Какие документы необходимы для оформления командировочных расходов?

Ответы

• Лучшие
• Новые

• Екатерина Абрамова

  Эксперт

  Добрый день!

  Работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с командировкой: суточные и иные командировочные расходы, в частности, расходы на проезд, найм жилого помещения и другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации. Перечень командировочных расходов, которые нужно компенсировать сотруднику, указан в части 1 статьи 168 ТК, пунктах 11, 12 и 22 положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Вот этот перечень:

  • расходы на проезд;
  • расходы на проживание;
  • суточные;
  • иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

  Порядок их компенсации работодатель устанавливает в своих локальных актах, например в положении о командировках (ч. 4 ст. 168 ТК). Для обоснования командировочных расходов необходимо оформить следующие документы:

  1. Приказ на командировку. Приказ о направлении в командировку на руководителя организации вправе подписывать сам руководитель. Правомерность такого подхода подтверждает письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ. Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте в приказе о направлении сотрудника в командировку.

  2.Служебная записка. Служебную записку необходимо оформить, если:

  • сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте.
  • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке.

  В первом случае фактический срок пребывания в месте командирования сотрудник указывает в служебной записке, которую он представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.

  Во втором случае сотрудник оформляет служебную записку, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования. Служебную записку сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

  3. Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему — подтверждают расходы сотрудника в командировке.

  К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.; - ксерокопии загранпаспорта — с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке. Что касается возмещения командировочных расходов на учредителя, то т.к. он не штатный сотрудник на него не распространяются гарантии и компенсации по ТК, в том числе в связи с командировкой. В 1С: Бухгалтерия предприятия расходы, связанные с командировкой оформляются авансовым отчетом. В случае возникновения вопросов, Вы можете обратиться за консультацией по телефону +7 968 065 7755 (WhatsApp, Telegram), электронной почте info@econom-fin.ru. Буду рада помочь!

  С уважением, Екатерина

  Ответить

  Ответить

  Екатерина,

  Отправить
• Ирина ​​Рек

  Добрый день!

  В 1С, в разделе банк и касса, создается авансовый отчет, с выбором операции отражения командировочных расходов, если оплата идет за наличный расчет или с карты. Если по безналичному расчету, проводите через поступление акт/счет-фактура/УПД. Подотчетное лицо — директор организации предоставляет чеки (наличный расчет) на проживание в отеле, также оформляются суточные выплаты в сумме 700 рублей в сутки по РФ (не облагается НДФЛ и страховыми взносами), можно и выше поставить, но нужно будет свыше 700 рублей уже платить НДФЛ и взносы. По учету бензина (ГСМ), к сожалению, без путевого листа не списать его в затраты, так как именно путевой лист является первичным документом для списания ГСМ. Также будет необходимо издать приказ на командировку.

  Ответить

  Ответить

  Ирина,

  Отправить