В нашей организации табельный номер сотрудника используется в качестве номера его трудового договора (ТД) и этот же номер указывается в заголовках во всех дополнительных соглашений к этому ТД. При формировании личных дел уволенных сотрудников и составлении внутренней описи документов дела выявлены расхождения в нумерации: номер в ТД, не совпадает с табельным номером в приказе о приеме на работу и номером ТД в дополнительных соглашениях.
Как в таком случае следует оформить внутреннюю опись документов дела? Где сделать отметки об обнаруженных ошибках в нумерации ТД и дополнительных соглашений? И стоит ли на это обращать внимание в описи или можно просто перечислить данные документы и все? Пример расхождения: в приказе о приёме на работу указан один табельный номер, в ТД другой номер, дополнительные соглашения тоже отличаются по номерам.
ВС
Вячеслав Солдатов
Чтобы зафиксировать расхождения в описи, в графе «Номер документа» укажите фактически написанный номер, а в графе «Примечание» сделайте пометку. Прописать можно такую формулировку: «В нумерации трудового договора допущена техническая ошибка», или «Номер ТД не соответствует табельному номеру в приказе о приёме».
Также отметку о некорректных номерах нужно сделать в листе-заверителе дела и заверить её подписью ответственного сотрудника. В графе «Особенности физического состояния и формирования дела» вы можете продублировать данные о расхождении нумерации.
Также оформите служебную записку или акт на имя директора или руководителя отдела кадров. Опишите в ней, что при архивной обработки дел выявлены расхождения в присвоении номеров.
В
Вера