Как заключить трудовой договор с работником: инструкция и образец

Трудовой договор — это письменная договорённость между работником и работодателем. Работник берёт на себя обязательства приходить на работу вовремя и выполнять поставленные перед ним задачи. А работодатель берёт на себя обязательство оплачивать эту работу. Регулирует отношения между ними Трудовой кодекс.

Договор защищает интересы и сотрудника, и работодателя. Если компания не захочет платить зарплату, оплачивать больничный или давать отпуск сотруднику, он может обратиться в суд. И напротив, если сотрудник не ходит на работу или сливает данные конкурентам, компания имеет право его уволить или взыскать причинённый ущерб.

Соглашение должно быть зафиксировано на бумаге или в электронном виде с ЭЦПЭлектронная цифровая подпись. Заключать трудовой договор устно нельзя.

Если не заключить трудовой договор, работодателя оштрафуют на сумму от 5 до 100 тысяч рублей по статье 5.27 КоАП. Административное нарушение приведёт к тому, что предпринимателя или компанию на год добавят чёрный список работодателей. А это значит, что государственная инспекция труда будет следить за такими организациями тщательнее. Об этом сказано в проекте «Правил ведения реестра работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости».

Ещё за неоформление сотрудника есть налоговая ответственность: ФНС заставит платить все взносы за работников, накопленные за годы, а затем оштрафует. Размер штрафа, согласно статье 122 НК, до 40% от стоимости недоимки.

Пример. Вадим пришёл работать в маркетинговое агентство «Пегас» на должность маркетолога. Ему пообещали высокую заработную плату, но официальное трудоустройство не предложили. Мужчина согласился — его привлёк размер заработной платы. Но когда компания стала штрафовать его за опоздания и урезать зарплату на 50% за невыполнение KPI, он уволился, захватив с собой все пароли от личных кабинетов и базу данных клиентов фирмы. Если фирма решит обратиться в суд, ей придётся признать, что она сама нарушила закон.

Пример. Семилетнему ребёнку разрешат играть в кино, жонглировать кеглями в цирке, петь или танцевать на сцене в составе коллективов. Но нельзя заключать трудовой договор, если предполагается, что ребёнок будет дрессировать медведей или выступать в кабаре — это противоречит закону.

Бессрочный трудовой договор заключают большинство работодателей в стране, когда нанимают сотрудников. Если сотрудник захочет уйти с работы или будет плохо выполнять свои обязанности, договор можно будет расторгнуть.

Бессрочный договор также выгоднее и для работника, поскольку уволить человека без его желания сложно. Нужно доказать, что на это есть объективные причины, например, работник часто нарушает дисциплину, не справляется с обязанностями.

Если работа не временная и не сезонная, предпочтительнее оформлять работников бессрочно — это лучше защищает их интересы.

Срочный трудовой договор может быть заключён максимум на 5 лет, минимального срока нет, он может быть даже однодневным. По соглашению сторон его можно продлевать. Срок зависит от вида обязанностей.

Например, если вы нанимаете мастера по ремонту, чтобы он подготовил помещение для магазина, заключайте срочный трудовой договор с таким работником на время ремонтных работ. А если он не успел закончить ремонт к прописанной в документе дате, то договор можно продлить.

Срочный договор может стать бессрочным, если ни работодатель, ни работник не расторгли его, когда время действия истекло.

Но если вы продлевали срочный трудовой договор несколько раз подряд, закон посчитает такие трудовые отношения долгосрочными. Тогда если сотрудник захочет у вас работать постоянно, уволить его просто так не получится. Заявить о своём желании работник должен письменно. Это регулирует обзор практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с заключением трудового договора.

Срочный трудовой договор на сезонные работы можно заключить, только если на работу сотрудника реально влияет сезон и погода. Это регулирует статья 293 ТК. Например, выкапывать картофель в средней полосе России нужно строго в конце августа или сентябре, раньше овощ не созреет, а позже испортится.

Ещё есть ряд условий, когда срочный договор можно использовать с согласия нового сотрудника. А если он не согласится, придётся искать другого кандидата или заключать бессрочный договор.

Заключить трудовой договор можно в печатном или электронном виде, обязательно в двух экземплярах. Об этом сказано в статье 67 ТК. Причём на экземпляре работодателя сотрудник оставляет отметку и подпись, что он получил свой экземпляр. Если договор электронный, то на него ставят электронную подпись.

Чаще всего договор подписывают в тот день, когда новичок выходит на работу. Но можно и раньше: можно заключить договор 20 апреля, а выйти на работу 30 апреля. Если дата начала работы не указана, договор будет действовать с момента подписания.

Если специалист начал работать, а договор не ещё не подписан, то работодатель должен оформить его в течение трёх дней. Даже если договор не оформлен, всё равно можно доказать, что трудовые отношения есть, если дело дойдёт до суда. Про это написано в статье 67 ТК.

Трудовой договор подписывают работодатель и работник — они и являются сторонами договора. Об этом сказано в статье 56 ТК.

Работник обязан соблюдать установленный распорядок дня и выполнять те задачи, которые будет ставить работодатель. Но только те, которые прописаны в должностной инструкции — это отдельный локальный документ, в котором прописывают всё, что должен делать работник. Если сотрудник пришёл в компанию на должность IT-специалиста, заниматься рекламой или продвижением он не обязан.

Работодатель должен оплачивать работу и создать для сотрудника условия труда. Если компания нанимает повара, у него должна быть оборудована кухня и он не должен думать о закупках, а если нанимает дизайнера, то нужно предоставить ему такой компьютер, оперативная память которого выдержит профессиональные программы CorelDRAW, 3ds Max и другие. Специальные программы тоже должен оплачивать работодатель.

Дальше укажите обязательные и дополнительные условия трудового договора.

1. Место, где будет работать сотрудник. Если головной офис компании находится в одном городе, а филиал, где будет работать человек, в другом, это нужно обозначить. Если человек будет работать удалённо, указывают область или страну.

2. Название должности. Если должность предполагает какие-то льготы или специальные условия, название нужно указать в соответствии со справочником должностей. Это нужно, чтобы у работника не возникло проблем с оформлением выплат и других льгот, например, для досрочного выхода на пенсию для педагогов.

3. Дата и место заключения трудового договора. Указывают город и число, в которое подписывают документ.

4. Дата начала работы. В бессрочном договоре нужна только дата начала, а в срочном и дата окончания тоже. Но иногда окончание срочного договора определяется наступлением события, например, сотрудница вернулась из декрета или мобилизованный со службы. Ещё в срочном договоре прописывают основания для заключения.

5. Условия оплаты труда. В этом пункте указывают размер оклада, районный коэффициент и северную надбавку, если она есть. Премии, компенсации и иные выплаты можно указывать в отдельных локальных нормативных актах, а в трудовом договоре сделать на них отсылку.

Зарплата за месяц не может быть меньше, чем МРОТ. В 2026 году МРОТ составляет 27 093 рубля. На региональном уровне МРОТ может быть выше. Например, для Санкт-Петербурга это 31 250 рублей, а для Москвы 32 916 рублей. Посмотрите МРОТ своего региона в статье «МРОТ в 2026 году».

6. Режим работы и отдыха нужно указывать, если он отличается от общего распорядка компании. Например, если работа посменная, то нужно указать продолжительность, время начала и конца смены, чередование рабочих и нерабочих дней.

7. Права и обязанности сторон. Они указаны в статье 21 и статье 22 ТК. Скопируйте их в трудовой договор без изменений.

8. Ответственность сторон. Пропишите, что работодатель и работник несут материальную ответственность друг перед другом. Это регулирует статья 232 ТК.

9. Обязательное социальное страхование. Укажите, что работник имеет право на обязательное пенсионное, медицинское страхование, страхование от несчастных случаев на производстве, на случай временной нетрудоспособности.

10. Условия, определяющие характер работы. Например, если это работа курьером или водителем, то есть разъездная, или бортпроводником — работа в пути.

11. Условия труда на рабочем месте. Закажите оценку условий труда, если ещё не проводили такую, и пропишите её результаты в договоре. Условия труда могут быть оптимальными, допустимыми, вредными и опасными.

12. Гарантии и компенсации. Например, если сотрудник имеет дело с вредными или опасными условиями труда, то работодатель обязан повысить зарплату минимум на 4% от оклада согласно статье 147 ТК. Все вредные и опасные условия прописаны в классификации условий труда.

13. Основания для прекращения действия трудового договора. Все они перечислены в статье 77 ТК. Перечислять их в трудовом договоре не нужно.

В трудовом договоре работодатель может и должен делать отсылки на нормативные акты компании, например, правила внутреннего трудового распорядка или положение о премировании. Если их нет, то все нюансы прописывают в самом договоре.

Если работодатель — микропредприятие, то есть его годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и в штате числится не больше 15 человек, то локальные нормативные акты можно не оформлять.

В этот раздел включите любые договорённости между работодателем и работником, которых нет в обязательных пунктах: условия удалённой работы, работы по совместительству, испытательного срока. Это может быть соглашение о неразглашении коммерческой тайны и информация о дополнительном страховании работника.

Пример. Агентство «Пегас» не стало заключать с маркетологом Вадимом трудовой договор, но выдало ему все пароли и доступы. Когда между маркетологом и компанией произошёл конфликт, Вадим забрал пароли и базы данных и не вышел на работу. Если бы трудовой договор был заключён и в нём был прописан пункт о неразглашении коммерческой тайны, Вадим бы понимал, что за воровство паролей и данных он будет отвечать.

Иногда компании устанавливают испытательный срок для новых сотрудников, нужно указать это в договоре. Испытательный срок нужен для того, чтобы убедиться в навыках сотрудника. Ещё новичок может не влиться в коллектив, и если это будет отражаться на его работе, с ним можно будет мирно разойтись.

У испытательного срока есть ограничения: максимум 3 месяца для рядовых сотрудников и 6 месяцев для руководящих должностей. Например, маркетолога могут нанимать с испытательным сроком 3 месяца, а к директору по маркетингу будут присматриваться полгода.

Если один или несколько из перечисленных пунктов окажутся в трудовом договоре, то работник может пожаловаться в трудовую инспекцию. Тогда к вам придут с проверкой и привлекут к административной ответственности.

Есть типовые ошибки в трудовом договоре, из-за которых бизнес может заработать штрафы.

Не указали зарплату сотрудника или указали расплывчато. В договоре должен быть чётко прописан оклад сотрудника, расплывчатые формулировки недопустимы.

Не обозначили условия труда. Условия труда могут быть оптимальные, допустимые, вредные и опасные. Ещё их называют классами. В договоре условия нужно указать. Они не могут быть, например, средние — такой формулировки в законе нет.

Не указали компенсации за работу в опасных условиях труда. Если человек будет трудиться в опасных или вредных условиях, в договоре прописывают все гарантии и компенсации. Например, право на дополнительные дни отдыха.

Не указали режим работы и длительность отпуска. Часто в договорах прописывают, что режим работы сотрудника происходит на общих условиях, но в ходе проверки не станут разбираться, какие условия для вашей организации считаются общими. Если режим работы общий и регулируется правилами внутреннего трудового распорядка, сделайте на него ссылку в трудовом договоре.

Не указали срок действия срочного договора и основания для его заключения. Если договор срочный, это нужно обосновать. Например, если человек устраивается на работу в период уборки урожая, в договоре прописывают дату начала и окончания его работ.

Запросите оригиналы документов и снимите с них копии.

Для некоторых должностей нужны специфические справки: об отсутствии судимости, о непривлечении к административной ответственности за употребление наркотиков или о доходах. Например, педагогам необходимо для заключения трудового договора предоставлять справку об отсутствии судимости за некоторые типы преступлений, а госслужащие должны предоставлять сведения о доходах. Требовать документы, не предусмотренные законом, работодатель не имеет права.

Если работник решил заключить трудовой договор с фирмой, ему следует собрать все документы (паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, военный билет, диплом) и принести их работодателю.

Кадровый отдел изучит документы и даст работнику почитать нормативные акты компании: правила внутреннего трудового распорядка, положение о работе с персональными данными, положение об оплате труда, инструкцию по охране труда. В компании могут быть и дополнительные локальные акты, например, положение о корпоративной культуре или медицинском страховании.

Трудовой договор подписывают в двух экземплярах. При этом работник должен поставить подпись на экземпляре компании и подтвердить, что он получил свой экземпляр с подписью. А вот ставить печать необязательно.

После подписания договора компания на его основании делает запись в трудовой книжке. Согласно статье 66 ТК, запись делают через 5 дней с начала выполнения обязанностей.

При подписании трудового договора с удалёнными сотрудниками есть нюансы. Как и в стандартной схеме заключения договора, перед подписанием специалисту нужно изучить все внутренние локальные документы. Если оформляете сотрудника удалённо, будет отличаться содержание трудового договора и способ подписи.

В содержании трудового договора, заключаемого с удалённым сотрудником, нужно прописать способ взаимодействия с сотрудником (телефон, ZOOM, сообщения).

Способ подписания трудового договора с удалённым сотрудником может быть двух видов: по ЭДО или в бумажном виде.

Если документы подписывают традиционно, на бумаге, ими обмениваются заказными письмами. Работодатели при отправлении делают опись вложения — это помогает доказать при разногласиях, что документ был отправлен сотруднику.

Если документы отправляют по ЭДО, нужно будет зарегистрироваться в одной из систем электронного документооборота (в той, в которой зарегистрирован работодатель) и подписать высланные им документы электронной подписью. Но даже если взаимодействие происходило через ЭДО, компания по заявлению работника должна выслать договор новому сотруднику в бумажном виде. Об этом сказано в статье 312.2 ТК.

Работодатель обязан хранить все трудовые договоры с сотрудниками, неважно, работают они ещё в организации или нет. Заключённые до 2003 года договоры хранятся 75 лет, а те, что подписаны позже, 50 лет. Об этом сказано в приказе Росархива № 236.

Документы хранят для того, чтобы предоставить их по запросу сотрудников, налоговой, СФР и любого другого госоргана.

Есть три основных способа расторжения трудового договора: по инициативе работодателя, по инициативе работника или по соглашению сторон.

По соглашению сторон разойтись будет выгодно и сотруднику, и компании, ведь тогда не будет места спорам и разногласиям. Сотрудник будет уверен, что компания не подаст на него в суд, и наоборот.

По инициативе сотрудника увольняются с обязательным письменным уведомлением работодателя. Если договор бессрочный, нужно предупредить компанию и отработать ещё 2 недели, но если работодатель не против, можно и не отрабатывать.

По инициативе работодателя расторгнуть договор можно только в случаях, предусмотренных статьёй 81 ТК. Это прогулы, появление на работе в нетрезвом виде, воровство имущества компании, нарушение коммерческой тайны и другие. Ещё компания может уволить сотрудника, если она закрывается, сокращает штат или меняет собственника организации. Если бы работник приходил на работу не вовремя или пил пиво за рабочим столом в кабинете, работодатель имел бы право его уволить. А уволить сотрудника из-за того, что он, например, не сошёлся характером с коммерческим директором, нельзя.

С 1 марта 2026 года работодатели смогут увольнять иностранных работников, если изменятся региональные квоты на приём иностранцев на работу. Раньше при превышении квоты работодатель мог получить штраф до 1 миллиона рублей, а увольнение не по ТК могли посчитать незаконным. Федеральный закон № 419 исправил это противоречие.

Ещё есть обстоятельства, по которым трудовой договор перестаёт действовать. Они прописаны в статье 77 ТК, например, истечение срока срочного договора или перевод сотрудника в другую компанию.

Учитывайте, что в 2026 году ряд сотрудников сможет бесплатно получить юридическую помощь по федеральному закону № 407 при восстановлении на работе и взыскании зарплаты, при получении компенсации и даже при отказе заключать трудовой договор.

Действие трудового договора можно приостановить. Это связано с тем, что мобилизация забрала у рынка труда часть сотрудников.

Работник должен написать заявление на приостановление договора и приложить к нему копию повестки или уведомление о заключении контракта, а работодатель — издать соответствующий приказ.

Все трудовые отношения прекращаются, но место сохраняется. Пока сотрудник несёт военную службу, на его место временно берут другого специалиста.

Как только срок военной службы подойдёт к концу, специалист должен вернуться на работу в компанию и приступить к своим обязанностям. Предупредить работодателя нужно за 3 дня до выхода, а начать работать не позже, чем через 3 месяца после окончания службы, иначе компания имеет полное право такого сотрудника уволить. Этот период планируют увеличить: согласно законопроекту «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ», если сотрудник вернулся на работу из зоны специальной военной операции, но не может работать по состоянию здоровья, срок приостановления договора нужно будет продлить на время болезни.

Ещё со специалистом можно заключить служебный контракт или аутстаффинг.

Служебный контракт заключают при устройстве на госслужбу. Такие отношения регулируются не Трудовым кодексом, а законом 79-ФЗ.

Аутстаффинг — это когда организация нанимает человека не напрямую, а через агентство. Фактически работодателем в таком случае будет являться агентство — оно нанимает специалистов, платит им зарплату и налоги. С сотрудниками агентство заключает трудовой договор, а с организациями или ИП — договор ГПХ.

Как только на нём окажутся подписи работника и работодателя. День выхода на работу указывают в документе, а если день не указан, специалист выходит на работу на следующие сутки после подписания документа. Если специалист на работу в указанный срок не вышел, договор аннулируется.

Трудовой договор — это соглашение между сотрудником и работодателем. Основное содержание документа — это права и обязанности сторон, а также подробное описание условий работы.

В трудовом договоре обязательно должны быть указаны зарплата, обязанности, график и условия работы, данные о сторонах и их подписи — это прописано в статье 57 ТК. Именно на эти пункты инспектор в первую очередь обратит внимание при проверке.

Работать без трудового договора нельзя, его нужно заключить не позднее трёх дней с момента, как специалист начал у вас трудиться.

В договоре должно быть две подписи — работника и работодателя. При этом работник ставит дополнительную подпись на экземпляре работодателя о том, что он получил свой вариант документа с подписью на руки.