Какие документы нужны для продажи товаров оптом, в розницу и на маркетплейсе

Первичные бухгалтерские документы подтверждают, что компания совершила операцию: продала товар, оказала услугу, получила или потратила деньги. В них должны быть обязательные реквизиты.

По  402-ФЗ каждую операцию и сделку компания должна оформлять первичным документом. Это нужно, чтобы регулярно записывать и собирать информацию об имуществе, обязательствах, доходах и расходах бизнеса, а потом подводить итоги работы.

Также первичные документы нужны компании, чтобы отчитаться перед налоговой, если есть сомнения в реальности сделки, пройти таможню при импорте или отстоять интересы в суде. То есть везде, где компания должна показать, когда и что сделала, в каких объёмах и за какую стоимость.

До 2013 года все компании обязаны были использовать типовые формы первичных документов. Сейчас это необязательно и можно разработать свои формы, главное, чтобы они содержали обязательные реквизиты:

Обычно компании используют старые формы, потому что это не запрещено и ничего не нужно придумывать. Но какие бы формы вы не выбрали, закрепите перечень и правила документооборота внутренним приказом компании, чтобы сотрудники использовали правильные документы в работе, знали кому, когда и в скольких экземплярах их передавать.

Ещё есть первичные документы, которые формируются с помощью контрольно-кассовой техники (ККТ). Это кассовые чеки и бланки строгой отчётности: посадочные и проездные талоны, билеты, квитанции, путёвки.

Компания должна хранить первичные документы не менее 5 лет.

Разные документы оформляются на разные виды операций. Какие-то бумаги создают только внутри компании, например, приказ о приёме на работу, а какие-то для проведения сделок с контрагентами. Чаще компании используют такие первичные документы:

Вместе с первичными компании оформляют и другие документы. Например, договор и счёт на оплату. Их часто принимают за первичку, но это не так. Договор фиксирует договорённости сторон, счёт — сколько и за что нужно заплатить. А первичный документ подтверждает, что операция уже произошла. Поэтому сами по себе они не подтверждают факт сделки. Но есть исключения, поэтому ниже расскажем о договоре и счёте подробнее.

Счёт-фактура тоже не первичный документ — он нужен только для НДС, то есть это налоговый документ. И его оформляют не на каждую сделку.

Чтобы разобраться, кто, когда, как и в скольких экземплярах оформляет документы, рассмотрим наиболее частую ситуацию — продажа товара.

Документы при продаже товара составляет поставщик.

Расскажем об основных документах: договоре на поставку, счёте на оплату, товарной накладной и счёте-фактуре.

Это документ, в котором продавец и покупатель фиксируют условия поставки:

Без него сложно отстоять свою правоту, если что-то пойдёт не так при поставке. Например, если покупатель оплатит только часть товара или поставщик поставит не тот товар.

По какой форме оформлять. По закону договор нужно составить в письменной форме, если продавец или покупатель юридическое лицо. Единой формы документа нет. Возьмите образец договора за основу и измените под себя. Но не рекомендуем брать его под копирку — в каждой сделке свои условия и ограничения, и они могут меняться со временем.

Сколько экземпляров. К количеству экземпляров нет требований. Обычно составляют столько штук, сколько участников сделки. Если подписываете договор поставки только между покупателем и продавцом, составьте два экземпляра.

Главное в договоре — существенные условия, без них документ не считается заключённым. В законе сказано, что это предмет договора и все условия, по которым стороны должны договориться. То есть из договора должно быть понятно, что за сделка и как участники её исполняют. Например, для договора поставки существенными будут наименование и количество товара.

Договор состоит из разделов:

Преамбула. Раздел должен содержать:

Предмет договора. Это существенное условие договора, поэтому точно опишите товар: наименование, модель, вес, размер, количество, где используется.

Например, у поставщика большой перечень продукции, поэтому он вынес описание в спецификацию. В договоре раздел выглядит так:

Сумма договора и порядок расчётов. В этом разделе пропишите цену товара, общую стоимость заказа и сроки, в которые покупатель должен заплатить.

Например, поставщик поставляет вам разные по названию и стоимости одеяла и подушки, поэтому цену каждой единицы продукции он указал в спецификации с описанием товара:

Ещё в стоимость товара включён НДС. Поэтому пропишите, по какой ставке платите налог: для большинства товаров — 22%, для отдельных категорий — 10%, а также итоговую стоимость товара с НДС. Если применяете упрощённую систему налогообложения и ваш доход до 20 миллионов рублей, напишите в договоре, что продаёте товар без НДС.

Сроки и порядок поставки товара. Укажите, кто поставляет товар, в какие сроки, откуда и куда. Обычно поставку организовывает поставщик своим транспортом или наёмным, а в договоре прописывают так:

Укажите, в какой момент права на товар переходят к покупателю. Это убережёт от неопределённости и споров. После перехода права собственности покупатель может законно распоряжаться товаром: продавать, сдавать в аренду, перерабатывать. А поставщик до перехода права собственности может требовать вернуть товар, если оплата за него не поступит.

Срок действия договора. Срок действия договора можно обозначить по-разному, в зависимости от условий сделки: поставить конкретную дату или прописать событие, после которого действие договора заканчивается. Например, что договор прекращает действовать после полной оплаты товара покупателем.

Для разовых и пробных сделок можно составить простой договор на одну страницу. Это договор-счёт-акт в одном. В нём можно одновременно прописать условия сотрудничества, подтвердить поставку и определить, сколько денег покупателю заплатить. Как правильно составить счёт-договор, рассказали в статье.

Не считается первичным документом, так как только фиксирует договорённости сторон и ещё не подтверждает совершённую операцию. Например, компания выставила счёт-договор на будущую поставку товара. В нём указаны товар, цена и условия оплаты, но товар ещё не передан. Такой документ подтверждает только намерение совершить сделку.

Это необязательный документ — не нужно проводить в бухгалтерском учёте, не закрепляет никакой ответственности. Счёт только информирует покупателя, сколько и на какие банковские реквизиты платить, по какому договору, за какую поставку.

Счёт помогает не запутаться с платежами. Особенно если по одному договору несколько поставок. В нём можно указать, за какой товар и по каким реквизитам нужно заплатить. Так покупателю проще оформить платёж, а продавцу — понять, к какой поставке относится поступившая сумма.

По какой форме оформлять. Унифицированного бланка нет, оформляйте в свободной форме.

Сколько экземпляров. Достаточного одного экземпляра для покупателя.

По товарной накладной продавец отгружает товар и передаёт покупателю. Из-за этого накладную называют отгрузочным документом. Если стороны определят переход права собственности при передаче товара, то документ будет определять момент перехода собственности на товар.

По какой форме оформлять. Форма товарной накладной есть в перечне унифицированных форм — это форма ТОРГ-12. Можете использовать её или придумать свою, главное, чтобы в ней были:

Сколько экземпляров. Документ составляют в двух экземплярах. Один — продавцу для списания товара и отражения выручки, другой — покупателю для оприходования товара и отражения расходов.

Если в товарной накладной будут ошибки в наименовании продавца или покупателя, названии товара или стоимости, налоговая может полностью убрать у покупателя затраты на товар, и придётся доплачивать налог на прибыль. У поставщика меньше рисков — у него налоговая может спросить об общей стоимости и доначислить налог только с разницы. Поэтому проверяйте накладную перед отправкой, даже если печатаете её из программы.

На что смотрите в первую очередь.

Дата. В товарной накладной пять дат, но по закону дата составления документа должна быть обязательно. Она стоит рядом с номером накладной.

Остальные даты необязательные, но лучше их указать. Они определяют последовательность отгрузки, транспортировки и передачи покупателю. Вот такие даты есть:

Стороны сделки. Поставщик и покупатель должны быть написаны так, чтобы их можно было идентифицировать. Например, если в наименовании компании пропущена буква, а рядом стоит правильный ИНН и адрес регистрации, всё хорошо. А если написать сокращённо название компании и не поставить ни ИНН, ни адрес, будут споры с налоговой. Чтобы избежать противоречия, пишите наименование компании полностью, ИНН, адрес по ЕГРЮЛ, банковские реквизиты.

Если в сделке участвуют только продавец и покупатель, в графах «Грузоотправитель» и «Поставщик» укажите реквизиты продавца, а в графах «Грузополучатель» и «Плательщик» реквизиты покупателя.

Бывает, что товар отгружает не продавец и получает груз не покупатель, тогда укажите реквизиты каждого в соответствующей графе.

Товар, количество, стоимость. В табличной части товарной накладной укажите информацию о товаре: наименование, количество, единицы измерения, цену, сумму без НДС, сумму самого налога, если есть, и общую стоимость с учётом НДС.

Если при приёме товара покупатель обнаружит брак или недостачу, ему нужно оформить акт о расхождениях и направить претензию поставщику, а товар оприходовать по факту.

Подписи. В заключительной части накладной обязательно должны быть подписи, фамилия и инициалы с расшифровкой должности ответственных за отгрузку, транспортировку и приём товара. Без них документ недействительный. Если накладная на бумаге, нельзя ставить факсимиле, лица должны расписаться сами.

Чьи подписи должны быть:

Обговорите с покупателем порядок возврата подписанной товарной накладной и остальных документов, если они на бумаге. Обычно их передают через водителя-экспедитора, который доставлял товар, но это может быть и другой способ, например, экспресс-почта. Недостаточно обменяться сканами по емейлу — покупателю и продавцу для правильного учёта нужны оригиналы документов.

Счёт-фактура нужен покупателю, чтобы принять к вычету НДС. Это не первичный бухгалтерский документ, он не подтверждает передачу товара или услуг. В счёте-фактуре продавец отражает, сколько заплатит налога с продажи, а покупатель подтверждает бумагой вычеты.

Если продавец плательщик НДС, он оформляет счёт-фактуру в течение 5 календарных дней после отгрузки и регистрирует в книге продаж. Разрешено выписать счёт-фактуру одновременно с товарной накладной и передать покупателю вместе с товаром. За нарушение срока в законе никаких последствий нет, но лучше придерживаться 5 дней, чтобы избежать споров с налоговой.

По правилам заполнения счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах — по одному покупателю и продавцу.

По какой форме оформлять. Форму счёта-фактуры утверждает правительство. Периодически обновляются отдельные реквизиты или меняется вся форма, поэтому следите за изменениями.

Когда не нужно оформлять счёт-фактуру:

Счёт-фактуру и товарную накладную можно заменить одним универсальным передаточным документом. Налоговая придумала УПД, чтобы у компаний было меньше бумаг. Часто предприниматели используют УПД при продаже товара, но документ можно использовать и при передаче имущественных прав, оказании услуг, выполнении работ.

По какой форме оформлять. Обязательной формы УПД нет, есть форма, которую рекомендует ФНС. Компания сама может выбрать, какие документы использовать: отдельно счёт-фактуру и первичный документ или вместо них УПД. Не будет ошибкой, если применять сразу всё, главное, порядок прописать в учётной политике. Также в УПД компания может добавлять свои реквизиты.

Сколько экземпляров. УПД продавец оформляет в двух экземплярах — себе и покупателю.

Так же, как в товарной накладной, в УПД должны быть подписи ответственных со стороны продавца при отгрузке товара и со стороны покупателя при приёмке товара. Без подписей документ недействителен.

В рознице документов меньше, чем в опте: не нужны накладные и УПД на каждую продажу. Но есть три документа, которые подтверждают факт покупки и защищают продавца и покупателя, если возникнет спор.

Это главный документ при розничной продаже. Его выдают, когда покупатель платит за товар: наличными, картой или через СБП.

Чек формирует онлайн-касса — по  54-ФЗ она есть у большинства продавцов, кроме отдельных льготных категорий: например, некоторых самозанятых и ИП на патенте без наёмных работников по отдельным видам деятельности. Им можно работать без кассы, но тогда кассовый чек заменяют товарным.

В чеке должны быть:

Чек можно распечатать на бумаге или отправить покупателю в электронном виде — если он попросил об этом до оплаты.

Товарный чек — не замена кассовому, а дополнение к нему. Его используют как дополнительный документ, который подробно описывает покупку: например, содержит наименование, количество и цену товаров.

Его оформляют при расчётах в труднодоступных местностях по запросу покупателя. А ещё если у продавца нет кассы (например, у него законное право работать без ККТ), кассовый чек можно заменить товарным — тогда его выдают обязательно, а не по запросу.

В отличие от кассового чека, у товарного нет строгой формы — продавец может сделать его сам, важно только указать:

Отдельный бумажный договор для розницы обычно не составляют: покупатель выбирает товар, оплачивает его, а продавец передаёт товар.

Письменный договор нужен только в особых случаях: например, при продаже товара в рассрочку, дистанционной продаже с доставкой на крупную сумму. Тогда в договоре прописывают:

Кассовый или товарный чек в этом случае прилагают к договору для подтверждения оплаты.

Для работы с маркетплейсами понадобятся дополнительные документы — площадки проверяют продавцов. С 1 октября 2026 года требования к такой проверке станут ещё строже из-за закона о платформенной экономике. Маркетплейсы должны проверять сведения о продавце при заключении договора, а перед размещением карточки — проверять указанную в ней информацию.

Чтобы завести кабинет продавца, маркетплейс запросит документы, подтверждающие статус бизнеса:

Список может отличаться от площадки к площадке — точный перечень нужно смотреть в личном кабинете конкретного маркетплейса.

Если продавец торгует товаром под своим товарным знаком, площадка попросит подтвердить права на него — свидетельство о регистрации товарного знака в Роспатенте. Если товарный знак ещё не зарегистрирован, но заявка подана, некоторые площадки принимают уведомление о приёме заявки как временное подтверждение.

Если продавец реализует чужой бренд — например, как дистрибьютор или дилер, — нужен документ, который подтверждает право продавать эту продукцию: договор поставки, дилерское соглашение или письмо-разрешение от правообладателя.

При работе с маркетплейсом УПД нужен не всегда — всё зависит от того, как продавец работает с площадкой.

Если маркетплейс покупает товар у продавца, продавец оформляет передачу товара площадке. Для этого можно использовать УПД: в нём указывают товар, количество, цену и другие обязательные данные.

Если маркетплейс только помогает продать товар, а собственником товара до продажи остаётся продавец — продажи между продавцом и площадкой нет. А значит, УПД не нужен.

Некоторые товары — например, детские игрушки и электронику — нельзя продавать без документов, которые подтверждают безопасность продукции.

Подтверждает, что товар прошёл проверку в аккредитованной лаборатории и соответствует техническим регламентам. Обязательная сертификация нужна для товаров с повышенными требованиями к безопасности — например, детских товаров, средств индивидуальной защиты, некоторых видов электрооборудования.

Сертификат выдаёт орган по сертификации на основании испытаний образцов товара. Документ распространяется на партию товара или на серийное производство — в зависимости от того, какой вид сертификации выбран. Как получить сертификат соответствия и для каких товаров он нужен, разобрали в статье.

Нужна для товаров с менее строгими требованиями — например, одежды, обуви, посуды. В отличие от сертификата, её оформляет сам продавец или производитель, а не независимый орган — на основе собственных испытаний или испытаний в лаборатории.

Декларацию регистрируют в специальном реестре, после чего она приобретает юридическую силу. Как и сертификат, она может быть выдана на партию или на серийный выпуск. Когда нужна декларация и как её оформить, рассказали в статье.

Подтверждает, что товар не подлежит ни обязательной сертификации, ни декларированию. Получать его не обязательно, но иногда маркетплейсы могут потребовать этот документ.

Отказное письмо выдают аккредитованные органы по сертификации на основании технического регламента и классификатора продукции. Как получить отказное письмо, рассказали в статье.

Чтобы определить, нужен ли товару сертификат, декларация или вообще не требуется обязательный документ, нужно проверить:

Самостоятельно разобраться бывает сложно: нужно учитывать не только код товара, но и его характеристики и назначение. Поэтому проще обратиться в специальный центр сертификации. Специалисты определят, попадает ли товар под обязательные требования и какой документ нужно оформить. Перед обращением убедитесь, что организация есть в реестре Росаккредитации.

Маркировка «Честный знак» — уникальный код на каждой единице товара, по которому государство отслеживает его путь от производителя до покупателя.

Она обязательна для многих категорий: одежда, обувь, парфюмерия, шины, молочная продукция, вода. Список расширяется, поэтому перед продажей стоит проверить товар в перечне.

Если товар подлежит маркировке:

Подробно о работе с маркировкой «Честный знак» рассказали в статье.

Документы можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде — через систему электронного документооборота (ЭДО). Стороны подписывают их электронной подписью и отправляют друг другу через интернет. Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как бумажный. Как перейти на ЭДО, рассказывали в статье.

Для некоторых компаний ЭДО обязателен, например при работе с госзакупками, маркированными и прослеживаемыми товарами. В остальных случаях переходить на ЭДО необязательно, но он упрощает работу с документами:

Первичные бухгалтерские документы нужно оформлять в зависимости от деятельности бизнеса и вида операции. Если компания оказывает услуги, она оформит заказчику акт об оказании услуг или УПД. А если предприниматель купит оборудование, он оприходует основное средство по товарной накладной, которую даст продавец, оформит акт о приёме-передаче объекта основных средств и инвентарную карточку, чтобы ввести в эксплуатацию.

Есть перечень первичных документов, которые предприниматели могут использовать в своей работе. Но с 2013 года разрешено разработать и свои формы, главное, чтобы они содержали обязательные реквизиты:

Утвердите учётной политикой, какие формы будете использовать в работе.

Основное отличие первичной документации от других документов, которые компания тоже оформляет, в том, что они подтверждают произошедшую операцию или сделку и содержат обязательные реквизиты. Например, счёт-фактура — не первичный бухгалтерский документ, потому что нужен покупателю только для вычета по НДС, документ не подтверждает передачу товара.

Счёт-фактура — это документ для учёта налога на добавленную стоимость. Продавец оформляет счёт-фактуру, когда что-то продаёт, например, товар или имущество. Так он показывает сумму налога, которую заплатит с продажи. Покупателю разрешено по счёту-фактуре принять к вычету НДС, который он заплатит, когда купит товар.

Универсальный передаточный документ объединяет в себе счёт-фактуру и первичный бухгалтерский документ, например, товарную накладную или акт об оказании услуг. То есть по нему продавец отгружает товар, а покупатель приходует продукцию и ставит к вычету НДС.

По счёту-фактуре покупатель только примет к вычету НДС.

Счёт — это документ, которым продавец информирует покупателя, сколько тот заплатить за товар или заказ. Этот документ необязательный, его можно не оформлять.

А счёт-фактура — это обязательный налоговый документ. Без него покупатель не сможет принять к вычету НДС.

Накладная — это документ, по которому одно лицо передаёт другому товар. Бывают такие накладные:

По товарной накладной продавец передаёт покупателю товар, а по транспортной накладной передаёт товар транспортной компании.

Товарная накладная — это первичный документ для отражения:

Транспортная накладная — первичный документ для отражения:

Кассовый чек подтверждает оплату и формируется через онлайн-кассу. Если продавец обязан использовать ККТ, он должен выдать покупателю кассовый чек.

Товарный чек подробно описывает покупку: что именно купили, в каком количестве и по какой цене. Он может дополнить кассовый чек, но не заменяет его, если ККТ обязательна.

Сертификат или декларация нужны не для всех товаров. Это зависит от вида товара и требований технических регламентов. Если такой документ не нужен, можно оформить отказное письмо, которое это подтверждает.

Если сложно определить, какой документ нужен, обратитесь в аккредитованный центр сертификации. Специалисты помогут вам разобраться в требованиях и оформить документы.

Не всегда. В большинстве случаев предприниматель может выбирать: обмениваться документами на бумаге или в электронном виде.

Но для некоторых операций ЭДО обязателен. Например, его используют при работе с отдельными маркированными и прослеживаемыми товарами, а также в некоторых случаях при госзакупках.

Если ЭДО не обязателен, его можно подключить по желанию — чтобы не печатать документы и быстрее обмениваться ими с контрагентами.