Ночная погрузка, сборный груз, иностранный экспедитор: разбираем кейсы бизнеса по ЭПД

С 1 сентября товарно-транспортную накладную заменяет ЭТрН, которая также совмещает функции УПД. Электронная накладная — не единый документ. Она состоит из четырёх обязательных файлов в формате xml (они же титулы или разделы) и четырёх опциональных. Каждый участник перевозки создаёт свой раздел.

Разделы заполняют последовательно: нельзя пропустить второй и перейти сразу к третьему. Каждый титул передаётся операторами ЭПД в ГИС ЭПД.

Участники перевозок подписывают титулы КЭП на токене. Её можно заменить мобильной подписью в Госключе. В некоторых системах ЭПД титулы 2 и 4 перед перевозчиком подписывает водитель простой электронной подписью.

В исключительных случаях Минтранс разрешает оформлять электронные перевозочные документы на бумаге. К ним относится работа в местах без интернета, в том числе из перечня в распоряжении правительства № 1855-р. Если работаете на территории из списка, оформляйте бумажные ЭПД.

До 1 марта 2027 года штрафовать за отсутствие ЭПД не будут. Можете подписать электронные документы по перевозке позже, а инспектору или контрагенту показать дублирующую бумагу. Но отсутствие штрафов не освобождает от обязанности оформлять документы электронно, поскольку официальной позиции ФНС по поводу приёма бумажных аналогов нет.

До 1 сентября 2027 года водителей без QR-кода электронной транспортной накладной штрафовать не будут. Тем не менее, инспектору стоит показать накладную в приложении или её бумажную копию. Если на месте погрузки или отгрузки нет интернета, пусть водитель оформляет бумажную накладную.

Есть исключения, когда вместо электронной транспортной накладной можно оформить бумажную. Совпадение грузоотправителя и грузополучателя в одном лице — одно из них. Например, когда грузоотправитель нанимает перевозчика для перемещения собственного груза.

Аренда автомобиля с экипажем — это не услуга перевозки. Вы арендуете машину по договору и везёте на ней свой груз: электронная накладная не нужна. Ситуация меняется, если берёте в аренду авто с экипажем для коммерческой перевозки — в таком случае ЭТрН придётся оформить.

Сотрудникам ГИБДД рассказывают, как работать с электронными документами. Но если всё же остановили и требуют ЭТрН, пусть водитель спокойно объяснит ситуацию, покажет договор аренды. Можно прямо ссылаться на постановление правительства № 2200. Если ГИБДД настаивает, запросите письменное пояснение в формате протокола.

Международные перевозки регулируются международными договорами. Если груз идёт единым международным рейсом по одному договору перевозки, CMR-накладная — международная товарно-транспортная накладная. Подтверждает заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом между странами.CMR-накладная покрывает весь путь, в том числе по России. ЭТрН нужна, только если перевозка по России оформлена как самостоятельная по отдельному договору.

Надо смотреть на договор между региональным оператором по обращению с ТКО и перевозчиком. Обычно это договор оказания услуг по транспортировке твёрдых коммунальных отходов. Если у вас такой, электронную транспортную накладную оформлять не надо, потому что договора перевозки груза нет.

Если с регоператором заключён договор перевозки автомобильным транспортом, оформите ЭТрН и соблюдайте процедуру передачи груза перевозчику, а он, в свою очередь, будет следить за сохранностью груза.

Если курьер везёт посылку на велосипеде или несёт в рюкзаке, это не считается перевозкой груза автомобильным транспортом, ЭТрН не нужна. Но когда курьерская служба возит партии грузов на авто, даже мелкие, это уже перевозка, для которой надо оформить электронную накладную.

Нормы для груза устанавливают и курьерская служба, и государство. Габариты и допустимый вес груза к перевозке определяет курьерская служба, требования по безопасности и правила перевозки опасных грузов — государство. Лучше обсудить детали перевозки с вашей курьерской службой.

Если выполняете техническую эвакуацию, а не коммерческую перевозку автомобилей как груза, менять договор с 1 сентября не надо. Электронную транспортную накладную тоже оформлять не нужно: договор перевозки груза не заключён.

Агент, который находит попутную наёмную машину, не принимает груз во владение, а значит, в формировании ЭПД не участвует. Сценарий оформления документов такой:

Укажите в электронной транспортной накладной обобщённое наименование груза. Важно, чтобы по документу однозначно определялись:

Если хотите отразить больше информации о содержимом, в поле «Сопроводительные документы» укажите реквизиты УПД по грузу: там товар перечисляют подробнее.

При погрузке и разгрузке водитель может оставить комментарии по состоянию груза в соответствующих титулах электронной накладной. Ещё есть вариант составить акт об установлении расхождения по количеству и качеству в свободной форме, загрузить его в систему оператора ЭДО и подписать ЭП. Обычно операторы совмещают функции по ЭДО и ЭПД, поэтому обмениваться первичными и транспортными документами получается в одном окне.

Стоимость перевозки отражается:

Поля «Срок оплаты» в перевозочных документах нет. Сроки и порядок взаиморасчётов регулируются договором перевозки или транспортной экспедиции.

Ещё до перевозки в ЭЗЗ прописывают стоимость, указанную в договоре перевозки. Цена может измениться, поскольку ситуацию на дорогах предсказать сложно.

Финальную стоимость фиксируют в ЭТрН. Происходит это так: после окончания перевозки и заполнения четырёх обязательных титулов перевозчик формирует титул 5. В сервисе «Транспортный ЭДО» от Точка Банка он нажимает кнопку «Запросить оплату». Когда перевозчик указал финальную стоимость и подписал документ, он уходит грузоотправителю на согласование. Грузоотправитель создаёт титул 6 ЭТрН и пишет банковские реквизиты.

С 1 сентября трудовое законодательство меняется, но нанимать водителей по гражданско-правовому договору не запретили. Важно, чтобы он не подменял трудовой договор, иначе компанию привлекут к административной ответственности, оштрафуют и заставят заплатить за водителя как за сотрудника.

Надо подробнее разбирать сценарий, по которому вы работаете. Если речь идёт о перевозчике, это может быть и юрлицо, и ИП. Предприниматель сам совершает рейс и подписывает ЭПД как перевозчик. С ним заключают гражданско-правовой договор перевозки груза.

Зависит от оператора ЭПД. Если водитель не участвует в подписании, достаточно заверить титулы 2 и 4 электронной накладной как перевозчик своей КЭП или НЭП в Госключе.

Если у вашего оператора ЭПД водитель участвует в процессе, сначала подпишите ЭТрН простой электронной подписью, а затем КЭП или НЭП Госключа как перевозчик.

В Точка Банке перевозчик может оформить для водителя МЧД, чтоб он сам проводил подписание. Для водителей создан отдельный личный кабинет, где он может подписывать титулы 2 и 4 Госключем.

С перевозочными документами работают только участники перевозки. Экспедитор, который не принимает груз во владение, работает по агентскому договору или организует перевозку, в оформлении транспортной накладной не участвует. В ЭТрН первый титул подписывает грузоотправитель, второй — перевозчик, третий — грузополучатель, последний четвёртый — перевозчик.

Экспедитор должен подписать ЭТрН в момент передачи груза перевозчику, даже если это происходит ночью, иначе нарушится порядок оформления документа. Переводить компанию в круглосуточный режим необязательно: достаточно перестроить процессы в компании. Например, отправить одного сотрудника с доступом к мобильному приложению, с электронной подписью и МЧД на место погрузки ночью.

Ещё ответственный сотрудник может подписать титул днём в рабочее время, а автомобиль отправится на погрузку ночью. Срок на оформление документов в законе не прописан, участники договариваются сами. Но у этого варианта есть риски, заранее согласуйте его с контрагентом.

Лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП), — это бригада грузчиков и водитель транспортной компании, которые фактически загружают груз в автомобиль. Они принимают груз, укладывают и закрепляют оборудование, передают всё перевозчику. Сложностей тут нет: грузополучателем и ЛОП может быть одна и та же компания.

Экспедитор в этом сценарии выступает организатором доставки. Если он правильно оформил документы и принял груз во владение, заполняет первый титул ЭТрН и несёт ответственность за груз до конца маршрута.

Важно смотреть на страну грузоотправителя и грузополучателя. Если хотя бы один из них иностранец, вместо электронной транспортной накладной можно оформить бумажную.

Иностранный экспедитор сам становится грузоотправителем, когда принимает груз — в таком случае ЭТрН не нужна. Если экспедитор груз не принимает и не отвечает за него во время перевозки, играет роль только страна грузоотправителя и грузополучателя.

Если в одной машине везут товары от нескольких грузоотправителей, это называется сборный груз. На каждого отправителя нужно оформить отдельную электронную транспортную накладную. Записать весь груз в одну ЭТрН не получится технически, закон это тоже запрещает.

Электронные документы оформляют в два этапа:

Когда перевозчик один и отправитель один, количество электронных транспортных накладных равно количеству машин и получателей в перевозке. На одно транспортное средство приходится одна ЭТрН.

В сервисе Точка Банка у перевозчика есть три способа подписать электронную транспортную накладную:

Ещё один вариант — оформить машиночитаемую доверенность на водителя. Тогда он сможет подписывать ЭТрН в своём личном кабинете с помощью НЭП Госключа.

Зависит от конфигурации 1С и возможностей оператора ЭПД. Некоторые позволяют обмениваться документами с ГИС ЭПД прямо из учётной системы за счёт бесшовной интеграции или дополнительных модулей. Ещё есть решения для синхронизации и выгрузки документов.

Первичные документы и документы на оплату передаются через оператора ЭДО, электронные перевозочные документы — через оператора ЭПД. Это разные роли, хотя часто одна и та же компания одновременно выполняет функции и оператора ЭДО, и ЭПД, предлагает сервисы для работы с обоими типами документов.