Налоги для работодателя: во сколько обходится сотрудник

Сколько именно отчислять, зависит от размера заработной платы и категории работодателя.

С каждой выплаты сотруднику работодателю нужно удержать НДФЛ. С 2025 года стандартная ставка 13% действует только для доходов в пределах 2,4 миллиона рублей в год. Далее применяется прогрессивная ставка, подробнее об этом рассказали в статье «НДФЛ в 2025 году: прогрессивные ставки и новые льготы».

Вот как это работает на практике.

ИП Морозов обещал менеджеру зарплату в 60 000 рублей, эту сумму и прописали в трудовом договоре. По закону зарплату нужно перечислять не реже двух раз в месяц, а значит, ИП Морозов будет платить сотруднику по 30 000 рублей каждые 15 дней. Но на руки сотрудник будет получать сумму за минусом НДФЛ: 30 000 — 13% = 26 100 рублей.

Всего за месяц сотруднику начислят 60 000 рублей, на руки он получит 52 200 рублей, а 7 800 рублей налога работодатель перечислит в бюджет.

Для простоты примера мы предположили, что сотрудник всегда получает одинаковую сумму и нет премий и надбавок. Но и другие выплаты облагаются НДФЛ, кроме некоторых исключений, прописанных в статье 217 НК. Например, не облагается налогом материальная помощь в пределах 4 000 рублей в год.

НДФЛ — это расходы сотрудника, а работодатель лишь налоговый агент, который удерживает налог и перечисляет его государству. Нельзя переложить на сотрудника обязанность самостоятельно перечислять налог.

Иногда работодатель платит меньше НДФЛ, потому что сотрудник может получать вычеты через работодателя. Например, сотрудник потратил на своё обучение 50 000 рублей и принёс работодателю уведомление из налоговой инспекции о праве на вычет. Тогда работодатель должен вычесть эту сумму из налогооблагаемой базы, а налог заплатить только с разницы.

В нашем примере при зарплате в 60 000 рублей НДФЛ за месяц составит:

(60 000 — 50 000) x 13% = 1 300 рублей.

Вычеты не снижают расходы работодателя. Это сотрудник получит за месяц не обычные 52 200 рублей, а 58 700 рублей. В сумме из кармана работодателя уйдут всё те же 60 000 рублей.

За сотрудника нужно платить взносы в налоговую инспекцию и Социальный фонд России. Их начисляют сверх зарплаты, а не удерживают из неё, как НДФЛ.

Тариф взносов зависит от того, числится ли работодатель в реестре МСП. Если нет, то тариф 30%. А если числится, 30% с зарплаты в пределах 1,5 МРОТ и 15% с остатка.

Если бы ИП Морозов не относился к малому и среднему бизнесу, то с зарплаты менеджера в 60 000 рублей он бы заплатил взносы по единому тарифу 60 000×30% = 20 000 рублей.

Но ИП Морозов — субъект малого бизнеса, поэтому при МРОТ 22 440 рублей в 2025 году сумма взносов составит: 22 440×1,5×30% + (60 000 — 22 440×1,5) x 15% = 14 049 рублей.

Есть предельная база, после который ставка взносов становится меньше. В 2025 году это 2,759 миллиона рублей. Сумма каждый год индексируется. С того месяца, как годовая зарплата сотрудника превысит эту сумму, работодатель должен начислять взносы по сниженной ставке 15,1%.

ИП Морозова из нашего примера это не касается, потому что при зарплате 60 000 рублей за год сотруднику начислят 720 тысяч рублей. Это меньше предельной базы, поэтому весь год за него нужно платить по обычным ставкам.

Как и в случае с НДФЛ, некоторые выплаты не облагаются страховыми взносами, они перечислены в статье 422 НК. Некоторые работодатели по статье 427 НК имеют льготы и платят страховые взносы по сниженным ставкам. Например, IT-компании и производители радиоэлектроники платят 7,6%.

В СФР платят только взносы на страхование от несчастных случаев на производстве. Ставка зависит от того, какой класс профессионального риска у работодателя, а он в свою очередь зависит от основного вида деятельности.

Всего есть 32 класса риска, они и виды деятельности, которые к ним относятся, прописаны в приказе Минтруда № 851н.

Самая низкая ставка взносов от несчастных случаев — 0,2% для первого класса. А самая высокая — 8,5% для 32-го класса.

Деятельность ИП Морозова из нашего примера относится к первому классу риска — «Торговля розничная одеждой в специализированных магазинах». Значит, ИП Морозов должен платить взносы от несчастных случаев за сотрудника по минимальной ставке 0,2%. При зарплате 60 000 рублей сумма составит 60 000×0,2% = 120 рублей.

Класс риска присваивает СФР по основному виду деятельности. Организации каждый год должны подтверждать основной вид деятельности. Если большая часть дохода придётся на вид деятельности, у которого класс риска выше или ниже, ставка поменяется в большую или меньшую сторону. ИП основной вид деятельности не подтверждают.

ИП Морозов каждый месяц будет начислять продавцу зарплату в 60 000 рублей.

За вычетом НДФЛ сотрудник получит на руки 52 200 рублей, а ИП Морозову это обойдётся в 74 169 рублей.

Сумма будет больше, если ИП Морозов перестанет числиться в реестре МСП и начнёт платить страховые взносы по общим, а не сниженным ставкам.

Частичную экономию работодателю может дать замена части зарплаты выплатами, которые не облагаются страховыми взносами. Например, можно компенсировать сотруднику проценты по ипотеке.

Допустим, ИП Морозов знает, что у продавца есть ипотека. Они договариваются на зарплату 50 000 рублей, а 10 000 рублей будет выплачиваться в виде компенсации за проценты по ипотеке. В сумме доход сотрудника будет так же 60 000 рублей, но с 10 000 рублей ИП Морозову не придётся платить страховые взносы.

Также часть функций можно передать на аутсорсинг сторонним исполнителям в статусе ИП или самозанятых-физлиц. Тогда затраты работодателя ограничатся лишь суммой вознаграждения, а налоги и взносы ИП и самозанятые платят за себя сами.

Так можно делать не всегда. Для постоянной работы, где сотрудник должен находиться на территории работодателя и подчиняться ему, такой вариант не подойдёт — это считается подменой трудовых отношений гражданско-правовыми и чревато штрафами. Поэтому ИП Морозов из нашего примера не сможет заменить штатного продавца услугами ИП или самозанятого. А вот периодически платить за услуги бухгалтера, юриста, уборщицы, дизайнера, маркетолога и т. д. можно.

Сумма зависит от размера заработной платы и наличия льгот у работодателя. Стандартные ставки — это 13% НДФЛ и 30,2% страховых взносов. У малого бизнеса ставки ниже. Например, при зарплате 60 000 рублей в месяц работодатель из числа МСП будет выплачивать сотруднику на руки 52 200 рублей, а в бюджет дополнительно перечислит НДФЛ и взносы в сумме 21 969 рублей.

Работодатель платит взносы по единому тарифу в размере 30%. Их них 72,8% идёт на пенсионное страхование. Проще говоря, это 22% от заработной платы. Если работодатель платит взносы по сниженным ставкам, государство доплачивает разницу и на будущую пенсию сотрудника это не влияет.