Необязательно вводить систему премирования, но если вы решили её установить, разработайте положение о премировании и пропишите в нём:
- категории сотрудников, которые могут получать премии;
- виды премий — разовые, ежемесячные, квартальные, годовые;
- показатели для начисления;
- размеры и источники выплат;
- порядок расчёта и сроки выплаты;
- условия уменьшения или отмены премии.
Для выплаты премии получите служебную записку от руководителя сотрудника, оформите приказ о премировании и ознакомьте с ним сотрудника.
Какие виды премий бывают и обязательно ли их платить
Условно все премии можно разделить на две группы.
Производственные, то есть премии, которые связаны с результатами труда. За что конкретно их выплачивать, вы решаете сами. Например, за выполнение KPI, итоги работы за определённый срок, успешное окончание проекта. Такие премии бывают:
- разовыми — за конкретные достижения;
- регулярными — по итогам любого периода, чаще всего за месяц, квартал или год.
Непроизводственные. Так называют премии, не связанные с рабочими результатами. Их обычно выплачивают к юбилеям сотрудников, к Новому году и другим праздникам или, например, за победу в корпоративных соревнованиях.
В законах нет требования вводить систему премирования, каждый работодатель решает это сам. Если вы платите регулярные премии, по статье 135 ТК утвердите условия и порядок их выплаты во внутренних документах. Всё это можно прописать в трудовом договоре с каждым сотрудником, но удобнее сделать отдельный локальный акт, например, положение о премировании.
Как составить и утвердить положение о премировании
К положению о премировании нет строгих требований. Утверждайте его в общем порядке, как и другие внутренние акты. Главное, чтобы ваши условия не нарушали Трудовой кодекс и другие нормативные документы, связанные с трудом.
Шаг 1. Составьте проект положения о премиях
Основные моменты, которые нужно прописать:
- кто может получать премии;
- какими они бывают — разовые, ежемесячные, квартальные или годовые;
- за что и при каких условиях начисляются;
- размер выплат и откуда на них берутся деньги;
- как рассчитывается сумма;
- с какой периодичностью и как происходит выплата;
- когда сумму можно уменьшить или отменить.
Разберём подробнее, какие разделы обычно входят в локальный акт о премировании. Вы можете менять эту структуру по своему усмотрению.
Общие положения. Опишите, для каких целей разработан акт, какие вопросы регулирует и на каких работников распространяется. Укажите источник финансирования премии. Это может быть:
- фонд оплаты труда;
- нераспределённая прибыль прошлых лет;
- прибыль текущего года, например, по итогам квартала;
- специальные фонды, если вы их создавали.
Виды премий, показатели и условия премирования. Составьте полный перечень всех видов премий, которые планируете выплачивать. Можно разделить их:
- по периодичности — ежемесячные, квартальные, годовые;
- по причинам выплаты — за выполнение плана, особые достижения, работу в отчётный период.
Не используйте расплывчатые формулировки, например, «за добросовестное выполнение обязанностей». Чётко прописывайте, за какие конкретные достижения выплачивается премия. Показатели можно установить:
- индивидуальные — например, выполнение плана продаж;
- коллективные — например, общий результат работы отдела.
Выбор критериев зависит от специфики вашего бизнеса и задач, которые вы ставите перед сотрудниками. Например, для премии по итогам года можно прописать, что её размер зависит от:
- выполнения годового плана по продажам;
- отсутствия жалоб от клиентов за год;
- количества дисциплинарных взысканий;
- времени, которое сотрудник фактически отработал.
Размеры премий и порядок их расчёта. Точные суммы устанавливать необязательно. Вы можете выбрать удобный вам вариант:
- диапазон сумм в зависимости от категории сотрудников и их достижений;
- формулу расчёта, например, процент от оклада.
Конкретные суммы можно прописать для разовых фиксированных премий, например, «15 000 рублей за работу над срочным проектом».
Порядок и периодичность выплаты премий. Конкретные даты указывать необязательно, можно определить только период выплаты. Например:
- ежемесячная премия выплачивается до 10 числа месяца, следующего за отчётным;
- квартальная — с 10-го по 20-е число месяца после окончания отчётного квартала;
- годовая — до 10 марта следующего года.
Сроки могут совпадать с датами выплаты зарплаты или устанавливаться отдельно.
Условия, при которых премия снижается или не начисляется. Пропишите, что это возможно, если сотрудник получил замечание или выговор в тот же период, за который её начисляют. Причём уменьшать премию можно максимум на 20% от заработка сотрудника за месяц. Об этом сказано в статье 135 ТК.
Пример. Сергей работает менеджером с окладом 60 000 рублей. За выполнение плана продаж ему положена ежемесячная премия 25 000 рублей. В октябре Сергей выполнил план, но часто опаздывал на работу. Работодатель оформил приказ о дисциплинарном взыскании и решил урезать премию. Уменьшить можно только премию за октябрь. Работодатель рассчитает ограничение по сумме:
- общий доход Сергея за месяц с учётом премии: 60 000 + 25 000 = 85 000 рублей.
- сумма допустимого снижения зарплаты: 85 000 рублей x 20% = 17 000 рублей.
Работодатель сможет урезать премию только на 17 000 рублей. Он обязан выплатить Сергею как минимум 68 000 рублей, то есть не менее 80% от его обычного дохода.
Нельзя использовать невыплату премии или её уменьшение, чтобы наказать сотрудника. В статье 192 ТК сказано, что разрешённые меры воздействия — это замечание, выговор или увольнение. Если вместо них просто урезать премию, это будет незаконно.
Заключительные положения. Напишите, когда документ начинает действовать и как его при необходимости поменять.
В нижней части документа после текста укажите должность того, кто составлял, поставьте подпись, рядом напишите фамилию и инициалы.
Шаг 2. Согласуйте проект с профсоюзом
По статье 135 ТК принимать локальные акты нужно с учётом мнения профсоюза или другого объединения, которое представляет интересы ваших работников. Если он есть, отправьте туда проект положения о премировании. Приложите письмо в свободной форме с просьбой предоставить вам мотивированное мнение профсоюза — согласие с положением о премиях или предложения по его изменению со ссылками на закон.
Если у работников нет таких представителей, самостоятельно разрабатывайте и утверждайте все локальные акты.
Шаг 3. Утвердите документ и ознакомьте с ним сотрудников
Вы сами определяете, как будете принимать локальные акты. Обычно это выглядит так:
- Руководитель отдела кадров или юрист знакомится с проектом и ставит визу на последнем листе. В ней указывают должность, личную подпись, фамилию и инициалы, дату.
- Руководитель компании, ИП или уполномоченный ими сотрудник ставит подпись на первом листе. Для этого в правом верхнем углу оформляют гриф утверждения. Он состоит из слова «Утверждаю», должности, фамилии с инициалами и даты.
Если хотите, чтобы положение о премировании начало действовать чуть позже, оформите приказ в свободной форме. Укажите в нём дату, с которой положение вступит в силу. Тогда гриф утверждения на первой странице будет выглядеть, например, так: «Утверждено приказом № 1 от 11.09.2025».
Передайте положение всем работникам для ознакомления. Попросите их поставить подпись с расшифровкой и датой на отдельном листе или в журнале ознакомления с локальными актами — как вам удобно.
Если у вас работает система кадрового электронного документооборота (КЭДО), все согласования можно провести в электронной форме.
Как оформить выплату премии
Получите служебную записку или представление к поощрению. Обычно их пишет непосредственный руководитель сотрудника на имя генерального директора или ИП. В документе указывают:
- ФИО и должность сотрудника;
- его конкретные заслуги, например, «перевыполнил план продаж на 25%» или «успешно завершил такой-то проект»;
- предложение по размеру выплаты.
Оформите приказ о премировании. Это делает отдел кадров или бухгалтерия на основании документа, в котором сообщают о премии, — представления к поощрению или служебной записки.
Для оформления можно использовать типовую форму № Т-11 (для одного сотрудника) или № Т-11а (сразу для нескольких), либо разработать собственный бланк приказа. Главное, чтобы в документе были все реквизиты, перечисленные в федеральном законе № 402 и основание для выплаты.
Если вы планируете выплатить премию из нераспределённой прибыли прошлых лет, до издания приказа о премировании получите письменное согласие собственников бизнеса. Его можно оформить одним из способов:
- протоколом общего собрания участников или акционеров;
- протоколом заседания совета директоров;
- решением единственного участника.
Для других источников финансирования это не нужно.
Ознакомьте работника с приказом. Для этого в типовой форме № Т-11 есть отдельная строка, а в № Т-11а — столбец. Если применяете собственный бланк, добавьте в него аналогичную фразу, например: «С приказом ознакомлен (а)», где сотрудник поставит подпись, ФИО и дату.
Начислите премию и уплатите налоги. Регулярные премии, закреплённые в положении о премировании, увеличивайте на районный коэффициент, если он есть. Страховые взносы начисляйте как на обычную зарплату, а при выплате премии удерживайте с этой суммы НДФЛ.
Что будет, если нарушить правила выплаты премий
Если вы утвердили внутренний документ с правилами премирования, нужно их соблюдать: вовремя всё начислять и выплачивать. Для работодателей, которые нарушают собственный локальный акт о премиях в статье 5.27 КоАП РФ, предусмотрены штрафы:
- для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
- для должностных лиц, например, руководителя компании — от 10 000 до 20 000 рублей, но вместо штрафа может быть предупреждение;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.
Такое же наказание будет, если работодатель снизит премию больше чем на 20% от обычного заработка сотрудника за месяц.
Частые вопросы о выплате и оформлении премий
Премия — это обязательная выплата или нет?
Это зависит от того, как вы пропишете правила премирования во внутренних документах.
Вы не обязаны начислять премию, если указали, что эта выплата зависит от результатов работы сотрудника, финансового положения компании и других условий, а также что её выплачивают по решению руководителя.
Если указано, что премия — это часть оплаты труда, которая начисляется за каждый месяц или квартал в конкретном размере или рассчитывается определённым способом, её нужно выплачивать.
Должен ли работодатель оформлять положение о премировании?
Да, локальный акт с подробными правилами премирования нужен, если в трудовых договорах вы упомянули премии, но не расписали конкретные условия выплаты. Как вариант, можно прописать все подробности в коллективном договоре, если он у вас есть.
Нужно ли платить премию, если работник на испытательном сроке?
Да, если в ваших внутренних документах, например, в положении о премировании, указаны условия для премии, и сотрудник их выполнил, — вы обязаны её выплатить. По статье 132 и статье 129 ТК вы не можете платить сотруднику на испытательном сроке меньше, чем другим. Его труд должен оплачиваться на тех же условиях, как у остального персонала. Даже если прописать правила, лишающие работника его премии из-за испытательного срока, это будет незаконно.
Выплачивать ли премию после увольнения работника?
Да, такая ситуация возможна. Например, если вы начисляете годовую премию по итогам периода, который сотрудник уже отработал, но на момент расчётов уже уволился.
Выплачивать её или нет, зависит от того, какие условия прописаны в трудовом договоре и локальных актах. Если указано, что премия — это не обязанность, а право работодателя, можете не выплачивать её уволившемуся сотруднику. Например, в документе есть формулировка «по решению руководства», «на усмотрение компании». Если такого уточнения нет, а работник до увольнения выполнил все условия премирования, деньги нужно выплатить.
Можно ли урезать или не выплачивать премию?
Если сотрудник выполнил прописанные вами условия премирования, просто так лишить его премии или уменьшить выплату нельзя. Это можно сделать только за конкретные ошибки в работе или нарушения трудовой дисциплины, если:
- оформлено дисциплинарное взыскание, например, выговор или замечание;
- условие об уменьшении премии прописано в положении о премировании или в других локальных актах;
- премия снижается за тот же период, в котором сотрудник получил дисциплинарное взыскание;
- размер уменьшения не превышает 20% от заработка сотрудника за месяц с учётом премии.
Без таких условий решение работодателя о лишении премии могут признать незаконным.
Можно ли выплатить годовую премию до окончания года?
Да, если вы уверены, что до конца года ничего не поменяется или начисляете премию в фиксированной сумме, которая не зависит от результатов работы и других переменных показателей.
В других случаях это лучше делать после того, как станут известны все итоги года. Если вы выплатите премию раньше, а потом выяснится, что сотрудник не выполнил план продаж или получил выговор, могут быть сложности с возвратом переплаты. Самим удерживать деньги из зарплаты сотрудника можно только в ситуациях, перечисленных в статье 137 ТК, а в остальных нужно получить его согласие на возврат.