Локальные нормативные акты: что такое и какие бывают

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы организации. В них прописаны порядок работы, корпоративные стандарты, социальные гарантии и обязанности сотрудников. Об этом сказано в статье 8 ТК. Они нужны, чтобы в компании не было конфликтов: кто и что обязан делать, как правильно вести себя на рабочем месте, кому подчиняться. Примеры ЛНА: должностные инструкции, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка.

ЛНА разрабатывает работодатель. Документы действуют только в этой фирме, и все сотрудники и руководство обязаны их исполнять.

«Большинство организаций и ИП являются работодателями, поэтому обязаны разрабатывать ЛНА. Об этом сказано в статье 309.2 ТК. Исключение — микропредприятия и некоммерческие организации (НКО), которые используют типовую форму трудового договора. Но и они должны разработать документ о временном переводе на дистанционную работу, если есть такой режим работы», — юрист Мария Головина.

Чтобы ЛНА имели юридическую силу, при разработке учтите следующие требования к ним.

Соответствуют закону и коллективному договору. Это значит, что они не могут ухудшать положение сотрудников — только улучшать. Например, согласно статье 153 ТК, работу в выходные дни оплачивают в двойном размере. Значит, в ЛНА нельзя прописать оплату по обычной ставке, а в тройном размере можно.

Согласованы с профсоюзом. Если в компании есть профсоюз, сначала согласуйте проект ЛНА с ним. Об этом говорится в статье 8 ТК. Если профсоюза нет, решите сами, что именно прописать во внутренних документах.

Составлены в письменном или электронном виде. ЛНА оформите в виде письменного документа. Если применяете электронный документооборот — в виде электронного. Устные указания начальника, которые противоречат утверждённым ЛНА, сотрудники не должны выполнять.

Применяются многократно. ЛНА используйте постоянно, до тех пор, пока не отмените их или не внесёте изменения. Например, если у вас есть регламент аттестации сотрудников, нельзя во время одной проверки соблюдать его, а во время следующей — руководствоваться специально изданным приказом.

ЛНА оформляются в виде устава, положения, инструкции, правил, регламента, графика, порядка, приказа, распоряжения. Формат выбирает работодатель. Например, основные требования к сотрудникам пропишите в уставе или правилах внутреннего распорядка, время отпусков — в графике отпусков, правила пользования комнатой отдыха — в приказе.

Есть документы, которые оформлять обязательно. Есть такие, которые можете разработать по желанию — например, чтобы лучше организовать работу, защитить себя от конфликтов с работниками и утечки конфиденциальной информации.

По закону у работодателя должны быть следующие ЛНА.

Правила внутреннего трудового распорядка согласно статье 189 ТК. Пропишите, во сколько начинается и заканчивается рабочий день, когда возможны перерывы, как работают по сменному графику, что обязан делать сотрудник и какие у него права, что считается нарушением и что за него будет.

Регламент обработки персональных данных согласно статье 86 ТК. В документе уточните правила обращения с личными сведениями о сотрудниках, клиентах и контрагентах внутри организации. Например, ф. и. о., номером телефона, паспортными данными, ИНН.

Правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, инструкции по технике безопасности согласно статье 214 ТК. Пропишите, как проводить инструктаж, как безопасно работать, какие есть источники опасности, что делать при чрезвычайной ситуации, как использовать средства индивидуальной защиты.

Штатное расписание согласно статье 57 ТК. В документе отразите структуру фирмы, численность сотрудников, должности и оклады, возможные доплаты и премии.

Табель учёта рабочего времени согласно статье 91 ТК. Отмечайте, сколько часов отработал каждый сотрудник, когда был в отпуске, на больничном или отсутствовал по другим причинам.

График отпусков согласно статье 123 ТК. В нём укажите, в какое время работники уходят в ежегодные отпуска.

Положение об оплате труда и премировании согласно статье 135 ТК. Пропишите, как начисляется заработная плата, премия и другие дополнительные выплаты.

Положение о переводе на дистанционную работу согласно статье 312.9 ТК. В документе укажите, какие должности и при каких условиях переводят на удалёнку, в какой срок уведомляют работника, какие рабочие инструменты ему передают, как фиксируют время работы.

Остальные ЛНА оформляют по желанию, чтобы урегулировать конкретный процесс в организации. Вот примеры необязательных документов.

Должностные инструкции. Укажите, какое образование должно быть у сотрудника, что входит в его обязанности, какие правила он должен соблюдать, кому подчиняется, какой режим работы. Для каждой должности составьте отдельный документ.

Положение о коммерческой тайне. Пропишите, какая информация в организации считается коммерческой тайной, как её защищать, кто отвечает за её сохранность, что делать в случае утечки, какое наказание за разглашение.

Положение о кадровом электронном документообороте (КЭДО). Если используете КЭДО, создайте отдельный документ с правилами работы в системе. Пропишите в нём, у кого есть доступ, как создавать, хранить и обмениваться электронными документами.

Положение о служебных командировках. Пропишите, как оформлять и оплачивать командировки, возмещать расходы, какие права и обязанности у командированных, как им вести отчётность.

Положение о медосмотрах. В документе укажите, как часто работники проходят медицинские обследования, для кого они обязательны, кто за это отвечает, какие документы надо оформить.

В организации могут быть и другие нормативные акты.

Напишите текст ЛНА. Поручите ответственному сотруднику или отделу разработать текст документа. Например, отделу кадров, бухгалтерии или специалисту по охране труда.

Согласуйте документ. Покажите проект ЛНА подразделениям, которые могут быть задействованы при его реализации. Например, положение о сменном графике работы разработал отдел кадров, а юридический отдел проверяет, соответствует ли текст законодательству. В черновике или на специальном листе согласования руководитель юротдела ставит визу. Если есть дополнения, он передаёт их в письменном виде.

Если в компании есть профсоюз, согласуйте документ с ним. В течение пяти рабочих дней тот составляет ответ в письменной форме и передаёт работодателю. Если профсоюз предлагает правки, рассмотрите их. Принимать их необязательно — можно утвердить первоначальный вариант ЛНА, но профсоюз потом сможет его оспорить в трудовой инспекции или суде. Об этом сказано в статье 372 ТК.

Утвердите приказом руководителя. Руководитель организации ставит подпись утверждения в документе и издаёт соответствующий приказ. Затем зарегистрируйте документ в специальном журнале учёта, присвойте ЛНА уникальный номер.

ЛНА вступает в силу с даты его утверждения. Прекращает действие, когда истёк срок, документ отменили или утвердили другой. Об этом сказано в статье 12 ТК. Например, когда продавца приняли на работу, была одна должностная инструкция. Затем её изменили — с этого момента надо руководствоваться новыми правилами.

Ознакомьте сотрудников под роспись. Дайте работникам, которых касается этот документ, прочитать ЛНА. После этого они ставят подпись на листе ознакомления или в журнале учёта. Об этом говорится в статье 22 ТК. Если сотрудник не расписался, его нельзя наказать на нарушение правил, которые содержатся в документе. Новый работник знакомится с ЛНА, когда устраивается на работу.

Периодически вносите изменения. В законодательстве не сказано, как часто надо обновлять ЛНА, — делайте это по необходимости. Например, положение о премировании — если изменились условия оплаты труда, штатное расписание — если появились новые должности.

Если необязательный ЛНА устарел, можете отменить его. Обязательный можете только изменить. Порядок изменения и отмены такой же, как и при утверждении ЛНА. Устаревший документ отправьте в архив, об этом сказано в приказе Росархива № 236.

Локальные нормативные акты — документы, принятые и действующие в конкретной организации. Это могут правила внутреннего распорядка, график отпусков, положение об оплате труда или командировках.

К обязательным ЛНА относятся правила внутреннего трудового распорядка, регламент обработки персональных данных, правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, инструкции по технике безопасности, штатное расписание, график отпусков, положение об оплате труда и премировании, переводе на дистанционную работу.

Локальный нормативный акт (ЛНА) устанавливает общие правила труда работников, их права и обязанности. Например, штатное расписание или положение о коммерческой тайне.

Организационно-распорядительный документ (ОРД) используют для организации текущей работы. Например, приказ о назначении ответственного за охрану труда или распоряжение об инвентаризации.