Отказное письмо подтверждает, что товару не нужны сертификат или декларация соответствия. Его часто запрашивают маркетплейсы, хотя по закону оформлять такой документ не обязательно.
Чтобы получить письмо:
- Обратитесь в центр по сертификации, который оформляет отказные письма. Убедитесь, что он есть в реестре Росакредитации.
- Передайте данные о товаре: название, характеристики, код ТН ВЭД и другую информацию.
- Специалисты центра проверят характеристики и оформят документ. Обычно это занимает 1−3 рабочих дня и стоит от 3 000 до 8 000 рублей.
Когда нужно отказное письмо
В России действуют две системы сертификации:
- по постановлению правительства № 2425;
Если товар, который вы решили продавать на маркетплейсе, есть в этих документах, значит, на него нужно оформлять декларацию или сертификат. Для одних товаров нужен сертификат или декларация Подтверждает, что товар соответствует единым стандартам стран ЕАЭС.ТР ТС, для других — Государственный стандарт, который устанавливает требования к товарам.ГОСТ Р, а для отдельных категорий — свидетельство о государственной регистрации (СГР).
Для остального оформляют отказное письмо: оно подтверждает, что товару не нужны сертификат и декларация. Получить его могут зарегистрированные в России юридические лица, ИП и самозанятые.
Например, сертификаты и декларации нужны, чтобы продавать:
- детские игрушки;
- медицинские изделия;
- посуду;
- одежду первого слоя;
- предметы личной гигиены.
Отказного письма достаточно для торговли:
- аксессуарами для волос;
- бижутерией;
- ёлочными украшениями;
- зонтами и зеркалами;
- бумагой и канцелярией.
Ещё товар можно сертифицировать добровольно. Некоторые селлеры так делают, чтобы повысить доверие к своей продукции, но это долго и дорого, поэтому чаще всё-таки оформляют отказное письмо.
Как выглядит отказное письмо
Единого бланка образца отказного письма нет, обычно его составляет на своё усмотрение аккредитованная организация.
В документе должны быть:
- Информация об аккредитованной организации, которая выдала письмо.
- Информация о заявителе.
- Дата составления и номер письма.
- Информация о товарах, которые не подлежат сертификации, с кодами.
- Обоснование: ссылки на постановления и регламенты.
Какое отказное письмо оформить для товара
Чаще всего продавцам на маркетплейсах нужно отказное письмо от органа по сертификации. Но для некоторых категорий товаров могут понадобиться документы от МЧС, Роспотребнадзора, Росздравнадзора или для таможни. Какое нужно письмо, зависит от назначения и характеристик товара.
Пример. Массажёр для снятия напряжения после тренировки можно принять за медицинское изделие, но это обычный бытовой товар. Если производитель не заявил лечебных свойств и товар не относится к медицинским изделиям, можно оформить отказное письмо Росздравнадзора. Оно подтвердит, что государственная регистрация не нужна.
Как определить, какое отказное письмо нужно
| Вид отказного письма | Когда нужно | Примеры товаров |
|---|---|---|
| От органа по сертификации | Товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Именно это письмо чаще всего запрашивают маркетплейсы | Декоративные наклейки, сувенирные магниты, открытки, блокноты, ёлочные украшения |
| Для таможенного оформления | Вы ввозите товар из-за границы и нужно подтвердить, что для него не требуются сертификат или декларация соответствия | Сувениры, декоративные изделия, аксессуары для дома |
| От МЧС | Чтобы подтвердить, что товар не подлежит обязательной оценке соответствия требованиям пожарной безопасности | Стеклянные вазы, керамические горшки, металлические статуэтки, декоративные зеркала |
| От Роспотребнадзора | Чтобы подтвердить, что товару не нужен сертификат пожарной безопасности | Декоративные свечи, сувениры, предметы интерьера, фоторамки |
| От Росздравнадзора | Товар похож на медицинское изделие, но не относится к ним и не требует регистрации | Массажные ролики, ортопедические подушки без медицинского назначения, фитнес-эспандеры, кинезиологические тейпы |
Подпишитесь на нашу рассылку
Как получить отказное письмо для Ozon и Wildberries
По закону селлеры не обязаны получать отказные письма, но маркетплейсы рекомендуют их оформлять. Площадка может запросить документы по требованию покупателя или контролирующих органов. Селлер обязан прислать сертификат, декларацию или отказное письмо в течение 3-х дней, иначе товар заблокируют до тех пор, пока продавец не предоставит документы.
«На Wildberries, Ozon и Мегамаркете документы на товар при регистрации не просят, но могут потребовать в любой момент. Если товару не требуется декларация или сертификат, то маркетплейс просит предоставить добровольный сертификат соответствия или отказное письмо. Яндекс Маркет же проверяет документы ещё до того, как магазин начнёт работу на площадке.
У одного из наших клиентов на Ozon запрашивали не отказное письмо, а сертификат. Клиент по техническим причинам не успел предоставить его в течение 3-х дней, и карточку товара скрыли. После предоставления документа её вновь открыли», — Павел Иванов, гендиректор и основатель технологического партнёра маркетплейсов B2basket.
При создании карточки маркетплейс сам подскажет, что на товар нужен КИЗ (код в системе «Честный знак»), а значит, и сертификат или декларация. Но подсказок не будет, если вы уже продаёте товар, который раньше не подлежал маркировке, а теперь его нужно маркировать. Поэтому самостоятельно отслеживайте изменения и своевременно оформляйте документы.
Если вы продаёте продукцию российской компании, запросите отказное письмо у производителя.
Если продаёте товар иностранного производства или производите сами, оформите документы самостоятельно. Чтобы понять, нужен ли товару сертификат, декларация или отказное письмо, проверьте требования к своей категории продукции.
«При оформлении могут быть сложности из-за неправильной классификации товара. Например, вы считаете, что достаточно отказного письма, но с учётом состава или возрастной категории оказывается, что нужен сертификат. В таком случае маркетплейс может запросить другой документ и приостановить продажу товара до устранения нарушения», — Михаил Болдырев, научный руководитель АНО «Национальный центр платформенной экономики».
Разобраться в требованиях без специальных знаний сложно, поэтому проще обратиться в центр по сертификации. Там проконсультируют, помогут с оформлением документов и передадут их в орган по сертификации. Именно он проверяет информацию о товаре и выдаёт отказное письмо.
Стоимость отказного письма от 3 000 до 8 000 рублей, зависит от конкретного центра. Срок оформления — от 1 до 3 дней.
Список документов для получения письма у разных центров отличается. Обычно просят такие:
- Заявление по форме центра сертификации.
- Реквизиты заявителя.
- Учредительные документы.
- Наименование товаров и коды ТН ВЭД и ОКПД 2, если вы смогли их определить сами.
- Сведения о товарах: технические характеристики, фото, этикетка, артикулы, торговая марка.
- Печать центра и подпись их эксперта.
Проверьте аккредитацию центра по сертификации
Перед обращением в центр по сертификации убедитесь, что организация есть в реестре Росаккредитации:
- название совпадает с данными в реестре;
- аккредитация действует;
- у организации есть право работать с вашей категорией товаров.
Если центра нет в реестре или его аккредитация приостановлена, маркетплейсы могут не принять отказное письмо.
Сколько товаров можно включить в отказное письмо и как долго оно действует
Отказное письмо можно получить только на одно юридическое лицо.
Некоторые центры по сертификации устанавливают ограничения по количеству позиций: например, до 20 товаров. «Если у вас 200 разных позиций, орган по сертификации может ограничить количество товаров в одном отказном письме. На оставшиеся придётся оформлять отдельные документы, что увеличит расходы. Поэтому заранее уточните, сколько товаров можно включить в одно письмо, и подготовьте полный список продукции», — Сергей Иванов, селлер, основатель группы компаний «Аматус».
Отказные письма бессрочные, действуют до изменений в законодательстве о сертификации. Оформите новый документ, если у вас изменилось юридическое лицо и реквизиты или расширился ассортимент товаров.
Пример. ИП продаёт на Wildberries заколки для волос. Он получил в аккредитованном центре отказное письмо и добавил его в личном кабинете селлера ещё до того, как сделал первую поставку на склад маркетплейса.
Через полгода он решил добавить в свой ассортимент ещё и резинки для волос. Категория товаров одна — аксессуары для волос, но позиции разные, значит, нужно новое отказное письмо. Два варианта: получить отдельное отказное письмо на резинки или получить новое письмо с указанием и заколок, и резинок.
Что будет, если не оформить отказное письмо
Если товар не нужно обязательно сертифицировать или декларировать, отсутствие отказного письма само по себе — не нарушение. Но если маркетплейс запросит документ, без него могут возникнуть проблемы:
- Карточку товара заблокируют. Маркетплейс может временно скрыть товар из каталога или ограничить продажи, пока вы не предоставите документы.
- При проверке к вам будут вопросы. Если вас попросят объяснить, почему товар продаётся без сертификата или декларации, отказное письмо подтвердит, что эти документы для него не нужны.
Проверьте отказное письмо перед отправкой на маркетплейс. Название товара, бренд, артикул и характеристики в письме должны совпадать с информацией в карточке. Если в нём есть ошибки или данные не совпадают, площадка может не принять документ и запросить новый.
Как загрузить отказное письмо на маркетплейс
Добавьте отказное письмо через личный кабинет продавца. Порядок действий зависит от площадки, но обычно схема похожая:
- Отсканируйте отказное письмо или сохраните его в электронном виде. Проверьте, чтобы на документе были хорошо видны номер, дата, данные организации и перечень товаров.
- Загрузите документ в раздел с сертификатами на товар. Найти его можно в карточке товара или в настройках разрешительной документации.
- Укажите данные документа: номер письма, дату выдачи, организацию, которая его оформила, и срок действия.
- Отправьте документ на проверку. После проверки маркетплейс подтвердит или попросит исправить данные.
- Добавьте скан отказного письма в карточку товара. Это поможет повысить лояльность покупателей.
Типичные ошибки при оформлении отказного письма
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Письмо оформили не на то юрлицо или ИП | Маркетплейс может не принять документ, если данные продавца не совпадают с данными в отказном письме | Указывайте в заявлении то же ИП или компанию, которые будут размещать товар на маркетплейсе |
| Выбрали недостоверный сертификационный центр | Документ могут признать недействительным или не принять при проверке | Проверяйте организацию в реестре аккредитованных лиц Росаккредитации |
| Неверно указали товар | Письмо не будет действовать с вашей продукцией | Указывайте точное название товара, модель, артикул, бренд и характеристики |
| Не проверили, нужно ли вообще отказное письмо | Можно потратить деньги на документ, который не нужен, или получить письмо вместо обязательного сертификата | Перед оформлением проверьте требования к вашей категории товара или обратитесь в орган по сертификации |
| Загрузили на маркетплейс старый или неподходящий документ | Площадка может отклонить документ или запросить новый | Проверьте дату выдачи, данные продавца и соответствие информации в письме карточке товара |
| Оформили одно письмо на слишком разные товары | У маркетплейса могут возникнуть вопросы, если в одном документе указаны товары с разными характеристиками | Включайте в одно письмо товары только одной категории с похожими характеристиками |
Частые вопросы об отказных письмах для маркетплейсов
Можно ли использовать одно отказное письмо на нескольких маркетплейсах?
Да, если письмо оформлено на ваше юрлицо или ИП и содержит данные о нужных товарах.
Сколько товаров можно включить в одно отказное письмо?
Закон не ограничивает количество товаров, которые можно указать в одном отказном письме. Но некоторые сертификационные центры могут устанавливать собственные ограничения по числу позиций в одном документе. Обычно в одно письмо включают товары одной категории или с одинаковым назначением.
Можно ли оформить отказное письмо самостоятельно?
Нет, отказное письмо оформляет орган по сертификации или сертификационный центр. Продавец самостоятельно собирает необходимые сведения о товаре и передаёт их для подготовки документа.
Нужно ли отказное письмо для импортного товара?
Да, если маркетплейс или таможня запросят подтверждение, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию.
Как часто нужно обновлять отказное письмо?
У отказного письма нет срока действия. Его нужно обновить, если изменились требования законодательства, характеристики товара или данные продавца.
Чем отличается орган по сертификации от центра по сертификации
Орган по сертификации проверяет товар и выдаёт официальные документы о соответствии требованиям, например, сертификаты или декларации.
Центр по сертификации помогает оформить эти документы: консультирует, собирает данные о товаре и передаёт их в нужные организации.