Если ваша команда больше 15 человек, вы должны оформить график отпусков на 2027 год до 17 декабря 2026. Чтобы составить график:
- Посчитайте, сколько дней отпуска положено сотрудникам. Обычно 28, но в северных регионах и при вредных условиях труда — больше.
- Узнайте пожелания команды. Окончательное решение принимаете вы, но некоторые сотрудники могут уходить в отпуск в любое время. Например, несовершеннолетние или беременные.
- Составьте черновик графика по форме Т-7 или разработайте свой бланк.
- Согласуйте его с профсоюзом, если он у вас есть.
- Утвердите график отпусков: подпишите его или издайте приказ.
- Ознакомьте сотрудников с графиком и возьмите с них подписи об ознакомлении.
- Храните график 3 года.
Кто и когда должен составлять график отпусков
График отпусков обязаны составлять компании и ИП, у которых больше 15 человек в штате. Документ должен быть готов за 2 недели до наступления следующего календарного года. График на 2027 год нужно сделать до 17 декабря 2026 года. Об этом сказано в статье 123 ТК.
Исключения:
- Микропредприятия — бизнес с годовым доходом до 120 миллионов рублей и числом сотрудников до 15 человек. Проверить статус можно в реестре ФНС.
- Некоммерческие организации.
- Компании или ИП, которые открылись в этом календарном году (они могут не составлять график на текущий год).
По статье 309.2 ТК эти работодатели могут заменить график отпусков на индивидуальное соглашение с работником. Главное — прописать замену в трудовом договоре.
.
Соглашение об отпуске для микропредприятий
Что будет, если не составить график
Если забыть о графике отпусков или не соблюсти его, придëтся заплатить штраф за нарушение. Размеры предусмотрены статьёй 5.27 КоАП.
Суммы штрафов за правонарушения с графиком отпусков
| Нарушение | Для должностных лиц и ИП | Для компании |
|---|---|---|
| В первый раз | 1 000−5 000 рублей | 30 000−50 000 рублей |
| Повторно | 10 000-20 000 рублей | 50 000-70 000 рублей |
Как составить график отпусков
Шаг 1. Посчитайте, сколько дней отпуска положено сотрудникам
В график входят основной и дополнительный отпуска. Учебный отпуск и отпуск без сохранения зарплаты в график вписывать не надо.
Основной. Длится 28 дней, но для некоторых категорий работников период отдыха дольше:
- 30 календарных дней — для инвалидов;
- 31 календарный день — для несовершеннолетних;
- 42−56 календарных дней — для педагогов (в зависимости от должности).
Дополнительный. Если ваши сотрудники работают на опасном или вредном производстве, живут в северных зонах или у них ненормированный рабочий день, они имеют право увеличить отпуск на:
- 24 дня — в районах Крайнего Севера;
- 16 дней — в районах, приравненных к Крайнему Северу;
- 8 дней — в других районах Севера с процентной надбавкой к зарплате и районным коэффициентом;
- 7 дней — за опасные и вредные условия труда 2−4 степени;
- 3 дня — за ненормированный рабочий день.
Не забудьте учесть неиспользованные дни отпуска за прошлый год.
Шаг 2. Узнайте, кого включать в график, их льготы и пожелания
В график отпусков входит не вся команда, а только некоторые сотрудники — подробнее в таблице ниже.
Кого включать в график отпусков
| Кого надо включать | Кого не надо включать |
|---|---|
| Работников по трудовому договору | Исполнителей по договору ГПХ и самозанятых |
| Удалёнщиков | Сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком |
| Совместителей | Мобилизованных сотрудников |
| Сотрудников, которые увольняются в январе предстоящего года | Сотрудников, которые уволились до утверждения графика |
| Работников, с которыми заключён срочный договор продолжительностью от 6 месяцев | Сотрудников, которые работают по срочному договору со сроком меньше 6 месяцев |
При составлении графика сотрудники делятся своими пожеланиями, а окончательное решение остаётся за работодателем. Однако есть категории сотрудников, чьë мнение учитывать обязательно, и те, кто может отдыхать авансом.
Пример. В турфирме Антона в Якутске работает 20 сотрудников. Из них 2 младше 18 лет, 1 беременная женщина и 1 сотрудница в отпуске по уходу за ребëнком.
При составлении графика Антону нужно учесть следующее:
- всем работникам прибавить 24 дня отпуска, потому что они трудятся в зоне Крайнего Севера;
- несовершеннолетним разрешить выбрать даты;
- беременной согласовать даты с её будущим декретным отпуском.
А сотрудницу, находящуюся в отпуске по уходу за ребёнком, не нужно включать в график.
Шаг 3. Проверьте, нет ли совпадающих отпусков у сотрудников с одинаковыми обязанностями
Проанализируйте, не пересекаются ли отпуска сотрудников с одинаковыми обязанностями, а также сможет ли бизнес обойтись без конкретного работника, кем его заменит. Возможно, лучше предложить кому-то разделить отпуск.
Дробление отпуска нужно согласовать с сотрудником. При этом одна из частей должна быть не меньше 14 дней. А остаток вы можете разделить на краткие периоды вплоть до 1 дня или выходных.
Шаг 4. Учтите нерабочие праздничные дни
Нерабочие праздники не считаются днями отпуска. К ним относятся:
- 1−8 января — новогодние каникулы и Рождество Христово;
- 23 февраля — День защитника Отечества;
- 8 марта — Международный женский день;
- 1 мая — Праздник Весны и Труда;
- 9 мая — День Победы;
- 12 июня — День России;
- 4 ноября — День народного единства;
- региональные нерабочие праздничные дни (например, День республики).
Если отпуск выпал на эти праздники, его нужно продлить на количество таких дней. При этом обычные выходные отпуск не продлевают, потому что он считается в календарных, а не в рабочих днях.
Пример: сотрудник уходит в отпуск на 14 дней с 1 ноября. 4 ноября — День народного единства, поэтому он не входит в эти 14 дней. Так что сотрудник выйдет на работу не 15, а 16 числа.
Шаг 5. Составьте черновик графика
Используйте форму графика отпусков Т-7 или разработайте собственную.
Форма Т-7 утверждена постановлением Госкомстата России и установлена во многих программах учëта.
В форме Т-7 заполните:
- Наименование организации или ИП.
- Номер по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций).
- Факт согласования с профсоюзом. Если профсоюза нет, напишите «Профсоюз в организации не утверждëн», а если возникли спорные моменты, составьте протокол разногласий. Подробнее в следующих шагах.
- Дату составления графика, номер и год.
- Данные сотрудников: ФИО, должность, отдел.
- Количество дней отпуска. Если часть из них перенеслась с прошлых лет, укажите это — в столбце «Примечание» запишите: «7 календарных дней за 2025 год».
- Дату начала и конца отпуска. Встречается мнение, что достаточно указать только месяц отпуска, но лучше перестраховаться.
.
Бланк графика отпусков: форма Т-7
Собственная форма. Вы можете разработать свой бланк графика отпусков на основе этой формы. Уже имеющиеся столбцы и поля убирать не стоит, зато можно сделать дополнительные. Например, графу «С графиком ознакомлен» для подписей сотрудников. Перед использованием утвердите форму приказом или укажите её во внутренних документах. Например, в правилах трудового распорядка.
Шаг 6. Согласуйте с профсоюзом, если он у вас есть
Если у вас есть профсоюз, согласуйте с ним график отпусков. Приложите обоснование: напишите в нём, за какой год вы распределили отпуска, перечислите и приложите документы, которые подтверждают дополнительные дни отдыха льготных категорий сотрудников.
Руководитель профсоюза рассмотрит проект в течение пяти рабочих дней и письменно ответит, согласен ли он. Если нет, у вас есть два варианта:
- Скорректировать график и отправить его на повторное рассмотрение.
- В течение трёх дней встретиться с представителем профсоюза и попытаться найти вариант, который всех устроит. Если не получилось — составить протокол разногласий.
Если профсоюз так и не согласился с графиком, он может обжаловать решение, подав заявление в трудовую инспекцию и суд.
Шаг 7. Утвердите график отпусков
Независимо от того, согласовали вы график с профсоюзом или составили протокол разногласий, утвердите график. Как это сделать:
- Если вы используете форму Т-7 или составили свой бланк на её основе, поставьте подпись справа выше таблицы после слов «Утверждаю».
- Если в вашем бланке нет такой строки, издайте отдельный приказ в свободной форме.
График утверждает руководитель компании или его представитель по доверенности.
Шаг 8. Ознакомьте сотрудников с графиком
От каждого сотрудника нужно получить три подписи о том, что:
- он ознакомлен с графиком отпусков;
- его уведомили за 2 недели до начала отпуска;
- он ознакомлен с приказом на отпуск.
Подпись о том, что сотрудники ознакомились с графиком. Обязательно ли её брать — спорный вопрос. Минтруд, ТК и судебная практика не дают однозначного ответа, поэтому лучше перестраховаться. Это можно сделать двумя способами:
- Добавить в график отпусков дополнительный столбец «С графиком ознакомлен», в котором сотрудники смогут поставить дату и подпись.
- Сделать отдельный лист ознакомления.
Пример из суда. Трудовая инспекция оштрафовала организацию на 50 000 рублей за то, что работодатель не ознакомил сотрудников с графиком отпусков на текущий год. Хотя он уведомлял каждого работника за 2 недели о начале отдыха и платил отпускные, Верховный суд Татарстана оставил штраф в силе.
.
Лист ознакомления с графиком отпусков
Подпись в уведомлении об отпуске. Напоминайте сотрудникам об отпусках за 2 недели до их начала. Для этого подойдёт один из трёх вариантов:
- Уведомление в свободной форме — самый безопасный вариант при проверках. Оставьте себе экземпляр с подписью сотрудника.
- Дополнительные столбцы в графике отпусков о том, что работника предупредили о начале отпуска, где он поставит дату и подпись.
- Дополнительные строки в приказе об отпуске о том же.
.
Бланк уведомления об отпуске
Подпись в приказе об отпуске Т-6. Заполните и подпишите его в любое время до начала отпуска. Если вы дополнили приказ строками, чтобы он заменил уведомление, приказ нужно подписать за 2 недели до начала отпуска.
Шаг 9. Храните план отпусков 3 года
Ежегодно с 1 января старый график отпусков теряет силу. Начиная с этого дня его нужно хранить 3 года.
Пример. С 15 декабря 2025 года компания «Крискет» утвердила график на следующий год. 1 января 2026 года он стал действителен, 31 декабря 2026 года срок его действия истекает. В архиве он будет с 1 января 2027 года до 1 января 2030 года.
Что делать, если сотрудник не согласен с графиком
Иногда между сотрудником и руководством возникает конфликт по поводу плана отдыха. Самые частые случаи и способы их решить рассмотрели ниже.
Не согласен с графиком и не подписывает его. Если у сотрудника нет льгот на отпуск в любое удобное время, вы не обязаны менять график. Зафиксируйте несогласие работника актом в произвольной форме, указав все обстоятельства. Акт докажет, что вы ознакомили сотрудника с графиком, но он отказался подтвердить это подписью.
Захотел перенести отпуск, когда график уже утверждён. В большинстве случаев вы можете отказать сотруднику в переносе. Вы обязаны согласиться, если:
- Он из льготной категории и может выбрать отпуск в любое удобное время.
- Вы не вовремя уведомили его об отпуске или выплатили отпускные.
- Он заболел в отпуске и оформил больничный.
- Его привлекли исполнять государственные обязанности, которые освобождают от работы. Например, он был в суде присяжным или свидетелем.
Ходит на работу во время отпуска. Вы можете прервать отдых сотрудника только с его письменного согласия. И он сможет использовать дни несостоявшегося отпуска в любое время. Если сотрудник сам решил трудиться, напомните ему, что сейчас у него отпуск, ему перечислены отпускные, а выходы на работу останутся без оплаты.
Пример из суда. Сотрудница, находясь в отпуске, продолжала работать и затем решила уволиться, требуя компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Суд встал на сторону работодателя, указав, что работница была ознакомлена с графиком отпусков, это подтверждается её подписью. Кроме того, работодатель перевёл ей отпускные, что зафиксировано в расчётном листке.
Судьи подчеркнули, что приказа об отзыве работницы из отпуска не было. Если бы такой приказ существовал, работодатель мог бы вызвать сотрудницу на работу только с её согласия и с последующим предоставлением дней отдыха. Однако в деле не было ни документа от работодателя, ни заявления от работницы о переносе дней отпуска.
Судьи резюмировали: сотрудница продолжала трудиться по собственной воле, а это значит, что работодатель не должен оплачивать эти дни как трудовые.
Как изменить график отпусков
План отпусков можно корректировать, например, из-за ошибок, больничных, семейных обстоятельств сотрудника и по вашей инициативе.
В любой ситуации нужно заявление работника в свободной форме, в котором он просит перенести отпуск и указывает причину. Его важно получить, даже когда вы попросили сдвинуть даты.
Во всех случаях отдел кадров выпускает приказ, знакомит с ним сотрудника и вносит изменения в личную карточку, если таковая ведётся.
.
Шаблон приказа о переносе отпуска
Ниже частые причины изменений и порядок действий.
Ситуация 1. Болезнь работника
Если у сотрудника есть больничный и болезнь совпала с отпуском, он вправе перенести или продлить отдых. Для этого работник должен написать заявление и принести справку о нетрудоспособности, а вы — выпустить приказ и внести изменения в график и личную карточку.
Ситуация 2. Семейные обстоятельства
Сотрудник может изменить даты оплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам в трёх случаях: по согласованию с вами; когда это предусматривают внутренние правила бизнеса; если он входит в льготную категорию.
Чтобы изменить даты, он должен заполнить заявление и приложить документы, которые могут подтвердить заявленное. Например, справку о разводе или о смерти. А вы — издать приказ, вписать причину переноса и внести изменения в график и личную карточку.
Ситуация 3. Инициатива работодателя
Если вы хотите перенести отпуск сотрудника по своей инициативе, проверьте, относится ли он к льготной категории. Если да, то вы обязаны согласовать новые даты. И если вы откажете, это будет нарушением статьи 5.27 КоАП.
Обязательно получите от каждого сотрудника письменное согласие в свободной форме, в котором он напишет, что готов изменить или прервать отпуск и выйти на работу с конкретного числа. После этого издайте приказ. Сотрудник может отказаться переносить отпуск, и в этом случае к нему нельзя применять санкции, например, сделать выговор или уволить.
Подпишитесь на нашу рассылку
Частые вопросы
Включать ли в график отпуска прошлых лет?
Да, если у сотрудника остались неиспользованные дни ежегодного отпуска с прошлого года, вы обязаны учесть их в графике.
На сколько частей можно разделить отпуск в графике?
Отпуск можно разделить на несколько частей, но одна из них должна быть не менее 14 календарных дней. Остальные дни отпуска можно распределить по согласованию между работодателем и сотрудником.
Нужно ли включать в новый график отпусков сотрудника, который планирует уволиться в январе?
Да, учитывайте всех работников в штате на дату составления графика.
Можно ли поставить в график отпуск только на выходные или на 1 день?
Отпуск длиной только в один день сделать можно. Но если отпуск выпадает только на выходные — это нарушение, за которое может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Такое пояснение даёт Минтруд в письме N 14−2/ООГ-9754.
Можно ли указать просто месяц в графике отпусков?
Это спорный момент, но прямым текстом не запрещено. В графе «Запланированная дата» напишите месяц отдыха, например июль. После отпуска заполните дату в графе «Фактическая дата» в форме Т-7. Однако в рекомендациях от Роструда даты советуют вносить.
Нужно ли согласие сотрудника при составлении графика отпусков?
В законе нет требований знакомить работников с планом отпуска. Но в случае трудовых споров ГИТ может посчитать это нарушением, поэтому лучше обезопасить себя и знакомить работников с графиком.
Что делать, если сотрудник не согласен с графиком отпусков?
Руководитель не обязан менять даты отдыха по требованию сотрудников, если они не относятся к особым категориям. Это, например, жëны военнослужащих, опекуны детей до 18 лет, почётные доноры и ветераны.
Можно ли компенсировать 28 дней отдыха деньгами?
Основной ежегодный отпуск компенсировать деньгами нельзя. Но если сотрудник увольняется и не успел его использовать, эти дни можно оплатить.
Дополнительный отпуск можно заменить денежной выплатой, но с одним исключением. Если он положен из-за вредных или опасных условий труда, 7 дополнительных дней сотрудник точно должен отгулять. Всё, что свыше недели, можно заменить на денежную компенсацию по письменному заявлению работника.
Можно ли вести график отпусков в электронном виде?
Да, вы можете подключить кадровый электронный документооборот (КЭДО) и заполнить график отпусков в нём. Это удобно, если у вас много удалённых сотрудников и посылать им документы по почте проблематично. Или если вы уже используете программы учёта вроде 1С и хотите снизить нагрузку на отдел кадров.
Чтобы подключить КЭДО:
- Выберите оператора электронного документооборота.
- Издайте приказ о введении КЭДО и положение о КЭДО.
- Письменно сообщите команде о переходе документов в электронный формат.
- Оформите сотрудникам электронные подписи.
- Подключите и настройте КЭДО.
- Научите сотрудников работать с электронными документами.
Закон не обязывает подключать КЭДО. При желании можете продолжать пользоваться бумажными документами.
.
Положение о КЭДО
Можно ли перенести отпуск на следующий год?
Да, и работодатель, и сотрудник могут перенести отпуск на другой год. Работодателю для этого нужно письменное согласие сотрудника. После переноса отпуск обязательно отгулять не позднее 12 месяцев после окончания того Год, который отсчитывается не от 1 января, а от момента трудоустройства сотрудника.рабочего года, за который он предоставлялся.
Нельзя переносить отпуск сотрудников, которые:
- младше 18 лет;
- не уходили в отпуск уже два года подряд;
- работают во вредных и опасных условиях.