс-коду, пропускной системе | Нет: полная самостоятельность и независимость |
| Режим работы | По графику | Определяет сам |
| Оплата | Дважды в месяц в определённые дни | По факту оказанной услуги или выполненной работы |
| Сумма вознаграждения в месяц | Всегда примерно одинаковая | Разная от месяца к месяцу в зависимости от объёма работ |
| Наличие других заказчиков | Необязательно | Обязательно |
Если всё же получите претензию из ИФНС, объясните, что привлекали фрилансеров только на разовые услуги и платили по результату. К пояснениям приложите договоры ГПХ, чеки и акты выполненных работ.
Чтобы предупредить возможные конфликты с ФНС, воспользуйтесь чек-листом правил безопасной работы с самозанятыми, который мы составили совместно с экспертом по налогам в Точка Банке Ириной Алексеевой.
.
Чек-лист, как безопасно работать с самозанятыми
Подрядчик не отправил чек
Что это значит для бизнеса. Без него вы не сможете доказать расходы. По федеральному закону № 422 чек — главное подтверждение затрат на оплату.
Также чек показывает, что вы перечислили деньги именно плательщику НПД, а не просто физлицу.
Чем грозит. Доначислением налогов, взносов, штрафами, невозможностью снизить налог к уплате из-за неподтверждённых расходов.
Как избежать проблем. Соблюдайте правила безопасной работы с чеками:
- Добавьте в договор обязанность присылать чек после каждой оплаты и санкции за просрочку. Пример формулировки: «Исполнитель обязан прислать чек сразу, если получает оплату наличными, на банковскую карту, электронный кошелёк, а при прочих безналичных расчётах — до 9-го числа следующего месяца. В случае несоблюдения сроков исполнитель платит заказчику штраф в размере 30% от суммы чека».
- Проверяйте, правильно ли они составлены. Проверьте название услуги, сумму, ваш ИНН. Убедитесь в подлинности: подлинный чек откроется на сайте lknpd.nalog.ru, если навести камеру на QR-код. Чек с ошибками попросите аннулировать и выдать верный.
- Напомните исполнителю, если он не выдаёт чек. Вряд ли он нарушает умышленно: за невыдачу отчётного документа его оштрафуют на 20% от суммы по статье 129.13 НК. Скорее, он забыл выдать чек, и после напоминания исправится.
- Пожалуйтесь в ФНС, если подрядчик не отвечает или отказывается прислать чек. Изложите суть обращения в специальной форме на сайте ФНС, приложите сканы подтверждающих документов — договора, акта, счёта, переписки из мессенджера или электронной почты. В течение месяца налоговики проверят фрилансера, накажут за нарушение и обяжут выдать чек.
- Оформите расчёт с физлицом, если предыдущие действия не сработали. Заплатите НДФЛ, взносы и пени за исполнителя (если он физическое лицо, а не ИП), сдайте отчётность. Так вы избежите налоговых штрафов и проверок.
Как предпринимателю работать с чеками от самозанятых и как учесть услуги в расходах, читайте в статье.
Исполнитель аннулировал чек
Что это значит для бизнеса. Никаких последствий не будет, если чек аннулирован по одной из двух причин:
- Подрядчик ошибся в реквизитах или сумме, поэтому отменил некорректный и выдал документ с верными данными.
- Самозанятый вернул клиенту деньги, поскольку тот отказался от сделки.
Риск возникает, когда исполнитель аннулирует чек не из-за ошибки или возврата, а чтобы не платить налог.
Чем грозит. Придётся оформлять оплату как доход физлица: удерживать НДФЛ и платить взносы. Аннулирование чека без возврата денег не помешает компании учесть расходы, это разъяснила ФНС в своём письме.
Как избежать проблем. Следуйте рекомендациям Федеральной налоговой службы:
- Периодически проверяйте статусы чеков по QR-кодам: если документ аннулировали, сайт lknpd.nalog.ru выдаст ошибку.
- Свяжитесь с исполнителем и попросите сформировать чек задним числом, напомнив об ответственности.
- Обратитесь с жалобой в налоговую: лично в отделение по вашему региону или через онлайн-форму на сайте.
Для безопасности включите в договор пункт об ответственности за аннулирование чека: «Если исполнитель аннулирует чек без оснований, заказчик вправе требовать компенсацию всех убытков, связанных с аннулированием».
Если об аннулировании вы узнаете уже от инспекции, вы можете доказать, что не нарушали. Для этого отправьте в ИФНС подтверждающие документы — договор, счёт, акт выполненных работ, выписку из банка о том, что исполнитель не возвращал деньги.
Фрилансер не подписал акт сдачи-приёмки результата работы
Что это значит для бизнеса. Без акта сдачи-приёмки на практике сложно доказать факт оказания услуги или работы. В отличие от чека, где услуга обозначена кратко, акт подробно объясняет, за что вы заплатили самозанятому.
Чем грозит. Налоговая инспекция откажет признавать расходы на сделку по одному только чеку: в нём мало информации. Следовательно, если вы работаете на общей системе налогообложения, ЕСХН или УСН «Доходы минус расходы», не сможете снизить налог к уплате.
Как учитывать траты на доходно-расходной упрощёнке, читайте в статье.
Как избежать проблем. Включите в договор условие об оплате только после подписания акта сдачи-приёмки. Оформляйте акт после каждой выполненной задачи, указав в нём:
- название документа;
- место и дату составления;
- наименование клиента и исполнителя;
- реквизиты договора, по которому действует исполнитель;
- выполненные работы или услуги — подробно, с указанием объёма и других характеристик;
- сумму — цифрами в рублях и копейках с расшифровкой прописью;
- реквизиты и подписи сторон.
Добавьте в текст акта предложение: «Услуги оказаны в полном объёме, стороны не имеют претензий друг к другу».
Частые вопросы о рисках работы с самозанятыми
Могут ли два самозанятых оказать одну услугу вместе?
Закон это не запрещает. Например, первый самозанятый проводит корпоратив для сотрудников, второй фотографирует. Чтобы оформить сразу двух исполнителей, вы можете:
- заключить отдельный договор с каждым;
- заключить общий договор и прописать для каждого фрилансера задачу, дедлайн, порядок и сроки оплаты.
Можно ли платить аванс/предоплату самозанятому?
Да. Чтобы всё было законно, пропишите условие в договоре, например: «Заказчик выплачивает исполнителю предоплату (аванс) в размере 3 000 рублей, что составляет 20% от общей суммы договора, в течение трёх дней с даты подписания настоящего договора».
Не давайте налоговой повод расценить аванс/предоплату как часть зарплаты. Для этого переводите сумму исходя из объёма задачи и детально расписывайте, за что она выплачена. Поручите исполнителю подробно описать услуги в чеке, например: «Предоплата 30% за разработку брендбука для ООО «Максимум».
Обязательно ли хранить все чеки?
Да. Чек подтверждает, что вы заплатили самозанятому, а не обычному физлицу, и не должны перечислять НДФЛ и взносы. Плюс чеки запросит налоговая для подтверждения расходов.
Храните чеки на бумаге или электронно в течение пяти лет, так как это первичный документ бухучёта.
Нужно ли заключать договор, если сумма маленькая?
Если сумма меньше 10 000 рублей, работа выполнена на месте и оплачена по чеку, можно договориться устно. К примеру, о диагностике автомобиля за 5 000 рублей или разовой консультации за 3 000 рублей. Для дорогостоящих, трудоёмких, долгих или конфиденциальных проектов составьте детальный договор ГПХ — для юридической защиты.