Характеристика на сотрудника: как составить для суда, военкомата, опеки, новой работы и других ситуаций

В этом документе работодатель описывает, как сотрудник справлялся с работой, какие у него были обязанности, результаты и профессиональные качества.

Характеристика нужна, чтобы подтвердить профессиональные или личные качества человека. Например, её могут подготовить при переводе сотрудника на другую должность, награждении, прохождении аттестации, обращении в суд, военкомат или органы опеки. Иногда характеристику запрашивает новый работодатель для оценки опыта и личности человека.

Характеристику составляют по запросу работника или другой организации. Её готовит руководитель сотрудника или специалист по кадрам. Но лучше заранее определить, кто в компании отвечает за подготовку таких документов.

Новый работодатель может попросить характеристику у кандидата, но этот документ не входит в обязательный перечень при трудоустройстве.

Характеристику и рекомендательное письмо часто путают, но это документы с разными целями. Характеристика — это официальная оценка сотрудника со стороны работодателя. В ней описывают должностные обязанности, профессиональные качества, результаты работы и соблюдение трудовой дисциплины.

Рекомендательное письмо более свободной формы. Его используют, чтобы представить человека потенциальному работодателю или заказчику. Если характеристика фиксирует факты о работе сотрудника, то рекомендательное письмо помогает сформировать положительное впечатление и объясняет, почему кандидату стоит доверять.

Единого формата характеристики не существует. Более того, формат зависит от того, для чего составляется документ: перевестись на другую должность, сменить компанию или получить визу.

Но есть несколько общих рекомендаций по составлению характеристики: рассмотрим их на примере положительной и отрицательной.

Шапка. Укажите полное и сокращённое название организации, адрес, дату составления, номер и название документа, должность и личные данные сотрудника.

Краткая информация о сотруднике. Напишите, когда он принят на работу, укажите стаж и должность.

Отношение к работе. Конкретизируйте деятельность сотрудника, его достижения или заслуги. Можно оценить, как работник справлялся с рабочими задачами, что нового привнёс в работу.

Личные качества. Опишите только то, что прямо относится к профессии. Например, у ивент-менеджера можно отметить коммуникабельность и умение справляться с горящими задачами, но не стоит писать о небрежности за рабочим столом.

Заключение. Напишите, для какой компании или организации, а также для чего выдана характеристика. Можно обойтись фразой «Для предъявления по месту требования». Подписывает документ обычно отдел кадров или руководитель.

Оценка потенциального развития. В характеристике можно отдельно указать, готов ли сотрудник к повышению и развитию в компании. Оцените его профессиональные навыки, самостоятельность, способность брать на себя больше ответственности и управлять задачами или командой.

Если сотрудник не справляется со своими обязанностями, конфликтует с коллегами или нарушает дисциплину, пишут отрицательную характеристику.

Шапка. Укажите полное и сокращённое название организации, адрес, дату составления, номер и название документа, должность и личные данные сотрудника.

Краткая информация о сотруднике. Напишите, когда он принят на работу, укажите стаж и должность.

Отношение к работе. Конкретизируйте деятельность сотрудника, расскажите, как он проявлял себя на рабочем месте. Например, напишите, что сотрудник нарушал правила труда, не повышал квалификацию, не брал на себя ответственность. Если по вине работника произошли серьёзные нарушения, это тоже нужно указать. Главное, приводить факты без эмоций.

Личные качества. Опишите черты характера сотрудника, которые мешали выполнению рабочих обязанностей. Например, он не умел работать в команде, проявлял излишнюю эмоциональность, безответственность или недисциплинированность. Старайтесь писать кратко и корректно, не употребляйте усилители (слова «очень», «сильно»), избегайте субъективных оценок.

Заключение. Напишите, для какой компании или организации, а также для чего выдана характеристика. Можно обойтись фразой «Для предъявления по месту требования». Подписывает документ обычно отдел кадров или руководитель.

Если документ запрашивают органы власти или другие ведомства — используйте официальный бланк организации. Характеристику должен подписать руководитель компании. Если характеристика нужна внутри организации — используйте оформление, которое принято в компании. Подпишите документ у начальника отдела кадров и руководителя сотрудника.

Готовую характеристику передайте работнику под расписку, если документ запрашивал он. Выдачу документа зафиксируйте в специальном журнале учёта. Документ в ведомства отправьте сразу по почте или курьером. Информацию об этом тоже лучше указать в журнале учёта выданных документов.

Ошибки в характеристике могут привести к нарушению закона об обработке персональных данных и спору с сотрудником в суде. Поэтому важно избегать субъективных оценок и писать в нейтральном деловом стиле.

Не указывайте персональные данные, не связанные с работой. В характеристике должна быть только информация, которая относится к цели документа. Не стоит писать о здоровье работника, семейном положении, религии, месте жительства и других обстоятельствах личной жизни.

Если характеристику передают другой организации, проверьте основания для передачи персональных данных. Для этого может потребоваться согласие сотрудника.

Пишите только о том, что можете доказать. Лучше опираться на факты, которые можно подтвердить. Например, вместо «безответственный сотрудник» укажите, что к работнику применяли дисциплинарное взыскание. Не пересказывайте слухи и предположения.

Проверьте, кто подписывает характеристику. Непосредственный руководитель может подготовить текст, но подписывать характеристику должен ответственный. Обычно это руководитель организации или сотрудник отдела кадров.

Согласовывать текст не обязательно, но работник может внести правки. Работодатель не обязан заранее получать согласие сотрудника на формулировки характеристики. Но работник вправе потребовать исправить недостоверные данные.

Заранее ознакомить сотрудника с характеристикой работодатель должен только при аттестации. Если работник не согласен с документом и результатами аттестации, он может пойти в апелляционную комиссию или суд.

Внутренняя характеристика используется только внутри организации. Это могут быть такие случаи:

Внешнюю характеристику отправляют в органы власти или отдают новому работодателю.

При переходе на новую работу. Обычно наниматель просит характеристику, когда:

При обращении в ведомства. Характеристику также могут потребовать:

Содержание зависит от того, по какому делу она запрашивается: гражданскому или уголовному. Если дело гражданское, сделайте в документе фокус на качества, важные для работы, например, напишите про уровень профессионализма, оцените выполнение обязанностей и перспективы роста. Если дело уголовное, больше внимания обратите на личные особенности и характер человека, его отношения с коллегами.

Укажите, нарушал ли сотрудник должностную инструкцию и дисциплину, есть ли у него выговоры и взыскания.

Характеристика с работы обязательна по 113-ФЗ, если сотрудник хочет заменить военную службу по призыву на альтернативную. В остальных случаях отталкивайтесь от запроса военкомата.

В конце документа можно отметить наличие или отсутствие вредных привычек.

Перечислите все основания, чтобы наградить сотрудника. Внесите информацию о трудовом стаже и продвижении в карьере. Укажите его личные и профессиональные качества, заслуги перед компанией, достижения и инициативы.

Характеристику могут запросить при оформлении опеки или попечительства, усыновлении, спорах о месте жительства ребёнка или проверке условий воспитания.

В документе особенно важно указать:

Документ понадобится, если работник проходит медико-социальную экспертизу (МСЭ). Работодатель не оценивает состояние здоровья сотрудника, его задача — предоставить сведения о работе и условиях труда.

Характеристику можно составить произвольно или по шаблону, который работнику выдала МСЭ. Некоторые региональные бюро утверждают свой бланк документа и размещают его на сайте. Например, на сайте ФКУ «Главное бюро медико-социальной экспертизы по Новосибирской области» опубликован бланк производственной характеристики.

Опишите условия и характер работы сотрудника: перечислите его основные обязанности по должностной инструкции, укажите, как организована работа. При этом не нужно оценивать работу сотрудника, просто фиксируйте факты.

Документ нужен учебному заведению для итогов практики и выставления оценки.

В характеристике укажите:

Если учебное заведение выдало свой шаблон, характеристику оформляйте по нему.

Характеристику на работника может написать:

Если за характеристикой пришёл работник, подготовить и выдать её нужно в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК. А если документ запросила другая организация, то срок ответа обычно указывают в самом запросе, надо в него уложиться.

По статье 62 ТК ра­бо­то­да­тель обя­зан предо­ста­вить работнику по его письменному заявлению до­ку­мен­ты, свя­зан­ные с ра­бо­той. Список таких документов не ограничен, поэтому характеристику тоже лучше выдавать по запросу сотрудника.

Если же за характеристикой об­ра­тит­ся быв­ший со­труд­ник, то вы­да­вать её экс-ра­бо­то­да­тель формально не обя­зан. Между ними уже нет тру­до­вых от­но­ше­ний, а значит, пра­ви­ла Трудового кодекса не дей­ству­ют. Но суды придерживаются другой точки зрения.

Новый работодатель не может требовать характеристику с предыдущего места работы как обязательный документ. По закону сотрудник должен предоставить только документы, перечисленные в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Работодатель может попросить характеристику или рекомендательное письмо, если хочет дополнительно оценить опыт и профессиональные качества кандидата. Но сотрудник предоставляет её по желанию.

Это характеристика без конкретного получателя. Формулировку «Для предъявления по месту требования» используют, если заранее неизвестно, в какую именно организацию сотрудник отдаст документ.

Документ может потребоваться в разных ситуациях, например:

У характеристики срок действия не ограничен, но она должна быть актуальной. Если документ выдали семь лет назад, а человек за это время сменил должность и обязанности, смысла в нём нет. Исключение — если специалист долго не работал в своей сфере и хочет вернуться. В этом случае старая характеристика может подтвердить его знания и навыки.

Нет. С 2015 года ООО и АО не обязаны иметь печать. Но если у организации есть печать, то лучше заверить характеристику с места работы печатью. Она подтверждает подлинность документа. Зачем бизнесу печать и как её правильно оформить, рассказывали в статье.

Да, если это важно для характеристики и подтверждается документами. Например, можно указать, что работнику объявляли замечание.

Учитывайте срок действия взыскания. Если в течение года после его применения сотрудник не получил нового, старое считается погашенным. Работодатель также может снять его досрочно.