Бухгалтерская отчётность: что в неё входит, кто и когда сдаёт

Все российские организации должны вести бухгалтерский учёт и сдавать бухгалтерскую отчётность. У ИП такой обязанности нет, но иногда учёт ему необходим, например, когда у ИП есть неконтролируемые сделки.

Малые компании могут сдавать упрощённую бухотчётность. В полной пять форм, в упрощённой две.

В бухгалтерской отчётности организации показывают результаты своей работы за календарный год и обобщённые данные за два предшествующих года. По этим данным можно понять финансовое положение фирмы, стоимость её имущества, итоги работы филиалов и представительств.

Бухгалтерскую отчётность не нужно путать с налоговой и управленческой.

Бухотчётность разделяют на виды в зависимости от периодичности, назначения, уровня обобщения данных, полноты информации.

По полноте данных выделяют полную и упрощённую отчётность. Право сдавать упрощённые формы есть у некоммерческих организаций, субъектов малого и среднего бизнеса, организаций — участников проекта «Сколково».

С 2026 года бухотчётность нужно готовить по новому стандарту ФСБУ 4/2023, который приближает документацию к мировым стандартам. Формы и порядок их заполнения немного поменялись. Отчитаться с новыми бланками нужно до 31 марта 2026 года. На этот раз для бухотчётности нет строгих форм, но образец для каждой формы и пояснений есть в приложениях к стандарту, на их основе компании должны создать собственные отчётные бланки:

Если вы работаете в онлайн-бухгалтерии, то в ней будут все адаптированные к новому бухстандарту формы. Их сдают только в электронном виде.

В бухгалтерском балансе приводятся данные о финансах и имуществе компании на конкретную дату. В годовой баланс переносят сведения по остаткам на счетах бухгалтерского учёта на 31 декабря.

Баланс состоит из двух частей: актива и пассива. Если баланс заполнен правильно, то по стоимости актив равен пассиву.

Внутри разделов есть статьи — это конкретные виды активов и пассивов с их стоимостью. Например, в активе могут быть статьи: гараж, автомобиль, деньги на расчётном счёте. В пассиве — уставный капитал, займ от участника организации, банковский кредит.

Баланс — это ключевой документ, который многое говорит о финансовом состоянии компании. Он показывает государству, инвестору или партнёру, какое имущество есть у компании, сколько у неё денег на счетах и в кассе и чем всё это обеспечено — собственным капиталом или заёмным.

Здесь компания показывает свои финансовые достижения: доходы, расходы, итоговую прибыль или убыток. Поэтому этот документ так важен для банков и инвесторов. Только после его анализа они решают вопрос о выдаче кредита или вложениях в предприятие.

Из расходов — себестоимость, коммерческие и управленческие расходы, расходы по процентам и другие.

Если для некоторых строк нет сведений, ставят прочерки. Если компания хочет детализировать некоторые показатели, можно расшифровать выручку или расходы по разным статьям.

Ещё для формы о финрезультатах нужны сведения за предыдущий год — показатели, сопоставимые с данными текущего года, чтобы пользователи могли сравнить их.

Эту часть бухотчётности малый и средний бизнес может не сдавать. Здесь компания показывает изменение собственного капитала за отчётный и предшествующие ему два года. Если компания работает меньше трёх лет, вносят данные за доступный период.

Документ показывает государству и другим пользователям, растёт или сокращается собственный капитал, по каким видам, какими темпами и за счёт чего. Это характеризует устойчивость компании и динамику её развития.

В этой форме организация показывает остаток денег на начало и конец года, платежи и денежные поступления в течение этого периода. Документ помогает анализировать движение денег по разделам внутри бизнеса, видеть источники поступлений и направления затрат.

Здесь не показывают движение денег между расчётными счетами и кассой, между расчётным и депозитным счетами, движение валюты при конвертации между валютным и рублёвым счетами.

Пятый обязательный документ — это пояснения. Иногда его называют форма № 5 или приложение к балансу. Пояснения расшифровывают данные из бухгалтерского баланса и отчёта о финрезультатах. Благодаря им банки, инвесторы и другие пользователи получают более полные сведения о состоянии бизнеса.

Форма заполняется по типовому бланку Минфина: в таблицах нужно раскрыть показатели, которые важны для оценки состояния компании. Например, сведения о нематериальных активах, имуществе, долгах, финансовых вложениях. Какие данные раскрывать в пояснениях, решает сама компания. Чаще всего дают пояснения по поводу основных средств, долгов, затрат на производство.

До 2013 года в состав обязательных бухгалтерских форм входила пояснительная записка. Теперь её должны готовить только бюджетные организации. Другим компаниям она не нужна.

Но организация может приложить к пакету форм дополнительную информацию, которую хочет сообщить пользователям. Это будет необязательный документ в свободной форме. Иногда его по-прежнему называют пояснительной запиской.

Ключевые требования к заполнению форм почти не отличаются от условий для других документов. Информация должна быть на русском языке, показатели — в рублях. В документы нужно включать сведения по всем подразделениям компании.

Аудит — это проверка учёта и бухгалтерской отчётности на корректность и соответствие закону.

Обязательный аудит. Некоторые компании обязаны проводить аудит. Это страховщики, застройщики, банки, публичные акционерные общества, участники рынка ценных бумаг. А ещё компании с годовым доходом свыше 800 миллионов рублей или стоимостью активов на конец года более 400 миллионов рублей.

Такие компании приглашают аудиторов для проверки заполненных форм, получают от них заключение и отправляют его в налоговую вместе со всеми формами.

Добровольный аудит. Компании, которые не должны проводить обязательный аудит, могут пригласить внешних специалистов по собственной инициативе или провести внутреннюю проверку силами собственных сотрудников. Подавать аудиторское заключение вместе с бухотчётностью им не нужно.

Инвентаризация. Перед заполнением годовых форм все организации обязаны провести инвентаризацию: сравнить данные учёта с фактическим положением дел в компании. Для такой ревизии есть время с 1 октября по 31 декабря. Если нашли расхождения, в учёте оформляют недостачи и излишки.

Прежде всего нужно проверить учёт на ошибки, только после этого заполнять, проверять и отправлять формы.

По всем операциям у компании должны храниться оригиналы первичных документов, а сами документы должны быть верно оформлены. Бухгалтер проверяет документы и учёт на корректность, исправляет ошибки, если они есть, делает заключительные проводки по месяцу и фиксирует финансовый результат компании на 31 декабря.

Большинство компаний заполняют формы в учётных программах и сервисах. Это делается автоматически по сведениям из бухгалтерского учёта.

Формы, заполненные автоматически в программе или сервисе, тоже требуют проверки. В учётных системах есть автопроверка документов на арифметические ошибки и контрольные соотношения. Система может указать на несоответствия между разными строками документов, но для их исправления нужны бухгалтерские знания или готовность разбираться в учёте вместе с техподдержкой вашей бухгалтерской системы.

Если компания обязана проводить аудит бухотчётности, на этом этапе приглашают внешнего аудитора и получают от него заключение.

Бухгалтерскую отчётность за прошедший год компании сдают не позднее 31 марта. За 2025 год нужно отчитаться до 31 марта 2026 года.

Компании, зарегистрированные 1 октября и позднее, могут не отчитываться за период с момента регистрации до 31 декабря того же года. Но тогда в свою первую бухгалтерскую отчётность они должны включить сведения за всё время работы — с момента регистрации до 31 декабря следующего года.

Формы сдают в налоговую инспекцию по месту регистрации компании. Если есть филиалы и представительства — в налоговую инспекцию по месту регистрации головной организации. ФНС самостоятельно передаст документацию в ГИР БО — это государственный информационный ресурс бухгалтерской отчётности. Сюда попадают формы почти всех организаций, кроме компаний госсектора, религиозных, отчитывающихся в Центробанк и самого Центробанка. Еще в ГИР БО не размещают отчёты, которые касаются гостайны и некоторых других организаций, например, находящихся под иностранными санкциями.

Отчитываться можно только в электронном виде, подписав формы усиленной КЭП руководителя. Раньше на бумажных формах нужна была подпись руководителя и главного бухгалтера, но это требование больше не действует, достаточно одной подписи директора.

Если инспекторы найдут в формах ошибки, налоговая может начать проверку бухгалтерского учёта компании. За грубые нарушения в учёте штрафы куда серьёзнее: 5 000−10 000 рублей для директора или главного бухгалтера за первое нарушение и вдвое больше за повторное нарушение. Для организации штраф составит уже до 10 000−30 000 рублей, а при занижении налога из-за ошибок — 20% от суммы неуплаты, но не меньше 40 000 рублей.

Годовую бухотчётность нужно хранить постоянно, это прописано в приказе Росархива № 236. Промежуточную отчётность хранят не менее 5 лет, но если при этом нет годовой, её тоже хранят постоянно.

Бухгалтерскую отчётность сдают только в электронном виде, так что речь идёт о подписанных электронной подписью файлах отчётности. Их хранят на серверах вашего оператора ЭДО или онлайн-бухгалтерии, дублируют на флешку или сдают в цифровой архив.

Годовая бухгалтерская отчётность — это список обязательных форм, в которых компания показывает состояние своего имущества, финансов, изменение капитала и движение денег за год. Они составляются по данным бухгалтерского учёта. Годовую отчётность за прошедший год организации сдают до 31 марта текущего года.

Малый и средний бизнес могут сдавать упрощённую бухотчётность — бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах, при этом сведения можно показывать без детализации. Остальные компании сдают бухгалтерский баланс, три отчёта (о финрезультатах, об изменении капитала, о движении денег) и пояснения к формам.

Обязательная бухотчётность составляется за один календарный год. В формах о финрезультатах и движении капитала показывают также данные за предыдущие годы. Бухгалтерские формы для внутреннего пользования или по запросу инвесторов можно составлять за любой период.

Главная цель бухгалтерской отчётности — показать имущественное и финансовое состояние организации, изменение капитала и движение денег за год. Это нужно для разных пользователей. Так налоговая следит за правильностью учёта в компании, Росстат получает данные для статистики, банки оценивают платёжеспособность компании, инвесторы принимают решение о вложении средств, а контрагенты — о сотрудничестве.

Бухгалтерская отчётность формируется на основе бухгалтерского учёта. Учётные сервисы и программы заполняют формы автоматически, затем формы нужно проверить на арифметические ошибки и контрольные соотношения. Такую проверку тоже можно сделать в бухгалтерском сервисе или программе.