Зарплату выплачивают минимум дважды в месяц с интервалом не менее 15 дней. Оплата не может быть ниже МРОТ — в 2026 году это 27 093 рубля. НДФЛ удерживают и с аванса, и с зарплаты, а датой получения дохода считается день выплаты.
Страховые взносы платят до 28-го числа следующего месяца по единому тарифу и до 15-го числа — за травматизм. Отчётность по НДФЛ и взносам сдаётся ежеквартально в ИФНС и СФР.
Как считать зарплату и НДФЛ
Шаг 1. Определите систему оплаты труда
Чаще всего сотруднику устанавливают фиксированный оклад, тогда полную сумму он получает, если отрабатывает всё рабочее время за месяц. Зарплата за полный месяц по статье 33 ТК не может быть ниже МРОТ. В некоторых регионах он выше федерального, и в таких случаях работодатели обязаны платить по региональному МРОТ.
Кроме окладной, есть и другие системы оплаты труда. Например, сдельная, когда зарплата зависит от объёма выполненной работы с учётом сдельных расценок. Подробно разные системы оплаты труда разбирали в статье.
Шаг 2. Вычтите дни, когда сотрудник не работал
Если в какие-то дни сотрудник отсутствовал (например, болел или был в отпуске), считайте зарплату от количества отработанных дней.
Пример. Предприниматель нанял водителя с окладом 40 000 рублей. С 1 по 10 марта 2026 года водитель был в отпуске без сохранения зарплаты. Всего в марте 21 рабочий день, из них водитель отработал 15 дней.
Стоимость одного рабочего дня в марте:
40 000 / 21 = 1 904,76 рубля.
Зарплата водителя за март до вычета НДФЛ:
1 904,76×15 = 28 571,4 рубля.
Количество рабочих дней в разных месяцах и годах может отличаться, за конкретный месяц можно посмотреть в производственном календаре. Например, в январе из-за новогодних каникул рабочих дней меньше, поэтому стоимость одного дня работы всегда больше.
.
Производственный календарь на 2026 год
Шаг 3. Учтите дополнительные выплаты
Если зарплата сотрудника состоит не только из оклада, но и премий, их размер зависит от условий, прописанных в положении о премировании или в трудовом договоре. Тогда сотрудник получает оклад за полный или неполный месяц работы плюс дополнительные выплаты. Если сотрудник работал сверхурочно, это время нужно оплатить в повышенном размере согласно статье 152 ТК.
Шаг 4. Удержите и перечислите НДФЛ
Каждый работодатель обязан удержать из зарплаты сотрудника НДФЛ и перечислить его в бюджет самостоятельно. Перекладывать эту обязанность на сотрудника нельзя, он получает на руки заработок уже за вычетом налога.
Стандартная ставка НДФЛ для резидентов РФ — 13% для доходов до 2,4 миллиона рублей, далее действует прогрессивная ставка.
Пример. Зарплата водителя 40 000 рублей. Работодатель обязан удержать с этой суммы НДФЛ 13%. На руки водитель получит зарплату с учётом вычета.
Сумма налога:
40 000×13% = 5 200 рублей
На руки сотрудник получит:
40 000 − 5 200 = 34 800 рублей
Не все выплаты сотруднику облагаются налогом, поэтому нужно сверяться со списком необлагаемых выплат из статьи 217 НК, чтобы рассчитать налог и зарплату правильно. Не удерживают НДФЛ с матпомощи до 4 000 рублей в год и с некоторых видов компенсаций.
Когда и как платить заработную плату
Общие правила прописаны в статье 136 ТК. Зарплату нужно платить минимум два раз в месяц, реже нельзя, даже если договориться с сотрудником.
Сроки выплаты зарплаты. Конкретные сроки выплаты зарплаты должен установить сам работодатель и прописать их в коллективном или трудовом договоре либо в положении об оплате труда. Главное условие: промежуток между двумя выплатами должен быть не больше 15 дней. Исключение — месяцы, в которых 31 день. В таких случаях промежуток в 16 дней не будет считаться нарушением.
Окончательно рассчитаться за месяц работодатель должен не позднее 15-го числа следующего месяца, поэтому срок выплаты второй части зарплаты не должен быть позже этой даты.
Например, можно прописать, что зарплата выплачивается 18-го и 3-го числа месяца. Тогда зарплату за первую половину месяца сотрудники получат 18-го числа, а за вторую, то есть окончательный расчёт, — 3-го числа следующего месяца. Нельзя прописать 10-е и 20-е число, потому что тогда один из промежутков будет равен 20 дням, а это нарушение ТК. Нельзя прописать и плавающую дату, например с 3-го по 6-е число. Нужно установить конкретные даты и строго их соблюдать. Если день выплаты приходится на выходной, нужно выдать зарплату в ближайший рабочий день до этого выходного, но не после.
Выплата аванса. Авансом обычно называют первую часть зарплаты, хотя в ТК такого понятия нет.
При расчёте аванса нужно учитывать время, которое фактически отработал сотрудник в первой половине месяца, или фактическую выработку за это время, если оплата сдельная. Это разъяснил Минтруд в письме № 14−1/10/В-660. Также аванс может рассчитываться фиксированным процентом от оклада с учётом фактически отработанного времени.
Если сотрудник помимо оклада получает другие выплаты, не связанные с результатами работы за месяц, их, по мнению Минтруда из письма № 14−1/В-725, учитывают при расчёте аванса. Например, надбавки за стаж, работу в ночное время, совмещение должностей. Премию за выполнение плана и достижение KPI в аванс не включают — их считают по итогам месяца.
Уплата НДФЛ. Каждая выплата от работодателя считается доходом, поэтому НДФЛ удерживается и с аванса, и с зарплаты.
Как считать и платить страховые взносы
Помимо зарплаты и НДФЛ работодатель обязан начислять и уплачивать страховые взносы. Если НДФЛ удерживают из дохода сотрудника, то страховые взносы работодатель платит за свой счёт — это его дополнительная финансовая нагрузка.
Какие страховые взносы нужно платить
Есть четыре вида обязательных страховых взносов:
- на обязательное пенсионное страхование;
- на обязательное медицинское страхование;
- на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и материнства;
- на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Тарифы страховых взносов
Для большинства работодателей применяется единый тариф:
- 30% — с выплат в рамках предельной базы;
- 15,1% — с выплат сверх предельной базы.
Предельная база по страховым взносам индексируется каждый год. По постановлению № 1705 в 2026 году она составляет 2 979 000 рублей в год на одного работника.
Пример. Годовой доход сотрудника 3 500 000 рублей.
Часть в пределах лимита: 2 979 000 рублей.
Взносы с неё: 2 979 000×30% = 893 700 рублей.
Часть сверх лимита: 3 500 000 − 2 979 000 = 521 000 рублей.
Взносы с неё: 521 000×15,1% = 78 671 рубль.
Итого взносов за год:893 700 + 78 671 = 972 371 рубль.
Взносы на травматизм
Работодатели должны платить взносы на страхование сотрудников от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска. Класс риска устанавливают по приказу Минтруда № 851н.
Предельной базы для этих взносов нет — их начисляют на всю сумму выплат.
Пример. Ежемесячная зарплата сотрудника — 100 000 рублей. Организация относится к первому классу профессионального риска — тариф взносов 0,2%.
Расчёт за месяц:
Сумма взноса = 100 000 рублей x 0,2% = 200 рублей в месяц.
Какие выплаты не облагаются взносами
По статье 422 НК взносы не начисляют, например, на материальную помощь до 4 000 рублей в год, государственные пособия, законные компенсации (суточные, командировочные расходы, компенсацию использования личного имущества), а также отдельные выплаты при увольнении и в особых жизненных ситуациях.
Особенности для МСП
Согласно 425-ФЗ с 2026 года для большинства компаний из реестра МСП не действует льготный порядок уплаты страховых взносов. Теперь выплаты рассчитываются по общим правилам — по ставке 30%.
Пониженный тариф 15% может применяться только при выполнении специальных условий:
- основной вид деятельности входит в перечень приоритетных отраслей, утверждённый Правительством РФ;
- на этот вид деятельности приходится не менее 70% доходов.
Пример. Зарплата сотрудника — 60 000 рублей, работодатель — субъект МСП, льгот нет, класс профессионального риска минимальный (0,2%).
НДФЛ:
- 60 000×13% = 7 800 рублей
Страховые взносы:
- единый тариф: 60 000×30% = 18 000 рублей;
- взносы на травматизм: 60 000×0,2% = 120 рублей.
Итого:
- работодатель заплатит за взносы 18 120 рублей;
- общие расходы работодателя 78 120 рублей;
- сотрудник получит на руки 52 200 рублей.
Когда платить НДФЛ и страховые взносы
- за период с 1-го по 22-е число текущего месяца — до 28-го числа;
- за период с 23-го числа по последнее число прошлого месяца — до 5-го числа следующего месяца;
- за период с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Страховые взносы по единому тарифу платят до 28-го числа месяца, следующего после месяца начисления. Так, взносы с зарплаты за март нужно перечислить не позже 28 апреля. Страховые взносы от несчастных случаев платят до 15-го числа следующего месяца.
Какие отчёты сдавать в 2026 году
По зарплате, НДФЛ и страховым взносам работодатели отчитываются в налоговую инспекцию каждый квартал, а персонифицированные сведения о физических лицах передают в ПФ раз в месяц.
6-НДФЛ. Основной квартальный отчёт по НДФЛ. В нём сводят данные обо всех доходах сотрудников, удержанных налогах и датах их перечисления в бюджет.
.
Бланк формы расчёта 6-НДФЛ
Расчёт по страховым взносам. Единый квартальный отчёт по всем страховым взносам (на пенсионное, медицинское, социальное страхование). В нём отражают начисленные за сотрудников взносы, базу для их расчёта и суммы к уплате.
.
Бланк расчёта по страховым взносам (КНД 1151111) за 2025 год
Персонифицированные сведения о физических лицах. Ежемесячный и годовой отчёт в ПФ с детальными данными по каждому сотруднику: стаж, начисленные взносы на пенсионное страхование и сумма полученного дохода.
.
Бланк персонифицированных сведений о физлицах
Сроки сдачи отчётов
| Вид отчёта | Срок |
| 6-НДФЛ | 25 апреля 25 июля 25 октября 25 февраля |
| Расчёт по страховым взносам | 25 апреля 25 июля 25 октября 25 января |
| Персонифицированные сведения о физических лицах | 25 февраля 25 марта 25 мая 25 июня 25 августа 25 сентября 25 ноября 25 декабря |
Кроме того, нужно отчитываться в СФР по форме ЕФС-1. Для каждого раздела ЕФС-1 предусмотрены свои сроки сдачи.
- Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» сдают в зависимости от события. При приёме, увольнении, расторжении или возобновлении трудового договора — не позднее следующего дня. При переводах и других кадровых событиях — до 28-го числа следующего месяца.
- Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» — данные о стаже сотрудников. Сдают ежегодно не позднее 25 января года, следующего за отчётным, и в течение года, если кто-то из сотрудников подал заявление на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком.
- Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ». Сдают ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
Если последний день сдачи отчёта приходится на выходной день, он переносится на ближайший рабочий.
.
Бланк отчёта о застрахованных лицах ЕФС-1
Частые вопросы о выплате зарплаты и страховых взносов
Как по закону должна выплачиваться зарплата?
По статье 136 ТК зарплату выплачивают не реже двух раз в месяц с интервалом не более 15 календарных дней. Конкретные даты работодатель обязан закрепить в трудовом договоре или локальных актах, а окончательный расчёт за месяц провести не позднее 15-го числа следующего месяца. Если день выплаты выпадает на выходной или праздник, зарплату выдают заранее.
Сколько процентов составляют страховые взносы от зарплаты?
Большинство работодателей платят страховые взносы по единому тарифу 30%, с выплат сотруднику в рамках предельной базы 2 979 000 рублей в год. С доходов сверх базы применяется ставка 15,1%.
Что входит в 30% страховых взносов?
Единый тариф 30% включает взносы на пенсионное страхование — 22%, медицинское — 5,1% и на случай временной нетрудоспособности и материнства — 2,9%. Взносы от несчастных случаев на производстве в этот тариф не входят и уплачиваются отдельно по ставке от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса профессионального риска — его устанавливают по приказу Минтруда № 851н.
