Количество пользователей ЭДО выросло на 26−35% за 2022 год. Пользоваться электронным документооборотом выгоднее, чем бумажным, и всё чаще ЭДО используют сами контролирующие органы. ФНС выдаёт электронные подписи, появились электронные транспортные накладные, данные о маркировке тоже нужно передавать онлайн.
Решили сравнить шесть наиболее популярных сервисов ЭДО, чтобы вы могли выбрать самый подходящий для бизнеса.
Как выбрать сервис
Для оценки мы выбрали наиболее важные критерии, которые необходимы в повседневном документообороте.
Хранение документов в «облаке». Плюс облачного хранилища в том, что вы всегда сможете получить доступ к документам с любых устройств. Например, если вы уехали из офиса, и вам срочно нужно отправить документ. «Облако» избавит от необходимости иметь большие объёмы встроенной памяти и обезопасит от возможных поломок техники, когда документы невозможно достать, пока компьютер не отремонтируют.
Загрузка документов. Мы посмотрели, как документы появляются в сервисе: автоматически или вручную, в каком формате сервис распознаёт документы, а также как работает поиск по документам.
Подписание документов. Выяснили, с какими типами электронных подписей работает сервис.
Конструктор документов. Узнали, есть ли в сервисе шаблоны документов. Конструктор нужен, чтобы не искать каждый раз формы документов и не проверять их актуальность — сервис это сделает за вас.
Формирование платёжек по полученным счетам. Полезная функция, которая сэкономит время. Счёт является неформализованным документом, а значит, не все системы могут его распознать.
Обмен документами с контрагентами. Как правило, обмениваться документами можно, если ваш контрагент пользуется тем же сервисом, что и вы. Поэтому при выборе сервиса, узнайте каким ЭДО пользуется большинство ваших контрагентов. Некоторые сервисы предоставляют услугу роуминга, что позволяет обмениваться документами между разными сервисами. Но надо понимать, что настройка роуминга — это сложный процесс с определёнными ограничениями: не все сервисы имеют совместимость и возможность подключить роуминг. В среднем, компании обещают настроить роуминг в течение 8−10 рабочих дней. Но точные сроки нужно уточнять у конкретного оператора.
Мобильное приложение. Может понадобиться, если вы много перемещаетесь, а документы всегда должны быть под рукой.
Стоимость. Чаще всего зависит от количества исходящих документов. Входящие документы, как правило, бесплатны.
Точка
Сервис ЭДО от Точки поможет создавать, распечатывать, подписывать, отправлять контрагентам и хранить документы по вашим сделкам.
Хранение документов в «облаке». Такая возможность есть — система распознаёт и сохраняет загруженные или созданные документы.
Загрузка документов. Происходит вручную. В сервисе доступен поиск по сохранённым документам: по названию документа или по названию контрагента.
Подписание документов. Можно подписывать при помощи КЭП (квалифицированной электронной подписи) и НЭП (неквалифицированной электронной подписи). При подключении ЭДО Точки вы и ваш контрагент получите НЭП бесплатно в режиме онлайн. Это законный и надёжный способ подписания для документов без НДС. Как оформить цифровую подпись в сервисах ФНС, подробно разобрали в статье.
Конструктор документов. Есть, в пару кликов можно создать заполненный шаблон договора на оказание услуг, а также акт, накладную или счёт-фактуру. Поля будут максимально предзаполнены. Документы можно распечатать и привычно подписать на бумаге или через ЭДО Точки.
Обмен документами с контрагентами. Можно обмениваться с любыми контрагентами, даже если они не обслуживаются в Точке. Подписание происходит по ссылке, для этого не требуются настройки роуминга или подключение каких-либо программ. Для идентификации вашего партнёра попросим его авторизоваться на Госуслугах.
Кому подойдёт. Всем, кроме тех, кто работает с УПД и счётом-фактурой с НДС.
Мобильное приложение: нет.
Стоимость. Бесплатно до 31 декабря 2023 года.
Диадок
Диадок — система электронного документооборота от СКБ Контур.
Хранение документов в «облаке». Сервис хранит все документы в электронном архиве. Доступ к документам сохранится даже когда вы прекратите пользоваться сервисом.
Загрузка документов. Есть встроенный редактор для создания актов, счетов-фактур, накладных, УПД. Документы также можно загрузить с компьютера. Поиск по сохранённым документам настраивается по определённым параметрам: контрагент, тип документа, статус документа, подразделение, дата.
Подписание документов. Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office. Неквалифицированный сертификат можно использовать только для доступа в систему и просмотра документов.
Конструктор документов. Во встроенном редакторе есть шаблоны документов. Перед отправкой система проверяет их на наличие ошибок.
Обмен документами с контрагентами. Возможен с контрагентами, которые пользуются Диадоком, либо если настроен роуминг с другими сервисами.
Формирование платёжек по полученным счетам. Доступно только, если счёт отправлен в формате xml.
Кому подойдёт. Любому ИП и организации независимо от размера бизнеса.
Мобильное приложение. Есть, доступно как для iOS, так и для Android.
Стоимость. Зависит от количества исходящих документов: минимальный годовой пакет на 250 исходящих — 1900 рублей, максимальный на 3000 документов — 18 600 рублей. Входящие документы — бесплатно.
Такском
Такском-Файлер — онлайн-сервис электронного документооборота.
Хранение документов в «облаке». Все документы хранятся в личном кабинете абонента. Доступ к ним можно получить с любого устройства, пройдя соответствующую аутентификацию.
Загрузка документов. Документ загружается автоматически через приложение Такском-Ассистент или вручную с компьютера.
Подписание документов. Электронные документы могут быть подписаны как квалифицированной электронной подписью, так и неквалифицированной (за исключением электронных счетов-фактур). При необходимости документ может быть подписан более чем одной электронной подписью.
Есть система согласования документов с функцией настройки права согласования, подписания и перемещения документов для каждого сотрудника.
Конструктор документов. Система содержит шаблоны всех формализованных документов, формат которых утверждён или рекомендован налоговой.
Обмен документами с контрагентами. Возможен с теми, кто пользуется Такском. Либо с контрагентами, которые используют ЭДО с роумингом. Есть функция автоматической настройки роуминга.
Формирование платёжек по полученным счетам. Возможно только при интеграции с 1С. Абоненты Такском могут обмениваться счетами на оплату, сформированными в формате xml. Это позволяет настраивать автоматическую обработку документа в учётной системе. При этом сохраняется возможность обмена счетами на оплату и в других форматах, например xls или pdf.
Кому подойдёт. Компаниям с большим количеством сотрудников и согласований.
Мобильное приложение. Есть, доступно для iOS и для Android.
Стоимость. Зависит от количества исходящих документов: минимальный годовой пакет на 100 исходящих — 1500 рублей, максимальный на 1500 исходящих — 9600 рублей. К каждому пакету за 1000 рублей можно добавить опцию «Маркировка». Входящие документы — бесплатно.
СБИС
СБИС — электронный документооборот, разработанный компанией «Тензор».
Хранение документов в «облаке». Облачное хранилище СБИС-Диск хранит документов на защищённых серверах и предоставляет общий доступ к файлам с любого устройства. Доступ можно настроить на просмотр или редактуру.
Загрузка документов. Происходит автоматически, только если контрагент работает через СБИС. В других случаях документ нужно загружать вручную с компьютера. Есть поиск по всем документам компании, или по личным. Для поиска доступны стандартные инструменты навигации: строка поиска, поиск по тексту для файлов с расширением *.txt, *.html, *.xml и *.pdf, сортировка по алфавиту или дате изменения.
Подписание документов. При обмене электронными документами используется обычная квалифицированная электронная подпись.
Конструктор документов. Сервис предоставляет не только конструктор документов, но и конструктор бизнес-процессов. Можно автоматизировать уже существующие регламенты организации или создать новые.
Сервис предоставляет возможность организовать видеоконференцию или отправить видеосообщение для совместной работы над документами. Разработаны маршруты согласования документов внутри компании: можно настраивать разные условия, например, в зависимости от суммы.
Обмен документами с контрагентами. Возможен только, если контрагент пользуется СБИС или настроен роуминг. Роуминг доступен со всеми операторами.
Формирование платёжек по полученным счетам. Доступно только при интеграции с 1С. Для популярных систем (1С, SAP, Docsvision) есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние. Для других систем доступна выгрузка документов и автоматическая конвертация в форматы налоговой.
Кому подойдет. Крупным бизнесам, производствам, большим корпорациям.
Мобильное приложение. Есть, доступно для бесплатного скачивания в AppStore или GooglePlay.
Стоимость. Обмен с контрагентами на 200 исходящих документов в год — 1500 рублей, максимальный на 5000 исходящих — 20 000 рублей. Отдельно оплачивается внутренний документооборот для компании — от 6000 рублей. Входящие документы — бесплатно.
Корус
Сфера Курьер — сервис электронного документооборота от «Сбер Корус».
Хранение документов в «облаке». Электронный документ после обработки хранится бесплатно в папке «Обработанные» в течение 6 месяцев. По истечении 6 месяцев для тех, у кого подключен сервис «Архив» — документы автоматически перемещаются в этот сервис и остаются доступными, для остальных — доступ к архивным документам закрывается.
Загрузка документов. Загружаются вручную, возможна массовая загрузка документов. Искать сохранённые можно по типу и номеру документа, отправителю или получателю.
Подписание документов. Для работы с сервисом нужна квалифицированная электронная подпись.
Конструктор документов. Список документов может быть дополнен необходимыми типами документов по желанию пользователя сервиса.
Обмен документами с контрагентами. Возможен с теми, кто работает через Сфера Курьер, либо с другими операторами ЭДО через роуминг.
Мобильное приложение: нет.
Кому подойдет. Большим компаниям со сложными цепочками согласования документов (есть бесплатная настройка маршрутов согласования), а также для документооборота с маркетплейсами.
Стоимость. Зависит от количества исходящих документов: минимальный годовой пакет на 600 исходящих — 3900 рублей, а максимальный на 10 000 исходящих — 50 000 рублей. Входящие документы — бесплатно.
Калуга Астрал
Сервис Астрал.ЭДО разработан АО «Калуга Астрал».
Хранение документов в «облаке». Все документы хранятся в электронном виде на сервере оператора ЭДО, что позволяет получить доступ с любого компьютера, ноутбука, планшета или смартфона.
Загрузка документов. Автоматически, если контрагент работает через Астрал, либо вручную. Искать сохранённые документы можно по ИНН, названию, отправителю, по типу или статусу документа.
Подписание документов. При работе используется квалифицированная электронная подпись, выданная любым аккредитованным удостоверяющим центром.
Конструктор документов. Пока конструктора нет, можно загружать только готовые документы.
Обмен документами с контрагентами. Возможен только если контрагент пользуется Астралом или настроен роуминг. Подключение к роумингу — бесплатно.
Кому подойдет. Небольшим и средним бизнесам, есть возможность связать между собой сразу несколько сервисов от Астрал для работы в едином окне: для отчётности, для передачи кассовых чеков в ФНС, для маркировки.
Мобильное приложение: нет.
Стоимость. Зависит от количества исходящих документов: минимальный пакет на 50 исходящих документов в год — 500 рублей, максимальный — более 20 000 исходящих за 70 500 рублей. Все входящие — бесплатно.
Сравнительная таблица сервисов
Поиск по сохранённым документам и подписание документов КЭП доступно у всех сервисов. Стоимость входящих документов у всех сервисов бесплатна. Остальные параметры сведены в таблицу.
