Прослеживаемые товары: как оформлять документы и отчётность

Система прослеживаемости импортных товаров — это база данных, которая содержит сведения о товарах, импортированных на территорию РФ. Система позволяет налоговой службе контролировать оборот определённых товарных групп.

Перечень товаров, которые подлежат прослеживанию, определяют постановления правительства № 807 и № 1110. В список входят четыре категории импорта: бытовая техника, отдельные товары для детей, спецтехника и периферийные устройства для компьютеров, например, мониторы и принтеры.

Как это работает:

Товар выбывает из системы прослеживания при продаже в розницу или безвозмездной передаче физическому лицу, а также при списании и утилизации.

ФНС сверяет данные отчётов и контролирует, сколько товара предприниматели ввезли в Россию, сколько и на каком основании вывели из системы прослеживания. Так государство борется с нелегальным оборотом импорта, а покупатели получают дополнительные гарантии качества.

Принцип простой: по каждой операции с прослеживаемым товаром вы обязаны правильно оформить документы и отчитаться в налоговую инспекцию. Требования касаются всех коммерческих организаций и ИП на любой системе налогообложения.

К подотчётным операциям относятся не только покупка и продажа, но и передача на комиссию, внесение в уставный капитал, списание или утилизация прослеживаемого товара.

За пределами системы прослеживания остаются самозанятые и физические лица. Они могут купить детскую коляску или монитор только для личных нужд, но не для перепродажи с целью заработка или передачи по договору комиссии. Для таких операций им нужен статус ИП.

Есть два способа: ручной и автоматизированный. В обоих случаях для проверки вам понадобится код товара по Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности.ТН ВЭД ЕАЭС и по Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности.ОКПД 2. О том, как подобрать код ТН ВЭД, читайте в статье.

Коды товара по ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2 смотрите в таможенной декларации экспортёра и в сертификатах соответствия. При необходимости уточните их с помощью запроса в Федеральной таможенной службе.

Для ручной проверки достаточно сверить коды с содержанием таблицы прослеживаемых товаров в постановлениях правительства № 807 или № 1110.Автоматизированная проверка ещё проще — на официальном сайте ФНС есть сервиспроверки идентификатора прослеживаемости товаров, который позволяет ввести любой из кодов или наименование товара и получить информацию о его статусе.

Единственный минус автоматизированной проверки — плашка с надписью «Сервис работает в тестовом режиме». Возможно, результат автоматизированной проверки не будет иметь юридической силы в спорной ситуации. Если есть сомнения, лучше перепроверить код товара вручную.

Получить РНПТ можно тремя способами в зависимости от происхождения товара:

Важно отметить, что хранить или использовать прослеживаемые товары для собственных нужд бизнес может и без кодов РНПТ. Получать код нужно только в том случае, если планируется отчуждение или уничтожение товара — продажа, передача на комиссию, списание или утилизация.

Первичные документы по операциям с прослеживаемыми товарами должны содержать код РНПТ. В зависимости от налогового режима бизнеса, это могут быть счета-фактуры или универсальные передаточные документы.

Документы нужно оформлять в электронном виде, то есть подключить и использовать систему электронного документооборота (ЭДО). С 1 января 2026 года ФНС собирается штрафовать бизнес за передачу бумажных счетов-фактур и УПД — 200 рублей за каждый документ, но не более 30 000 рублей для ИП и 100 тысяч рублей для юридического лица.

Состав отчётности перед налоговой зависит от того, сдаёт ли бизнес декларацию по НДС, и от содержания операции с прослеживаемыми товарами.

Плательщики НДС отчитываются о покупках и продажах прослеживаемых товаров в декларации по НДС, а при передаче таких товаров на утилизацию или списание подают отчёт об операциях по форме КНД 1169010.

Отчётность подают один раз в квартал, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Компании и ИП, которые не платят НДС, отчитываются только в том случае, если в прошедшем квартале у них были операции с прослеживаемыми товарами.

Плательщики НДС ежеквартально подают декларацию независимо от того, были у них сделки с прослеживаемыми товарами или нет. Читайте статью о том, как работает бизнес с НДС.

За несдачу отчёта об операциях или ошибки в реквизитах с 1 января 2026 года ФНС планирует взимать штрафы — 1 000 рублей за каждый документ, но не более 30 000 рублей для ИП и 100 тысяч рублей для юрлиц.

Это регистрационный номер партии товара, по которому налоговая служба прослеживает перемещение определённых категорий импорта на территории России.

Декларация (ГТД, грузовая таможенная декларация) — это документ для таможенного оформления импортного товара, а РНПТ — это номер для прослеживания товара на территории страны. Код РНПТ включает номер декларации. О том, что такое декларация на товар и какие ещё документы нужны для оформления импорта, читайте в статье.

Импортёр получает номер РНПТ от налоговой службы или формирует его самостоятельно на основании декларации. При покупке прослеживаемого товара на территории России его можно найти в счёте-фактуре или в универсальном передаточном документе. Графа так и называется — «Регистрационный номер партии товара».

Прослеживаемость — это в первую очередь информационный учёт, а маркировка — это наклейка с QR-кодом на каждой физической единице товара. О прослеживаемых товарах нужно отчитываться в налоговую, коды маркировки нужно сканировать и передавать в систему «Честный знак». Есть ещё ряд отличий, подробнее о маркировке товаров читайте в статье.

Сверить коды товара по ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2 с перечнем прослеживаемых товаров или ввести их в сервис автоматизированной проверки на сайте ФНС.

Случайно — нет. Он может выбыть из системы в результате продажи физическому лицу, списанию или утилизации. Бизнес обязан предоставить в ФНС отчёт об операциях, на основании которых конкретная партия прослеживаемого товара будет выведена из оборота.

Универсальный передаточный документ для отгрузки прослеживаемого товара должен содержать поле «Регистрационный номер партии товара». Если кода РНПТ нет, но вы хотите уточнить, подлежит ли товар прослеживанию, проверьте вручную по кодам ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2. Онлайн-сервис ФНС работает в тестовом режиме и может дать неверную информацию.