Какие документы оформить, если продаёте товар

Первичные бухгалтерские документы — это документы, которые подтверждают произошедший факт хозяйственной жизни и содержат обязательные реквизиты.

По  402-ФЗ каждую операцию и сделку компания должна оформлять первичным документом. Это нужно, чтобы регулярно записывать и собирать информацию об имуществе, обязательствах, доходах и расходах бизнеса, а потом подводить итоги работы.

Также первичные документы нужны компании, чтобы отчитаться перед налоговой, если есть сомнения в реальности сделки, пройти таможню при импорте или отстоять интересы в суде. То есть везде, где компания должна показать, когда и что сделала, в каких объёмах и за какую стоимость.

Обычно компании используют старые формы, потому что это не запрещено и ничего не нужно придумывать. Но какие бы формы вы не выбрали, закрепите перечень и правила документооборота внутренним приказом компании, чтобы сотрудники использовали правильные документы в работе, знали кому, когда и в скольких экземплярах их передавать.

Есть первичные документы, которые нельзя самостоятельно разрабатывать — это бланки строгой отчётности, приравненные к кассовому чеку. Например, посадочные и проездные талоны, билеты, квитанции, путёвки.

Компания должна хранить первичные документы не менее 5 лет.

Одновременно с первичными документами компании оформляют и другие бумаги, которые часто считают первичными. Например, это договор и счёт на оплату — часто они есть в пакете документов на куплю-продажу товара. На деле это документы, но не первичные, потому что отражают только намерение на сделку и предложение её оплатить, а не произошедшее событие. Но есть исключения, поэтому ниже расскажем о договоре и счёте подробнее.

Счёт-фактура тоже не первичный документ — он нужен только для НДС, то есть это налоговый документ. И его оформляют не на каждую сделку.

Чтобы разобраться, кто, когда, как и в скольких экземплярах оформляет документы, рассмотрим наиболее частую ситуацию — продажа товара.

Пример. У Василия ООО на общей система налогообложения. Он договорился с Сергеем о поставке 100 одеял и 200 подушек с оплатой 30% предоплата и 70% после получения товара. Доставку Василий организовал за свой счёт до склада Сергея. Расскажем ниже, какие документы они оформили.

Документы при продаже товара составляет поставщик. Василий оформил договор поставки и счёт на оплату, когда заключал сделку с Сергеем. При отгрузке оформил товарную накладную и счёт-фактуру. Дополнительно приложил разрешительную документацию на товар.

Чтобы доставить груз Сергею, Василий заключил договор с транспортной компанией. На перевозку оформил транспортную накладную и доверенность водителю-экспедитору.

Расскажем об основных документах — договоре на поставку, счёте на оплату, товарной накладной и счёте-фактуре.

Договор — это документ, в котором продавец и покупатель фиксируют условия поставки: что и когда поставить, как и кому передать, когда оплатить, а также что будет, если нарушить эти условия. Без него сложно отстоять свою правоту, если что-то пойдёт не так при поставке. Например, если покупатель оплатит только часть товара или поставщик поставит не тот товар.

По какой форме оформлять. По закону договор нужно составить в письменной форме, если продавец или покупатель юридическое лицо. Единой формы документа нет, есть образцы, которые кто-то уже использовал. Можете взять образец договора за основу и изменить под себя, но не рекомендуем брать его под копирку — в каждой сделке свои условия и ограничения, и они могут меняться со временем.

Сколько экземпляров. К количеству экземпляров нет требований. Обычно составляют столько штук, сколько участников сделки. Если подписываете договор поставки только между покупателем и продавцом, составьте два экземпляра.

Главное в договоре — существенные условия, без них документ не считается заключённым. В законе нет перечня условий, сказано только, что это предмет договора и все условия, по которым стороны должны договориться. То есть из договора должно быть понятно, что за сделка и как участники её исполняют. Например, для договора поставки существенными будут предмет, сроки и условия доставки, а также условия оплаты.

Это существенное условие договора, поэтому важно точно описать товар: наименование, модель, вес, размер, количество, где используется.

У Василия большой перечень продукции, поэтому он вынес описание в спецификацию. В договоре раздел выглядит так:

В этом разделе нужно прописать цену товара, общую стоимость заказа и сроки, в которые покупатель должен заплатить.

Василий поставляет Сергею разные по названию и стоимости одеяла и подушки, поэтому цену каждой единицы продукции он указал в спецификации с описанием товара.

Ещё в стоимость товара включён НДС, если продавец плательщик налога. Поэтому пропишите, по какой ставке платите налог — 10 или 20%, а также итоговую стоимость товара с НДС. Если применяете упрощённую систему налогообложения, напишите в договоре, что продаёте товар без НДС.

Укажите, кто поставляет товар, в какие сроки, откуда и куда. Обычно поставку организовывает поставщик своим транспортом или наёмным.

Василий прописал в договоре так:

Важно в договоре указать, в какой момент права на товар переходят к покупателю. Это убережёт от неопределённости и споров. После перехода права собственности покупатель может законно распоряжаться товаром: продавать, сдавать в аренду, перерабатывать. А поставщик до перехода права собственности может требовать вернуть товар, если оплата за него не поступит.

Срок действия договора можно обозначить по-разному, в зависимости от условий сделки: поставить конкретную дату или прописать событие, после которого действие договора заканчивается. Например, Василий прописал, что договор прекращает действовать после полной оплаты товара покупателем.

Для разовых и пробных сделок можно составить простой договор на одну страницу. Это договор-счёт-акт в одном. Такой бумагой можно одновременно прописать условия сотрудничества, подтвердить поставку и определить, сколько денег покупателю заплатить.

Как правильно составить такой договор, почитайте в нашей статье «Что такое счёт-договор и как его составить».

Счёт-договор может быть признан первичным учётным документом, если руководитель компании утвердит его, потому что бумагу составляют при совершении хозяйственной операции и договор содержит все обязательные реквизиты первичного документа.

Это необязательный документ — не нужно проводить в бухгалтерском учёте, не закрепляет никакой ответственности. Счёт только информирует покупателя, сколько и на какие банковские реквизиты платить, по какому договору, за какую поставку.

Сколько экземпляров. Достаточного одного экземпляра для покупателя.

Часто предприниматели оформляют счёт на оплату, потому что покупателю легче проводить оплату, а продавцу вести учёт поступивших денег. Если по одному договору несколько поставок и по каждой есть предоплата и постоплата, можно запутаться, какой платёж к какой поставке относить. А если оформлять счета на каждую оплату, легче без ошибок распределить платежи по поставкам.

По какой форме оформлять. Унифицированной формы нет, оформляйте в свободной форме.

По товарной накладной продавец отгружает товар и передаёт покупателю. Из-за этого накладную называют отгрузочным документом. Если стороны определят переход права собственности при передаче товара, то документ будет определять момент перехода собственности на товар.

Если ведёте электронный документооборот, используйте специальную форму товарной накладной.

Сколько экземпляров. Документ составляют в двух экземплярах. Один продавцу для списания товара и отражения выручки, другой покупателю для оприходования товара и отражения расходов.

Если в товарной накладной будут ошибки в наименовании продавца или покупателя, названии товара или стоимости, налоговая может полностью убрать у покупателя затраты на товар, и придётся доплачивать налог на прибыль. У поставщика меньше рисков — у него налоговая может спросить об общей стоимости и доначислить налог только с разницы. Поэтому проверяйте накладную перед отправкой, даже если печатаете её из программы.

На что смотрите в первую очередь.

Дата. В товарной накладной пять дат, но по закону дата составления документа должна быть обязательно. Она стоит рядом с номером накладной.

Стороны сделки. Правило такое: поставщик и покупатель должны быть написаны так, чтобы их можно было идентифицировать. Например, если в наименовании компании пропущена буква, а рядом стоит правильный ИНН и адрес регистрации, всё хорошо. А если написать сокращённо название компании и не поставить ни ИНН, ни адрес, будут споры с налоговой. Чтобы избежать противоречия, пишите наименование компании полностью, ИНН, адрес по ЕГРЮЛ, банковские реквизиты.

Если в сделке участвуют только продавец и покупатель, в графах «Грузоотправитель» и «Поставщик» укажите реквизиты продавца, а в графах «Грузополучатель» и «Плательщик» реквизиты покупателя.

Бывает, что товар отгружает не продавец и получает груз не покупатель, тогда укажите реквизиты каждого в соответствующей графе.

Товар, количество, стоимость. В табличной части товарной накладной укажите информацию о товаре: наименование, количество, единицы измерения, цену, сумму без НДС, сумму самого налога, если есть, и общую стоимость с учётом НДС.

Наименование товара пишите, как в договоре или спецификации. Нельзя указать только артикул без наименования и характеристик. Если будут различия, налоговая может усомниться, что вы отгрузили именно тот товар, который указан в договоре.

Василий в табличной части товарной накладной указал так.

Общая стоимость и количество товара должны совпадать со счётом-фактурой, чтобы у налоговой не было претензий к поставщику о размере выручки, а к покупателю о размере расходов.

Количество мест и масса товара, которые указаны в нижней части товарной накладной, должны быть такие же, как в транспортной накладной.

Если при приёме товара покупатель обнаружит брак или недостачу, ему нужно оформить акт о расхождениях и направить претензию поставщику, а товар оприходовать по факту.

Подписи. В заключительной части накладной обязательно должны быть подписи, фамилия и инициалы с расшифровкой должности ответственных за отгрузку, транспортировку и приём товара. Без них документ недействительный. Если накладная на бумаге, нельзя ставить факсимиле, лица должны расписаться сами.

Обговорите с покупателем порядок возврата подписанной товарной накладной и остальных документов, если они на бумаге. Обычно их передают через водителя-экспедитора, который доставлял товар, но это может быть и другой способ, например, экспресс-почта. Недостаточно обменяться сканами по емейлу — покупателю и продавцу для правильного учёта нужны оригиналы документов.

Счёт-фактура нужен покупателю, чтобы принять к вычету НДС. Это не первичный бухгалтерский документ, он не подтверждает передачу товара или услуг. В счёте-фактуре продавец отражает, сколько заплатит налога с продажи, а покупатель подтверждает бумагой вычеты.

Если продавец плательщик НДС, он оформляет счёт-фактуру в течение 5 календарных дней после отгрузки и регистрирует в книге продаж. Разрешено выписать счёт-фактуру одновременно с товарной накладной и передать покупателю вместе с товаром. За нарушение срока в законе никаких последствий нет, но лучше придерживаться 5 дней, чтобы избежать споров с налоговой.

По правилам заполнения счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах — по одному покупателю и продавцу.

По какой форме оформлять. Форму счёта-фактуры разрабатывает ФНС. Периодически служба обновляет отдельные реквизиты или меняет всю форму, поэтому следите за изменениями.

Василий платит НДС, поэтому оформил счёт-фактуру.

Счёт-фактуру и товарную накладную можно заменить одним универсальным передаточным документом. ФНС придумала УПД, чтобы у компаний было меньше бумаг. Часто предприниматели используют УПД при продаже товара, но документ можно использовать и при передаче имущественных прав, оказании услуг, выполнении работ.

По какой форме оформлять. Обязательной формы УПД нет, есть форма, которую рекомендует ФНС. Компания сама может выбрать, какие документы использовать: отдельно счёт-фактуру и первичный документ или вместо них УПД. Не будет ошибкой, если применять сразу всё, главное, порядок прописать в учётной политике. Также в УПД компания может добавлять свои реквизиты.

Сколько экземпляров. УПД продавец оформляет в двух экземплярах — себе и покупателю.

Так же, как в товарной накладной, в УПД должны быть подписи ответственных со стороны продавца при отгрузке товара и со стороны покупателя при приёмке товара. Без подписей документ недействительный.

Первичные бухгалтерские документы нужно оформлять в зависимости от деятельности бизнеса и вида операции. Если компания оказывает услуги, она оформит заказчику акт об оказании услуг или УПД. А если предприниматель купит оборудование, он оприходует основное средство по товарной накладной, которую даст продавец, оформит акт о приёме-передаче объекта основных средств и инвентарную карточку, чтобы ввести в эксплуатацию.

Утвердите учётной политикой, какие формы будете использовать в работе.

Основное отличие первичной документации от других документов, которые компания тоже оформляет, в том, что они подтверждают произошедшую операцию или сделку и содержат обязательные реквизиты. Например, счёт-фактура — не первичный бухгалтерский документ, потому что нужен покупателю только для вычета по НДС, документ не подтверждает передачу товара.

Счёт-фактура — это документ для учёта налога на добавленную стоимость. Продавец оформляет счёт-фактуру, когда что-то продаёт, например, товар или имущество. Так он показывает сумму налога, которую заплатит с продажи. Покупателю разрешено по счёту-фактуре принять к вычету НДС, который он заплатит, когда купит товар.

Универсальный передаточный документ объединяет в себе счёт-фактуру и первичный бухгалтерский документ, например, товарную накладную или акт об оказании услуг. То есть по нему продавец отгружает товар, а покупатель приходует продукцию и ставит к вычету НДС.

По счёту-фактуре покупатель только примет к вычету НДС.

Счёт — это документ, которым продавец информирует покупателя, сколько тот заплатить за товар или заказ. Этот документ необязательный, его можно не оформлять.

А счёт-фактура — это обязательный налоговый документ. Без него покупатель не сможет принять к вычету НДС.

По товарной накладной продавец передаёт покупателю товар, а по транспортной накладной передаёт товар транспортной компании.