Ежегодный оплачиваемый отпуск: как его оформить и оплатить

Рассмотрим, какие виды отдыха положены работникам по трудовому законодательству.

Право на него есть у всех работников по трудовому договору, в том числе у совместителей, удалёнщиков, сезонных и временных сотрудников, иностранцев и руководителей компании. Исключение — единственный учредитель, который руководит организацией, но не оформлен в штат на должность директора. Как принять его на работу, рассказывали в статье «Единственный учредитель — директор: как его оформить и сдавать отчёты». Нет ежегодного отпуска и у ИП, так как он не считается наёмным работником и сам с собой трудовой договор не заключает.

Также нестандартная продолжительность отпуска у педагогов, спасателей, кандидатов и докторов наук.

Снижать установленное количество дней нельзя, даже если согласовали это с работниками и закрепили приказом и другими внутренними документами.

Также есть отдельные категории, которым положены дополнительные дни отдыха. В частности, по статье 117 ТК минимум 7 календарных дней предоставляется работникам, у которых условия труда вредные ( 2-й, 3-й или 4-й степени) или опасные. По статье 119 ТК сотрудникам с ненормированным рабочим днём положено 3 дополнительных календарных дня отдыха. Работодатели по желанию могут увеличивать эту продолжительность, но не снижать.

Дополнительные отпуска суммируются. Например, Юрий работает в Красноярске менеджером по продажам. По трудовому договору у него ненормированный рабочий день: иногда нужно прийти в офис раньше или остаться подольше. Красноярск не относится к Крайнему Северу или приравненным к нему территориям, но там действуют районные коэффициенты и процентная надбавка к зарплате. Юрию положено 39 дней отпуска, из них 28 основной, 8 дополнительный и 3 за ненормированный день.

Плюс к этому работодатель по желанию может установить дополнительный отпуск любой категории работников. Например, тем, кто отработал 5 или 10 лет. В крупных компаниях практикуют саббатикал — длительный отпуск, от трёх месяцев до года и больше, который могут брать ценные сотрудники. Он бывает оплачиваемым, тогда его оформляют как дополнительный отпуск.

Работник может взять такой отпуск по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам. Это право предусмотрено статьёй 128 ТК и распространяется на всех штатных сотрудников.

Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты определяют по договорённости. Работник подаёт заявление, в котором указывает причину и нужный срок. Работодатель может согласиться или отказать в зависимости от ситуации. Сроки законом не ограничены: можно взять один день, неделю или даже месяц — как договоритесь.

Подробнее рассказали в статье «Отпуск без сохранения зарплаты: кому положен и как его оформить».

По статье 255 ТК такой отпуск работодатель предоставляет, если сотрудница оформила больничный лист по беременности и родам (БиР) и написала заявление на отпуск. Отказать в предоставлении такого отпуска нельзя. На основании заявления работодатель оформляет приказ и передаёт сведения в Социальный фонд. Выплаты женщина получит от фонда.

Использование отпуска по БиР — право, а не обязанность. Женщина может выбрать, оформить отпуск и получать пособие от государства либо продолжать работать и получать зарплату от работодателя.

У работника, который ухаживает за ребёнком до 3 лет, есть право на отпуск по уходу за ним. Это не обязательно должны быть мать, отец или усыновитель. Взять такой отпуск могут бабушка, дедушка, опекун или другое лицо, которое воспитывает ребёнка без матери.

По статье 256 ТК в отпуск могут уйти сразу несколько родственников одного ребёнка. Например, бабушка, даже если мать ребёнка тоже в отпуске по уходу за ним. Но пособие от Социального фонда получит только одна из них.

Если в семье несколько детей одного возраста, отпуск и пособие можно оформить на разных родственников. Например, если детей двое, мать берёт отпуск по уходу за одним ребёнком, а отец — за другим. В этом случае пособие выплачивается обоим.

Право на отпуск по уходу за ребёнком не зависит от степени родства или совместного проживания. Работодатель обязан предоставить его, если сотрудник подаст заявление и подтверждающие документы — свидетельство о рождении или усыновлении либо выписку из решения суда об установлении опеки.

По статье 173 ТК учебный отпуск положен сотруднику по основному месту работы, если он получает образование впервые, успешно учится, а у вуза или другого учебного заведения есть государственная аккредитация. Неважно, поступил человек сам или его направил работодатель.

Определить, какое по счёту образование, можно по статье 10 федерального закона от № 273. Например, если работник с дипломом бакалавра поступил в магистратуру, это не второе высшее, а продолжение учёбы, отпуск нужно предоставить.

Правила предоставления, продолжительность и оплата учебного отпуска зависят от вида образования, очной или заочной формы обучения и от того, для каких целей он нужен. Например, у работника есть только среднее профессиональное образование, а сейчас он получает высшее на заочке. Ему нужен отпуск, чтобы пройти промежуточную аттестацию. В этом случае работодатель по основному месту должен оформить оплачиваемый учебный отпуск. Основанием для оформления будет справка-вызов из вуза.

По статье 21 ТК предоставлять основной ежегодный отпуск нужно всем, с кем заключён трудовой договор. Это не зависит от того, на каких условиях работает сотрудник и к какой категории он относится. Разница есть только в продолжительности отпуска и времени, когда его можно взять.

Совместители. У них такие же права на отпуск, как и у основных работников. Единственное отличие — по статье 286 ТК отпуск нужно предоставить в тот же период, когда сотрудник уходит в отпуск на основном месте работы. Если там отпуск длиннее, сотрудник может оставшиеся дни работать у вас или взять на это время отпуск за свой счёт. Рассказали об этом в статье «Работа по совместительству: как оформить и оплатить».

Сотрудники, которые работают на условиях неполного рабочего времени. По статье 93 ТК они пользуются теми же гарантиями, что и работники на полной ставке. Из-за неполного рабочего времени продолжительность отпуска не уменьшается.

Временные и сезонные работники. Из-за короткого срока трудового договора такие сотрудники обычно получают компенсацию за неиспользованный отпуск, но при желании могут пойти в отпуск с последующим увольнением. По статье 291 ТК и статье 295 ТК он считается как 2 рабочих дня за месяц работы. Если сотрудник отработал менее половины месяца, отпускные за этот период не начисляются.

Надомники. По статье 310 ТК на них распространяются все правила трудового законодательства. Надомников тоже включают в табель учёта рабочего времени и в график отпусков, хотя они не работают в офисе. Продолжительность отпуска определяется как у обычных работников.

Дистанционные сотрудники. По статье 312.4 ТК у них тоже есть все права штатных работников. Ежегодный отпуск предоставляется в общем порядке.

Руководитель организации. Право на ежегодный отпуск у него есть по статье 273 ТК. Правила предоставления и продолжительность стандартные. Отпуск не положен, если руководитель — это единственный учредитель ООО и с ним не заключён трудовой договор, а также если управление компанией передано управляющему по договору ГПХ.

Иностранные работники. По статье 327.1 ТК на иностранных граждан, работающих в России по трудовому договору, распространяются все нормы трудового законодательства, в том числе право на отпуск.

Тем, кто не состоит в штате, отпуск не предоставляется — самозанятым, ИП, исполнителям по договорам ГПХ, единственному учредителю без трудового договора, стороннему управляющему.

В отпускном стаже не учитываются прогулы, а также периоды отстранения от работы по статье 76 ТК, например, если сотрудник пришёл пьяным, не прошёл обязательный медосмотр или по медицинскому заключению не смог выполнять обязанности.

Отработав полгода, новый сотрудник может попросить первый отпуск, причём сразу полный (минимум 28 дней) или его часть. По статье 125 ТК по согласованию с работодателем отпуск можно брать частями, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней.

Отказать в предоставлении отпуска можно, только если без работника нарушатся рабочие процессы и он согласится перенести отдых на другое время.

Список льготных категорий большой, они перечислены в Трудовом кодексе и в разных законах: «О донорстве крови и её компонентов», «О ветеранах» и других.

В очередной отпуск за следующий рабочий год сотрудник пойдёт по графику, который составляет работодатель.

У работника, который берёт полный отпуск после 6 месяцев работы или раньше, часть отпуска будет за отработанное время, а часть авансом. Тут есть риск, что он так и не отработает свой рабочий год, хотя отпускные получил за весь период. Неотработанную сумму можно удержать из выплат при увольнении, но не больше 20%. Вернуть остальную часть денег работник может только добровольно.

Полный отпуск положен сотруднику за каждый его рабочий год. Он отсчитывается не с 1 января по 31 декабря, а с даты приёма на работу. Например, если приняли работника 20 мая 2024 года, его первый рабочий год — с 20 мая 2024 года по 19 мая 2025 года. Следующий — с 20 мая 2025 года и так далее.

Рабочий год может сдвигаться. Это происходит, когда сотрудник берёт отпуск за свой счёт больше чем 14 календарных дней в сумме или за один раз. Окончание рабочего года сдвигается вперёд на дни, превышающие 14.

Отпуск считается в календарных днях, но есть исключения. У некоторых он в рабочих днях. Например, у сотрудников, с которыми заключили трудовой договор на сезонную работу или срочный до двух месяцев, отпуск рассчитывается как два рабочих дня за каждый отработанный месяц. Хотя обычно такие сотрудники вместо отпускных при увольнении берут компенсацию, но могут и отгулять отпуск.

При подсчёте дней отдыха пропускайте праздники, в том числе региональные. Отпускные за нерабочие праздничные дни не начисляются. Например, сотрудник просит 14 календарных дней с 9 июня 2025 года. С учётом праздника его отпуск продлится по 23 июня включительно. Отдыхать он будет 15 дней, а отпускные получит за 14 дней.

Отпуск можно делить. Как именно, зависит от договорённости с работником, но одна из частей должна быть минимум 14 календарных дней в рабочем году. Другую часть можно использовать без разбивки или брать отпуск по несколько дней.

Отпуск продлевается на календарные дни, которые пришлись на период болезни или гособязанностей. То есть сотрудник может просто выйти на работу позже, чем указано в приказе, но сначала он должен предупредить об этом работодателя. По желанию работник может использовать оставшиеся дни в другое время, тогда нужно оформить перенос отпуска. Рассказали об этом в статье «Работник заболел во время отпуска: как оформить перенос и выплаты».

Неиспользованные дни переходят на будущий год. Но нельзя копить отпуск за два и более рабочих года. За такое трудовая инспекция оштрафует организацию по статье 5.27 КоАП на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а её руководителя и ИП от 1 000 до 5 000 рублей.

Это можно не делать ИП и компаниям из реестра МСП, если за прошлый год у них среднесписочная численность до 15 человек включительно, а годовой доход до 120 миллионов рублей. Но тогда все нюансы предоставления отпусков должны быть описаны в трудовых договорах.

График отпусков составляется заранее — за две недели до наступления каждого календарного года. То есть на 2026 год его надо утвердить не позднее 17 декабря 2025 года. График нужно соблюдать, но иногда запланированные даты в нём могут не совпадать с фактическими. Например, при переносе отдыха из-за болезни работника.

У графика есть типовая форма, но можно использовать свою.

Этот шаг можно пропустить, если работник уходит отдыхать по графику. В этом случае у вас уже есть информация о датах отпуска. За две недели до его начала предупредите работника о том, что ему скоро в отпуск: составьте уведомление в свободной форме и попросите на нём расписаться.

Заявление нужно, если есть какие-то изменения в датах или работник просит отпуск внепланово. Сотрудник может написать его от руки, набрать текст на компьютере или заполнить подготовленный вами бланк, но подпись должна быть собственноручной. Также можно прописать во внутренней нормативке, что вы берёте заявления от всех сотрудников, даже если они идут в отпуск по графику.

Заявление составляется в свободной форме, работник указывает в нём, с какой даты нужен отпуск и на сколько дней. Можно указать не продолжительность отпуска, а его период, например, «с 10 июня по 24 июня 2025 года».

Руководитель обычно на заявлении ставит свою подпись и пишет «Согласовано».

По нему рассчитываются отпускные, поэтому укажите период, за который предоставляется отпуск, даты его начала и окончания, сколько дней приходится на основной и дополнительный отпуск и их общее количество. Есть две типовые формы приказа: Т-6 для оформления отпуска одного работника и Т-6а для нескольких. Можно использовать их или разработать и утвердить свой бланк.

Если основной и дополнительный отпуска идут друг за другом, их можно оформлять одним приказом.

Заполните номер и дату документа, табельный номер, ФИО и должность работника, рабочий год, виды отпусков и их продолжительность. Приказ подписывает руководитель, а затем сам работник, чтобы подтвердить, что ознакомился с информацией.

Для этого есть форма № Т-60 от Госкомстата, но можно разработать свою. На лицевой стороне заполните информацию из приказа, на оборотной — сам расчёт. Это внутренний документ, он остаётся у работодателя. Работнику вместе с отпускными выдайте только расчётный листок — документ в свободной форме с детализацией всех начислений и удержаний.

Код для обозначения основного отпуска — «ОТ» или «09», дополнительного — «ОД» или «10». Это нужно, чтобы правильно рассчитать отпускные и зарплату. Подробнее рассказали в статье «Табель учёта рабочего времени: как и для чего вести».

В общем случае. По статье 136 ТК выплатить деньги нужно не позже чем за три дня до начала отпуска. Конкретики в Трудовом кодексе мало, но Роструд уже несколько раз выпускал письма о том, что этот срок отсчитывается в календарных днях. Минтруд в телеграм-канале уточнил, что день выплаты отпускных не учитывается. То есть если отпуск начинается в понедельник 10 июня, выплачивать отпускные нужно в четверг 6 июня.

Если отпуск оформлен с последующим увольнением. По статье 140 ТК выдать всё, что положено увольняемому, надо в последний день его работы. Это будет день перед отпуском. Выплатите работнику отпускные, зарплату и другие причитающиеся суммы. Выдайте все справки, связанные с работой, их перечень вы найдёте в статье «Какие документы оформлять при увольнении работника».

Плюс к этому за просрочку оплаты придётся выплатить сотруднику компенсацию. Она рассчитывается по формуле:

Если крайний срок уплаты НДФЛ и страховых взносов выпал на выходной или праздник, можно перечислить их на следующий рабочий день.

Должностному лицу ООО, которое относится к малому бизнесу, штраф могут заменить предупреждением.

В этом случае руководителю грозит дисквалификация от 1 года до 3 лет.

Кроме непосредственного отказа нарушением считается, если у работника накопились неиспользованные отпуска за несколько лет — их нужно предоставлять ежегодно. Даже когда работник сам не хочет в отпуск, работодателя могут оштрафовать, если трудовые инспекторы обнаружат такое нарушение при проверке.

Стандартная продолжительность основного отпуска по статье 115 ТК — 28 календарных дней. Но он бывает удлинённый, например, у несовершеннолетнего работника 31 день, а у педагога от 42 до 56 дней.

В отдельных регионах и у конкретных категорий работников есть дополнительный отпуск, он суммируется с основным. Например, по статье 119 ТК сотруднику с ненормированным рабочим днём положены минимум 3 календарных дня.

Если очередной отпуск совпал с праздниками, в том числе региональными, продолжительность отдыха увеличивается, так как праздничные дни в расчёт отпускных не включаются. Например, работник берёт отпуск с 9 июня на 14 календарных дней. 12 июня — праздник. Работник будет отдыхать 15 дней, а отпускные получит за 14.

Да, потому что делить ежегодный отпуск на части — это право, а не обязанность работника. Он должен сам решать, на сколько дней его брать. Если захочет разделить отпуск, по статье 125 ТК одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Остальное по соглашению с работодателем можно использовать за один раз или тоже поделить на несколько частей.

Нет, у работника сохраняется право использовать все положенные ежегодные отпуска, даже если они накопились за несколько лет. Если он решит сменить работу, то может взять отпуск с последующим увольнением или получить денежную компенсацию.

За год работы сотруднику положено минимум 28 календарных дней отпуска, значит, за полгода — 14 дней. Но предоставлять отпуск авансом не запрещено, поэтому по согласованию с работодателем можно оформить и полный отпуск.

В законе есть только требование, чтобы одна из частей отпуска была минимум 14 календарных дней. Остаток можно дробить как угодно. Если сотрудник напишет заявление на 5 дней, например, с понедельника по пятницу, работодатель не должен требовать включить в отпуск выходные.